Phần mềm lập kế hoạch công việc tốt nhất cho doanh nghiệp và đội nhóm

Để sắp xếp công việc một cách hiệu quả, bạn cần phải lập một kế hoạch cá nhân chi tiết những công việc cần phải làm, thời gian hoàn thành, những thứ cần phải chuẩn bị,… để tránh tình trạng trôi dealine hoặc quên công việc. Phần mềm lập kế hoạch cá nhân sẽ giúp bạn thực hiện những công việc trên một cách dễ dàng, nhanh chóng hơn.

Lập kế hoạch là gì?

Để tìm hiểu các nội dung liên quan về công tác xây dựng kế hoạch, trước tiên chúng ta hãy tìm hiểu về khái niệm “Lập kế hoạch là gì?“

Mỗi khi chúng ta đã nắm được khái niệm của nó, chúng ta sẽ biết được vì sao mình nên quan tâm và tạo thói quen lên kế hoạch công việc, kế hoạch dự án trước khi dự định làm điều gì đó.

Vậy lập kế hoạch là gì? Đó là hình thức thiết lập các bước để hoàn thành mục tiêu, nó sẽ đưa ra những phương án, cách thức, nguồn lực thực hiện công việc một cách chi tiết nhất, giúp cho tổ chức hoặc chính bản thân bạn hoàn thành các công việc đề ra và mang tới thành công.

Bạn đang quan tâm đến Phần mềm quản lý công việc Workplus Platform. Click vào ảnh để yêu cầu hỗ trợ và được tư vấn miễn phí, Demo trải nghiệm các tính năng chuyên biệt của phần mềm.

Vì sao ta nên lập kế hoạch công việc?

Thực tế có rất nhiều người xem nhẹ công tác lên kế hoạch. Có thể đó là do thói quen, lối sống của cá nhân. Nhưng đồng thời có thể là do họ chưa hiểu hết ý nghĩa của công tác tạo dựng bản kế hoạch. Khi bạn đã hiểu được lợi ích của việc tạo ra bản kế hoạch, bạn sẽ thấy sự cần thiết và hiệu quả to lớn mà công tác lập kế hoạch mang lại. Để dễ dàng quản lý kế hoạch công việc thì việc sử dụng phần mềm lập kế hoạch là vô cùng cần thiết.

Những lợi ích của việc xây dựng bản kế hoạch mang lại:

• Giúp bạn xây dựng bức tranh tổng thể về những công việc mà bạn dự định thực hiện trong tương lại. Đưa ra được hướng đi cụ thể cho mình để đạt được mục tiêu đề ra.
• Việc xây dựng kế hoạch sẽ giúp bạn đưa ra những phương án so sánh. Từ đó tìm ra phương án tối ưu nhất để thực hiện các công việc đã được lên kế hoạch, giúp bạn xác định tính khả thi của dự án.
• Ngoài việc tìm ra phương án tối ưu, công tác lập kế hoạch sẽ cho bạn có góc nhìn đa chiều và bạn sẽ gặp phải những giả thuyết kết quả khách nhau. Qua đó đưa ra những phương án đối phó với các trường hợp rủi ro sẽ gặp phải.
• Bạn luôn luôn chủ động trong suốt quá trình triển khai công việc thực tế. Bạn sẽ không bị động khi gặp các sự cố vì bạn có kế hoạch để tiếp tục vận hành công việc của mình nếu gặp phải những trường hợp hợp bất trắc này.
• Bức tranh tổng thể là điều mà các nhà quản lý luôn cần. Khi bạn lập kế hoạch, bạn sẽ có tư duy của một nhà lãnh đạo và có cái nhìn tổng quát về tương lai, những thay đổi sẽ gặp phải và những tác động ảnh hưởng đến dự án cũng như đến mọi nguồn lực tham gia.
• Giải quyết bài toán phối hợp hiệu quả giữa các thành viên, các bộ phận tham gia. Giúp cho việc kiểm soát các khâu dễ dàng hơn, để đưa ra kế hoạch phối hợp sao cho nhịp nhàng nhất.
• Mục đích cuối cùng là giúp bạn đạt được mục tiêu nhanh nhất có thể.

