Bạn là CEO hay là nhà quản lý, bạn đang cảm thấy mệt mỏi vì phải căng não xử lý phê duyệt nhiều loại đơn đề xuất mỗi ngày?
Với mong muốn giúp bạn cải thiện điều này, Workplus Request – phần mềm quản lý đề xuất và phê duyệt điện tử ra đời với sứ mệnh tinh gọn quy trình xử lý và số hóa mọi đề xuất trong doanh nghiệp bằng biểu mẫu điện tử E-form, giúp quản lý xét duyệt đề xuất mọi lúc mọi nơi và quản lý tập trung trên một nền tảng.
Công tác quản lý đề xuất và phê duyệt đơn từ trong các doanh nghiệp hiện nay
Quá tải đơn từ, đề xuất cần xử lý là thực trạng dễ thấy tại bất cứ doanh nghiệp nào. Các đơn từ thường xuyên cần nhà quản lý phê duyệt như:
- Tạm ứng chi phí công tác
- Đề xuất thanh toán công tác phí
- Mua sắm trang thiết bị mới
- Đề xuất sử dụng xe
- Duyệt kế hoạch, thăng cấp, tăng lương,…
Theo kết quả khảo sát của chúng tôi hầu hết các doanh nghiệp đang sử dụng hình thức đề xuất là giấy tờ bản cứng, hoặc gửi bằng email, tin nhắn và gọi điện thoại, thậm chí là trao đổi trực tiếp để nhắc sếp thực hiện phê duyệt đề xuất. Cách làm thủ công này dường như đang mang lại nhiều bất tiện cho cả nhà quản lý, nhân viên và phía doanh nghiệp; điển hình như:
- Lãnh đạo, quản lý bị nhân viên chuyển đơn tới và giục ký duyệt cả ngày. Quá tải đề xuất cần xử lý sẽ dẫn tới ùn tắc trong quy trình và trì trệ bộ máy vận hành chung doanh nghiệp.
- Nhân viên không biết gặp ai để xin đề xuất, quy trình thế nào, gửi đơn từ cho ai, thủ tục ra sao…? dẫn tới ngại ngần trong việc đề xuất.
Vậy làm thế nào để doanh nghiệp cải tiến, tinh gọn và đơn giản hóa cách thức xử lý các loại đề xuất này? Workplus Request – phần mềm quản lý đề xuất và phê duyệt điện tử ra đời với sứ mệnh tinh gọn và số hóa mọi nghiệp vụ đề xuất phê duyệt trong doanh nghiệp lên hệ thống phần mềm. Đặc biệt, giúp bạn có thể xét duyệt đơn thư mọi lúc mọi nơi và quản lý tập trung trên một nền tảng là giải pháp bạn cần ngay lúc này.
Bạn được gì khi sử dụng phần mềm quản lý đề xuất và phê duyệt điện tử
Có thể hiểu đơn giản, Workplus Request là phần mềm giúp doanh nghiệp số hóa toàn bộ hệ thống đơn thư bằng giấy trong nội bộ doanh nghiệp thành hệ thống đơn thư điện tử (biểu mẫu e form) trên phần mềm. Giúp việc tạo, lập đề xuất và thực hiện phê duyệt diễn ra đơn giản, nhanh chóng mọi lúc mọi nơi thông qua smartphone.
Với nhiều tính năng tiện ích, phần mềm Workplus Request thực sự mang lại nhiều giá trị về mặt tài chính, quản trị và điều hành doanh nghiệp dưới các góc độ: cấp quản lý, nhân viên, doanh nghiệp.
Lợi ích mang lại cho nhân viên
Xin duyệt đề xuất mà không cần gặp mặt trực tiếp sếp: Thật tuyệt khi nhân viên của bạn có thể gửi đề xuất đến bạn mà không cần phải gặp mặt trực tiếp. Điều này thực sự là giải pháp cứu cánh khi bạn phải đi công tác xa hoặc trong nhiều trường hợp khẩn cấp. Đề xuất xin nghỉ được tạo trên Workplus Request được công nhận giá trị giống hệt như lá đơn truyền thống.
Không phải chạy qua từng bộ phận, phòng ban để xin chữ ký hay nộp đơn: Nhìn lại hàng chục loại đơn từ mà nhân viên cần làm ở trên, hầu như tất cả trong số chúng đều không chỉ có một đích đến duy nhất. Ví dụ đề xuất thanh toán hợp đồng quảng cáo, bạn sẽ cần trưởng phòng phê duyệt và CEO ký duyệt nộp lại cho kế toán chẳng hạn. Thật mất công, tốn sức.
Không phải chờ đợi: Khi mọi thao tác được tinh gọn tới mức tối đa, thời gian xử lý đề xuất sẽ được rút ngắn lại tới 90%. Nhân viên sẽ không còn khoảng chờ lãng phí từ tạo đề xuất cho tới lúc quản lý cấp cao nhất phê duyệt thành công nữa. Tổng lượng thời gian không cần phải tính bằng ngày mà được tính bằng giờ/phút, thậm chí là ngay tức thời (real-time).
