Giải pháp lưu trữ và quản lý tài liệu trực tuyến an toàn, tiết kiệm

Số hóa tài liệu là một trong những mục tiêu quan trọng của các doanh nghiệp trong thời đại số 4.0 hiện nay. Tuy nhiên trong quá trình chuyển đổi này, doanh nghiệp gặp không ít thách thức và khó khăn.

Làm thế nào để các doanh nghiệp khắc phục và tối ưu hóa quy trình này, đảm bảo tài liệu quan trọng được lưu trữ và bảo mật tốt nhất. Hãy tìm hiểu những thông tin sau để biết được lý do bạn nên chọn phần mềm quản lý tài liệu Workplus

Doanh nghiệp khó khăn khi số hóa tài liệu

Chi phí đầu tư ban đầu lớn

Số hóa tài liệu có thể hiểu là chuyển tài liệu từ dạng thông thường sang dạng tài liệu số, máy tính có thể nhận biết và đọc được tài liệu. Quá trình này đòi hỏi hệ thống cơ sở hạ tầng, công nghệ, thiết bị hỗ trợ đạt chuẩn nhất định để đảm bảo diễn ra thuận lợi và an toàn.

Thông thường, khi bắt đầu một dự án số hóa dữ liệu, các doanh nghiệp sẽ phải mua sắm thiết bị, thuê ngoài các thiết bị phần cứng như: máy tính, máy in, máy scan hay các phần mềm,… để quản lý và truy xuất các dữ liệu.

Bên cạnh đó, các doanh nghiệp phải chuẩn bị nguồn lực lớn, có trình độ chuyên môn cao. Thực tế cho thấy không có nhiều doanh nghiệp có nhân sự đủ kỹ năng, chuyên môn để thực hiện số hóa nội dung.

Vì vậy, không chỉ chuẩn bị các thiết bị mà các doanh nghiệp còn phải đào tạo nhân sự đảm nhiệm vị trí chuyên môn, quản lý, kỹ thuật,…

Thiết bị và con người là hai nhân tố quan trọng nhất cho quá trình số hóa của doanh nghiệp và buộc các nhà quản lý phải chi một số tiền không nhỏ để đạt được hiệu quả khá ổn trở lên.

Giải pháp của các doanh nghiệp

Đối với các doanh nghiệp có quy mô nhỏ, ít tài liệu và quy trình được tối giản hóa thì thường chọn cách tự thực hiện số hóa.

Đối với các doanh nghiệp có quy mô lớn, khối lượng tài liệu lớn, nhu cầu cao thì chi phí đầu tư cho việc số hóa cũng sẽ rất “khủng”. Quy trình số hóa cần được chuẩn hóa phạm vi rộng.

Yêu cầu đào tạo đồng bộ và hệ thống cho nhân sự

Khi dữ liệu được chuyển đổi và lưu trữ dưới dạng số hóa, các doanh nghiệp cần đồng thời tiến hành đào tạo đồng bộ, có hệ thống cho nhân sự để tất cả có thể sử dụng được tài liệu số một cách đúng phương pháp, đúng nguyên tắc, đúng mục đích.

Đào tạo nhân sự cũng là cách hạn chế rủi ro tới việc lưu trữ dữ liệu.

Tính bảo mật trong nội bộ doanh nghiệp

Khi số hóa dữ liệu, các doanh nghiệp còn phải đối mặt với nguy cơ rò rỉ thông tin có tính bảo mật. Kẻ xấu sẽ lợi dụng các lỗ hổng bảo mật để chỉnh sửa, sao chép dữ liệu trái phép. Tuy rằng sẽ có cách khắc phục nhưng cũng không hề dễ dàng đối với kho dữ liệu lớn.

Vì vậy, hầu hết các doanh nghiệp sẽ  áp dụng phương pháp bảo vệ dữ liệu ở 3 cấp: cấp mạng, cấp cơ sở dữ liệu và cấp người sử dụng. Phương pháp này vẫn chưa thực sự tối ưu, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp có quy mô nhân sự lớn.

Với “thách thức” này, điều quan trọng là người được giao quyền quản lý tối cao phải nắm bắt và kiểm soát được trước khi xảy ra những sơ sót gây ảnh hưởng tới toàn bộ hệ thống.

Lựa chọn sử dụng phần mềm quản lý dữ liệu Workplus

Với xu hướng số hóa tài liệu ngày càng mở rộng và phổ biến như hiện nay, có không ít doanh nghiệp đón đầu xu thế và đã thực hiện số hóa dữ liệu nhưng lại không đạt được kết quả như ý muốn.

Có nhiều nguyên nhân dẫn đến kết quả này, có thể xuất phát từ bản thân hệ thống, phần mềm lưu trữ hoặc cách quản lý tài liệu chưa được tối ưu, thiết kế phù hợp với khối lượng cần lưu trữ,…

Vì vậy, điều mà doanh nghiệp cần là một phần mềm có khả năng số hóa dữ liệu, tối ưu hóa được chi phí, đảm bảo chất lượng và bảo mật cho các tài liệu nội bộ. Workplus mang tới phần mềm quản lý dữ liệu với nhiều tính năng:

• Toàn bộ tài liệu của doanh nghiệp, cá nhân được số hóa an toàn trên đám mây
• Lưu trữ một cách khoa học, dễ tìm kiếm
• Tra cứu mọi lúc mọi nơi, trên mọi thiết bị
• Thông tin tài liệu chi tiết giúp người dùng kiểm soát phiên bản, nội dung đầy đủ

Tài liệu được lưu trữ trên server của các nhà cung cấp điện toán đám mây uy tín trên thế giới như: Google, Amazon, Microsoft,…Bạn có thể sử dụng server riêng của doanh nghiệp để lưu trữ và đảm bảo an toàn dữ liệu (trong trường hợp không sử dụng server của Workplus).

Kết nối và đồng bộ tài liệu Google Drive của bạn với hệ thống thuận lợi giúp chủ động trong việc lưu trữ hoặc chia sẻ lẫn nhau giữa Google Drive và W+ Cloud.

Trang bị tính năng quản lý tài liệu trực tuyến và được đồng bộ hóa với Phần mềm quản lý công việc Workplus giúp người dùng sử dụng tiện lợi và hiệu quả.