Lập kế hoạch và quản lý tiến độ công việc theo thời gian thực

Quản lý tiến độ chiếm tới 80% sự thành công của dự án. Nếu quản lý tốt tiến độ dự án thì dự án sẽ thành công như mong đợi. Vậy bạn có nên tìm đến phần mềm quản lý tiến độ không?

Các doanh nghiệp nếu gặp khó khăn trong quá trình quản lý dự án? Tại sao không tìm tới các phương án tối ưu hơn?  Nhìn nhận chính xác tầm quan trọng của quản lý tiến độ để có thể chọn cho doanh nghiệp một giải pháp phù hợp.

Sau đây chúng ta hãy cùng xem qua những đặc điểm để thấy rõ lý do vì sao lại nên sử dụng phần mềm quản lý tiến độ Workplus áp dụng cho doanh nghiệp và đội nhóm của mình:

Phần mềm quản lý tiến độ không phải chỉ là quản lý thời gian

Nhiều người cho rằng quản lý tiến độ chỉ là việc liên quan tới sắp xếp thời gian sao cho phù hợp để hoàn thành dự án đúng tiến độ. Nhìn nhận vào thực tế thì quản lý tiến độ dự án có vai trò quan trọng hơn thế. Bên cạnh quản lý thời gian còn quản lý nguồn tài nguyên, tài chính và đảm nhiệm cả chức năng báo cáo, thể hiện trách nhiệm của nhân viên.

Quản lý tiến độ sẽ giúp cân bằng các nhu cầu của khách hàng với nguồn tài nguyên (nhân lực, trình độ, khả năng,…) sẵn có, từ đó có thể đảm bảo các dự án hoàn thành đúng hạn và đạt tiêu chuẩn, chất lượng đúng như cam kết.

Các doanh nghiệp cũng có thể lập kế hoạch, sắp xếp nguồn lực cho phù hợp với khối lượng công việc cần thực hiện. Nếu nhân lực không đủ cho dự án/ kế hoạch sắp tới, doanh nghiệp có thể quyết định mở rộng quy mô nhân sự hay thuê nhân sự bên ngoài (outsource) làm các hạng mục công việc nhỏ, ngắn hạn, sao cho hoàn thiện đúng tiến độ ban đầu.

Một điểm mạnh khác mà quản lý tiến độ dự án mang lại chính là đảm bảo tính chính xác về tài chính. Một khi thời gian được quản lý hiệu quả, những vấn đề tài chính như thanh toán hóa đơn, tiền lương sẽ được xử lý kịp thời, trả lương đúng với những đóng góp của nhân viên nên sẽ tạo được sự ổn định của dòng tiền trong suốt quá trình triển khai dự án.

Không thể không nhắc tới chức năng theo dõi và phân tích hiệu suất hàng năm của doanh nghiệp. Những thông tin về tình hình công việc, deadline sẽ là dữ liệu để đánh giá hiệu quả công việc, hiệu quả quản lý và phát triển doanh nghiệp.Từ đó, doanh nghiệp sẽ có những phương án điều chỉnh, quản lý và xây dựng những kế hoạch mới.

Các phương án quản lý tiến độ dự án

Quản lý tự túc

Người quản lý dự án sẽ phân công nhiệm vụ cho bản thân và cấp dưới. Khi có mong muốn cập nhật tiến độ, người quản lý sẽ hỏi từng thành viên hiện tại công việc đến đâu. Phương pháp này khá truyền thống và chỉ có thể phát huy trong các nhóm nhỏ, yêu cầu các thành viên phải trung thực và tin tưởng lẫn nhau.

Sử dụng phần mềm quản lý tiến độ Excel 

Excel là phần mềm rất linh hoạt, sử dụng dễ dàng ghi lại thời gian, deadline cho cả dự án hoặc nhiệm vụ riêng lẻ.  Một bảng Excel báo cáo, bạn cần tạo năm cột: Ngày, Hoạt động, Thời gian bắt đầu, Thời gian kết thúc và Giờ làm việc…

Ưu điểm của phương pháp này là thực hiện dễ dàng, bất cứ ai cũng có thể làm và đây là công cụ miễn phí. Tuy nhiên, cách này lại không có độ tin cậy, chính xác và kém cập nhật.

Sử dụng các phần mềm quản lý tiến độ online

Phương thức này khá mới, nhà quản lý sử dụng các công cụ sẵn có như RescueTime hoặc Chrometa. Các ứng dụng này có thể sử dụng được trên điện thoại, thuận tiện sử dụng mọi lúc, mọi nơi. Tuy nhiên lại khá tốn dung lượng thiết bị.

Phần mềm quản lý tiến độ online

Nếu sử dụng một trong những ứng dụng quản lý dự án thì nhà quản lý có thể theo dõi chi tiết được thời gian, tiến độ hoàn thiện công việc. Quản lý tiến độ dự án bằng nền tảng online có khá nhiều ưu điểm, phù hợp cho cả doanh nghiệp SME và doanh nghiệp lớn. Vừa nhanh chóng, linh hoạt, cập nhật tình hình kịp thời.

Phần mềm này cũng hỗ trợ quản lý các công việc của cá nhân, giúp quản lý toàn diện và hiệu quả hơn so với các phương thức truyền thống.

Phần mềm quản lý tiến độ Workplus

Phần mềm quản lý tiến độ WorkPlus là  phần mềm đang được ưa chuộng nhờ các tính năng quản lý, giao việc, tạo nhóm công việc, theo dõi chi tiết công việc của cá nhân, nhóm, phòng ban,… Hỗ trợ doanh nghiệp hiệu quả trong theo dõi và đánh giá hiệu suất công việc, dự án. Từ đó, mang tới kết quả như ý muốn.

Việc trang bị phần mềm quản lý tiến độ đồng bộ cùng nền tảng phần mềm quản lý công việc Workplus giúp người dùng sử dụng dễ dàng và thuận lợi. Nâng cao hiệu quả, tiết kiệm chi phí trong việc số hóa doanh nghiệp.