Khi đơn được xét duyệt có nghĩa là nhân viên của bạn đã được cấp quyền làm điều gì đó. Nhờ thời gian duyệt nhanh, luồng công việc của họ được trôi chảy, thuận lợi hơn; năng suất làm việc cũng cao hơn trước.
Lợi ích mang lại cho cấp quản lý, ban lãnh đạo
Quản lý và phê duyệt đề xuất mọi lúc mọi nơi: Cụm từ “mọi lúc mọi nơi” thực sự quý giá đối với một nhà quản lý như bạn. Bởi bạn không thể dành tới 2-3 giờ đồng hồ mỗi ngày tại văn phòng chỉ để chờ nhân viên tới xin duyệt đơn từ được. Giờ đây, với Workplus Request, bạn có thể ngồi tại quán cafe, trên xe ô tô, ăn sáng, tranh thủ buổi tối tại nhà hay khi đang đi công tác,… để xử lý bất cứ lúc nào.
Thao tác nhanh chóng chỉ bằng một cú chạm: Điều tuyệt vời tại Workplus Request là sử dụng internet để truy cập, bạn có thể sử dụng trên cả máy tính để bàn và thiết bị di động với 2 hệ điều hành Android và IOS. Các thao tác xử lý đề xuất đều được thực hiện rất nhanh chóng, dễ dàng và đơn giản bằng cách chạm “đồng ý” hoặc “từ chối”.
Tương tác, trao đổi với nhân viên ngay trên mẫu đơn đề xuất: Nhiều trường hợp, bạn sẽ cần trao đổi thêm với nhân viên về nội dung đề xuất của họ. Ví dụ như nhắc nhân viên báo cho bộ phận nhân sự biết về thông tin này, hoặc đề nghị nhân viên chỉnh sửa lại nội dung cho hợp lý, thông báo lý do tại sao đề xuất này chưa đạt yêu cầu,… Workplus Request có sẵn khoảng tương tác ngay dưới mỗi đề xuất.
Đặc biệt hơn, bạn còn có thể phân công giao việc cho nhân viên ngay trực tiếp nếu đề xuất đó phát sinh nhiệm vụ cần thực thi.
Lợi ích mang lại cho doanh nghiệp
Tiết kiệm chi phí và giảm chất thải giấy: Một nghiên cứu của Workplus cho thấy “Một công ty 60 thành viên có thể tiết kiệm tới 4kg giấy/tháng nếu dùng đơn thư điện tử.”
Với Workplus Request – Phần mềm quản lý đề xuất và phê duyệt điện tử doanh nghiệp bạn sẽ tạm biệt chi phí mua giấy, đổ mực, bảo hành máy in và chi phí chuyển phát nhanh, tiền cước di động cho những cuộc gọi lặp đi lặp lại,… Công ty bạn cũng không cần thiết phải sắm hàng chục ngăn tủ lưu trữ đơn từ. Tất cả những thứ đó chính là chi phí trực tiếp được cắt giảm. Đi kèm với tiết kiệm giấy cũng chính là giảm thiểu đáng kể lượng chất thải giấy được tạo ra bởi văn phòng của bạn.
Tự động lưu trữ, phân loại đơn thư tiện cho việc tra cứu: Nếu việc gửi hình thức đơn thư giấy hoặc đơn giản là email, một tin nhắn zalo rất khó cho việc lưu giữ và tìm kiếm sau này, thì phần mềm quản lý đề xuất và phê duyệt Workplus Request lại khác. Đây là công cụ chuyên biệt giúp quản lý dữ liệu dưới dạng “mềm”, không giới hạn số lượng biểu mẫu có thể lưu trữ.
Như vậy, có thể nói phần mềm giống như một tủ chứa dữ liệu khổng lồ mà trong đó các biểu mẫu điện tử được sắp xếp theo từng phân mục rõ ràng. Một thành viên được cấp quyền có thể dễ dàng tìm kiếm hoặc lọc ra thông tin phù hợp để phục vụ các tác vụ liên quan.
Tăng tính bảo mật và xác thực dữ liệu cao: Trên thực tế, đơn từ và hồ sơ bằng giấy hoàn toàn có nguy cơ thất lạc, sao chép và giả mạo. Nhưng với việc số hoá hệ thống đơn thư lên phần mềm luôn được đi kèm với an ninh mạng. Chỉ các thành viên công ty mới có quyền truy cập vào Workplus Request và mỗi nhân viên cũng chỉ được tiếp cận với các thuộc quyền hạn của mình.Đặc biệt, các đề xuất đã được phê duyệt hoặc gửi đi đều không thể xóa bỏ hoặc sửa chữa.
Với những ưu điểm nổi bật nêu trên, Workplus Request đã được tích hợp đồng bộ cùng nền tảng phần mềm quản lý công việc Workplus tạo nên hệ thống phần mềm quản trị toàn diện cho doanh nghiệp, đội nhóm.
