W+ SỐ HÓA DOANH NGHIỆP

Cộng tác không giới hạn

WORKPLUS PLATFORM

Quản lý dự án

Lập và xây dựng kế hoạch dự án dễ dàng, nhanh chóng. Quản lý dự án online, thuận lợi, thông tin thống nhất.

Quản lý công việc

Giao việc, nhận việc, tự đề xuất công việc và quản lý thực hiện công việc thống nhất trên cùng một nền tảng trực tuyến.

Quản lý nhân sự

Nhân sự của tổ chức hay đội nhóm được quản lý chuyên nghiệp, chi tiết. Thêm bớt nhân sự dễ dàng, mọi lúc bạn muốn.

Quản lý tiến độ

Quản lý tiến độ công việc, dự án chính xác theo nhiều mô hình: Gantt chart, Kanban, To do list...

Quản lý tài liệu

Hệ thống quản lý tài liệu trực tuyến tiện lợi. Lưu trữ đám mây an toàn, chia sẻ online nhanh chóng.

Quản lý quy trình

Dự án, quy trình hoặc chủ đề công việc... được thể hiện dưới mô hình quản lý Kanban rất trực quan và khoa học.

Số hóa dữ liệu, tài liệu trực tuyến

Toàn bộ tài liệu của doanh nghiệp, cá nhân được số hóa an toàn trên đám mây

Lưu trữ một cách khoa học, dễ tìm kiếm

Tra cứu mọi lúc mọi nơi, trên mọi thiết bị

Thông tin tài liệu chi tiết giúp người dùng kiểm soát phiên bản, nội dung đầy đủ

Số hóa dữ liệu, tài liệu trực tuyến
Lưu trữ an toàn, bảo mật

Lưu trữ an toàn, bảo mật

Tài liệu được lưu trữ trên sever của các nhà cung cấp điện toán đám mây uy tín trên thế giới như: Google, Amazon, Microsoft

Bạn có thể sử dụng sever riêng của doanh nghiệp để lưu trữ và đảm bảo an toàn dữ liệu (trong trường hợp không sử dụng sever của Workplus)

Kết nối và đồng bộ tài liệu Google Drive của bạn với hệ thống thuận lợi giúp chủ động trong việc lưu trữ hoặc chia sẻ lẫn nhau giữa Google Drive và W+ Cloud

Chia sẻ, sử dụng dễ dàng

Tài liệu lưu trữ online và đồng bộ hóa giữa các nền tảng Web và App Moblie giúp người dùng dễ dàng quản lý và chia sẻ nhanh chóng như:

  • Chia sẻ tài liệu cho các thành viên
  • Chia sẻ tài liệu cho các công việc, dự án
  • Chia sẻ tài liệu tới các ứng dụng khác, email…

Kiểm soát và sử dụng tài liệu bất cứ nơi đâu

Chia sẻ, sử dụng dễ dàng

Lý do nên chọn phần mềm quản lý tài liệu Workplus

Số hóa tài liệu là một trong những mục tiêu quan trọng của các doanh nghiệp trong thời đại số 4.0 hiện nay. Tuy nhiên trong quá trình chuyển đổi này, doanh nghiệp gặp không ít thách thức và khó khăn. Làm thế nào để các doanh nghiệp khắc phục và tối ưu hóa quy trình này, đảm bảo tài liệu quan trọng được lưu trữ và bảo mật tốt nhất.

Doanh nghiệp khó khăn khi số hóa tài liệu

Chi phí đầu tư ban đầu lớn

Số hóa tài liệu có thể hiểu là chuyển tài liệu từ dạng thông thường sang dạng tài liệu số, máy tính có thể nhận biết và đọc được tài liệu. Quá trình này đòi hỏi hệ thống cơ sở hạ tầng, công nghệ, thiết bị hỗ trợ đạt chuẩn nhất định để đảm bảo diễn ra thuận lợi và an toàn.  Thông thường, khi bắt đầu một dự án số hóa dữ liệu, các doanh nghiệp sẽ phải mua sắm thiết bị, thuê ngoài các thiết bị phần cứng như: máy tính, máy in, máy scan hay các phần mềm,… để quản lý và truy xuất các dữ liệu. 