Những khó khăn hiện nay khi xây dựng kế hoạch

Từ những gì đã nói trên thì rõ ràng việc lập kế hoạch công việc rất là cần thiết và rất hữu ích. Vậy tại sao đến nay vẫn còn rất nhiều bạn chưa thực sự quan tâm đến công tác này?

Do lợi ích và ý nghĩa quan trọng của công việc lên kế hoạch cũng đã tạo ra những khó khăn, thách thức nhất định, cụ thể:

Thứ nhất: “Kế hoạch” bản thân đã cho thấy nó chưa thực sự xảy ra, nó chỉ mới là kế hoạch, dự định mà thôi. Vì thế nó được xem như là dự đoán tương lai. Do đó việc lập kế hoạch sẽ bắt buộc bạn phải có những phán đoán dựa trên kiến thức nền tảng nhất định về lĩnh vực bạn đang làm. Điều này là trở ngại lần của rất nhiều người.

Thứ hai: Việc lên kế hoạch công việc hay timeline dự án… đều yêu cầu phải có kiến thức tổng hợp. Người xây dựng kế hoạch phải có góc nhìn vĩ mô, tầm nhìn lớn mới đủ phân tích, xây dựng và tổng hợp các công việc một cách logic và đúng đắn nhất.

Thứ ba: Công cụ lập kế hoạch công việc là vấn đề lớn ảnh hưởng trực tiếp đến công tác này. Hiện nay đại đa số mọi người vẫn đang sử dụng các phần mềm quen thuộc như: Excel, Word, Microsoft Project… để tạo thành bản kế hoạch công việc. Đây là những phần mềm soạn thảo, nhập liệu hỗ trợ người dùng xây dựng các nội dung. Tuy nhiên các công cụ này không phải là các phần mềm lập kế hoạch chuyên biệt và quản lý kế hoạch nên người dùng gặp nhiều khó khăn khi thực hiện.

Thứ tư: Đối với những bản kế hoạch lớn đòi hỏi có nhiều người tham gia, nhiều người xây dựng kế hoạch. Do đó cần phải có một nền tảng hỗ trợ lập kế hoạch tập trung để mọi người có thể xây dựng một cách dễ dàng.

Từ những vấn đề này đã tạo ra những khó khăn cho công tác lập kế hoạch hiện nay.

Xem thêm: Workplus Platform là gì?

Phần mềm lập kế hoạch công việc Workplus

Hiểu được tầm quan trọng của công tác làm kế hoạch, cũng như bằng việc nghiên cứu kỹ những yêu cầu trong công cuộc xây dựng kế hoạch. Phần mềm Workplus ra đời và được trang bị những tính năng chuyên biệt giúp cho người dùng sử dụng đưa ra bản kế hoạch công việc một cách thuận tiện, nhanh chóng.

Vậy Workplus có những đặc điểm gì nổi bật để lập kế hoạch?

Workplus là nền tảng phần mềm trực tuyến, cho phép các thành viên cùng kết nối và tham gia xây dựng một bản kế hoạch chi tiết. Không hạn chế số lượng người tham gia xây dựng kế hoạch.

Workplus trang bị đầy đủ các sơ đồ bao gồm như: List (công việc được thể hiện dạng danh sách bảng), Kanban (thể hiện dưới hình thức thẻ việc), Gantt Chart (thể hiện kế hoạch công việc dưới dạng sơ đồ gatt rất cần thiết cho việc quản lý kế hoạch), Chat Work (thảo luận và phối hợp thực hiện công việc). Các sơ đồ này sẽ hỗ trợ tối đa cho người tạo dựng kế hoạch: Nhập liệu nhanh, có bức tranh tổng quan dưới nhiều khung nhìn khác nhau…

Bảo mật và an toàn: Toàn bộ kế hoạch được lập trên phần mềm Workplus sẽ được lưu trữ trực tuyến. Các thành viên được phân quyền chặt chẽ trong suốt quá trình phối hợp lập kế hoạch.

Đặc biệt phần mềm lập kế hoạch Workplus giúp bạn điều chỉnh kế hoạch, cập nhật và quản lý thực hiện kế hoạch một cách linh hoạt. Cập nhật thời gian thực và hệ thống thông báo kịp thời trên các nền tảng: App Mobile, Email…

Một số câu hỏi khi sử dụng phần mềm Workplus để lên một bản kế hoạch: