Phần mềm quản lý quy trình khoa học và hiệu quả

Hiện nay nhiều doanh nghiệp sử dụng cách quản lý Kanban để đạt hiệu quả cao trong công việc. Đồng thời giảm thiểu các hoạt động lãng phí mà không làm giảm năng suất, tạo ra nhiều giá trị hơn cho khách hàng mà không gây phát sinh chi phí. Phần mềm quản lý quy trình theo sơ đồ Kanban cần nắm rõ điều gì? Cùng Workplus tìm hiểu qua bài viết sau đây. 

Quản lý công việc theo phương pháp Kanban là gì?

Quản lý quy trình công việc theo phương pháp Kanban là chia công việc thành những phần nhỏ là “Công việc yêu cầu”, “Đang tiến hành” và “Hoàn thành”.

Sau khi thiết lập, quản lý và vận hành chính xác, phương pháp quản lý quy trình làm việc này sẽ tạo ra một kho lưu trữ thông tin theo thời gian thực. Người dùng sẽ tự nhìn nhận vấn đề, giải quyết các nút thắt trong hệ thống.

Kanban giới hạn số lượng công việc cho phép trong một điều kiện nhất định. Nhiều task trên một thẻ kanban và to-do-list của từng bộ phận.

4 nguyên tắc nền tảng của quản lý quy trình theo phương pháp Kanban

Bắt đầu với những gì đang làm

Phương pháp Kanban chú trọng vào việc thay đổi dần từng bước theo thời gian để các cá nhân, nhóm làm việc dễ dàng tiếp nhận. Công việc tại thời điểm hiện tại sẽ không bị thay đổi ngay lập tức.

Thay đổi và cải tiến

Phần mềm quản lý quy trình Kanban khuyến khích nhân viên thực hiện thay đổi từng bước nhỏ, không thay đổi căn bản vì cách làm này có thể dẫn tới những hiệu ứng ngược, gây nên sự phản kháng trong nhóm, tổ chức, doanh nghiệp.

Tôn trọng vai trò, trách nhiệm và chức danh với công việc hiện tại

Doanh nghiệp không có bất kỳ sự thay đổi cơ cấu tổ chức nào khi áp dụng quản lý quy trình theo phương pháp Kanban. Kanban không áp đặt bất kỳ sự thay đổi nào trong cơ cấu tổ chức. Nhóm làm việc sẽ cùng nhau xác định và thực hiện xác định thay đổi nào là cần thiết.

Khuyến khích cải tiến liên tục ở tất cả các cấp

Kanban khuyến khích cải tiến liên tục ở tất cả các cấp của tổ chức. Mọi nhân viên đều được tham gia vào đề xuất ý tưởng, dẫn dắt như các cấp quản lý, lãnh đạo.

Cơ chế hoạt động của quản lý quy trình theo phương pháp Kanban

Trong mô hình bảng Kanban cổ điển, có ba cột phân chia cơ bản như sau:

•  Việc cần làm: Liệt  kê các nhiệm vụ chưa được bắt đầu (hay còn gọi là backlog).
• Việc đang tiến hành: Bao gồm công việc đang làm.
• Việc đã Xong/Hoàn thành: Bao gồm các công việc đã hoàn thành.

3 cột này làm rõ, minh bạch các hạng mục công việc và theo dõi tiến độ dự án, gỡ các nút thắt. Bảng Kanban có thể hiển thị được chi tiết hơn theo những gì công việc yêu cầu.

Lợi ích của Kanban với quản lý dự án

Kanban mang đến lợi ích cho doanh nghiệp của bạn, cụ thể:

• Thiết lập một nền tảng tổ chức công việc vững chắc
• Theo dõi công việc, dự án liên quan
• Giảm áp lực lên nhân viên và tăng hứng thú, sự hạnh phúc cho nhân viên
• Làm hài lòng khách hàng vì thực hiện đúng tiến độ và có khả năng dự đoán ngày hoàn thành.
• Giúp cải tiến quy trình làm việc chuyên nghiệp hơn
• Nhà quản lý có cái nhìn tổng quan và có thể đo lường được khối lượng các công việc trong dự án đang diễn ra.
• Minh bạch trong quản lý, phân chia công việc, áp dụng KPI,…

Với sự phát triển của công nghệ thì hiện nay, các doanh nghiệp có thể ứng dụng Kanban nhanh chóng, thuận tiện và đơn giản hơn trên nền tảng quản lý dự án online. Một trong số các nền tảng chất lượng có thể kể tới là Workplus. Các doanh nghiệp sẽ được trải nghiệm việc thực hiện dự án, quy trình hoặc chủ đề công việc… được thể hiện dưới mô hình quản lý Kanban rất trực quan và khoa học.

Dự án, quy trình hoặc chủ đề công việc… được thể hiện dưới phần mềm quản lý quy trình Kanban rất trực quan và khoa học. Đồng thời nó được trang bị và kết hợp chặt chẽ với phần mềm quản lý công việc Workplus tạo ra một nền tảng quản trị đồng bộ cho doanh nghiệp hoặc đối nhóm.