Bên cạnh đó, các doanh nghiệp phải chuẩn bị nguồn lực lớn, có trình độ chuyên môn cao. Thực tế cho thấy không có nhiều doanh nghiệp có nhân sự đủ kỹ năng, chuyên môn để thực hiện số hóa nội dung. Vì vậy, không chỉ chuẩn bị các thiết bị mà các doanh nghiệp còn phải đào tạo nhân sự đảm nhiệm vị trí chuyên môn, quản lý, kỹ thuật,…

Thiết bị và con người là hai nhân tố quan trọng nhất cho quá trình số hóa của doanh nghiệp và buộc các nhà quản lý phải chi một số tiền không nhỏ để đạt được hiệu quả khá ổn trở lên. 

Giải pháp của các doanh nghiệp

Đối với các doanh nghiệp có quy mô nhỏ, ít tài liệu và quy trình được tối giản hóa thì thường chọn cách tự thực hiện số hóa.

Đối với các doanh nghiệp có quy mô lớn, khối lượng tài liệu lớn, nhu cầu cao thì chi phí đầu tư cho việc số hóa cũng sẽ rất “khủng”. Quy trình số hóa cần được chuẩn hóa phạm vi rộng.

Yêu cầu đào tạo đồng bộ và hệ thống cho nhân sự

Khi dữ liệu được chuyển đổi và lưu trữ dưới dạng số hóa, các doanh nghiệp cần đồng thời tiến hành đào tạo đồng bộ, có hệ thống cho nhân sự để tất cả có thể sử dụng được tài liệu số một cách đúng phương pháp, đúng nguyên tắc, đúng mục đích. Đào tạo nhân sự cũng là cách hạn chế rủi ro tới việc lưu trữ dữ liệu.  

Tính bảo mật trong nội bộ doanh nghiệp

Khi số hóa dữ liệu, các doanh nghiệp còn phải đối mặt với nguy cơ rò rỉ thông tin có tính bảo mật. Kẻ xấu sẽ lợi dụng các lỗ hổng bảo mật để chỉnh sửa, sao chép dữ liệu trái phép. Tuy rằng sẽ có cách khắc phục nhưng cũng không hề dễ dàng đối với kho dữ liệu lớn. 

Vì vậy, hầu hết các doanh nghiệp sẽ  áp dụng phương pháp bảo vệ dữ liệu ở 3 cấp: cấp mạng, cấp cơ sở dữ liệu và cấp người sử dụng. Phương pháp này vẫn chưa thực sự tối ưu, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp có quy mô nhân sự lớn. 

Với “thách thức” này, điều quan trọng là người được giao quyền quản lý tối cao phải nắm bắt và kiểm soát được trước khi xảy ra những sơ sót gây ảnh hưởng tới toàn bộ hệ thống. 

Lựa chọn sử dụng phần mềm quản lý dữ liệu Workplus

Với xu hướng số hóa tài liệu ngày càng mở rộng và phổ biến như hiện nay, có không ít doanh nghiệp đón đầu xu thế và đã thực hiện số hóa dữ liệu nhưng lại không đạt được kết quả như ý muốn. 

Có nhiều nguyên nhân dẫn đến kết quả này, có thể xuất phát từ bản thân hệ thống, phần mềm lưu trữ hoặc cách quản lý tài liệu chưa được tối ưu, thiết kế phù hợp với khối lượng cần lưu trữ,…

Vì vậy, điều mà doanh nghiệp cần là một phần mềm có khả năng số hóa dữ liệu, tối ưu hóa được chi phí, đảm bảo chất lượng và bảo mật cho các tài liệu nội bộ. Workplus mang tới phần mềm quản lý dữ liệu với nhiều tính năng: 

  • Toàn bộ tài liệu của doanh nghiệp, cá nhân được số hóa an toàn trên đám mây
  • Lưu trữ một cách khoa học, dễ tìm kiếm
  • Tra cứu mọi lúc mọi nơi, trên mọi thiết bị
  • Thông tin tài liệu chi tiết giúp người dùng kiểm soát phiên bản, nội dung đầy đủ

Tài liệu được lưu trữ trên server của các nhà cung cấp điện toán đám mây uy tín trên thế giới như: Google, Amazon, Microsoft,…Bạn có thể sử dụng server riêng của doanh nghiệp để lưu trữ và đảm bảo an toàn dữ liệu (trong trường hợp không sử dụng server của Workplus). Kết nối và đồng bộ tài liệu Google Drive của bạn với hệ thống thuận lợi giúp chủ động trong việc lưu trữ hoặc chia sẻ lẫn nhau giữa Google Drive và W+ Cloud.