Phần mềm lập và quản lý dự án, công việc bằng sơ đồ Gantt

Khi bắt đầu thực hiện kế hoạch quản lý dự án , các công ty phải đảm bảo rằng mọi thứ sẽ xảy ra theo cách mà họ cho là: một nhóm sẽ thực hiện có hiệu quả cao, tất cả các thời hạn của kế hoạch quản lý dự án sẽ được đáp ứng, tất cả các nhiệm vụ, công việc từ một  lịch trình sẽ được hoàn thành đúng tiến độ, và các giải pháp quản lý dự án sẽ được thực hiện. Quản lý dự án dễ dàng như uống một ly café! Làm thế nào để có một kế hoạch như vậy trong thực tế? Phải chăng quản lý dự án là điều gì đó quá cao siêu!

Bạn không cần phải lo lắng nữa, đã có giải pháp để giúp bạn thực hiện được mơ ước của mình. Quản lý dự án theo biểu đồ Gantt là một giải pháp dễ dàng để tổ chức, lập kế hoạch một số lượng lớn các nhiệm vụ, công việc và tạo ra một kế hoạch dự án toàn diện trong vài phút. Ngày nay, sơ đồ quản lý dự án Gantt trở nên quen thuộc và gần gủi của các đội quản lý dự án. Gantt Chart thực sự hiệu quả và nhanh chóng mang lại kết quả lớn hơn và cho phép các công ty, cá nhân tiết kiệm thời gian quý báu của họ và tránh bất kỳ nhầm lẫn nào có thể xuất hiện khi tạo kế hoạch quản lý dự án.

Biểu đồ Gantt đáp ứng nhu cầu quản lý dự án của bạn

Gantt Chart là phần mềm trực tuyến được tích hợp trên nền tảng phần mềm quản lý công việc Workplus. Dễ sử dụng giúp các cá nhân, công ty lập kế hoạch, tổ chức và quản lý các loại dự án khác nhau. Trong quá trình phát triển ứng dụng này chúng tôi đã tập trung vào tất cả các yếu tố quan trọng của sơ đồ Gantt và thêm các tính năng mới đáp ứng công nghệ và hỗ trợ tối đa người dùng. Cho phép tạo ra các biểu đồ Gantt của dự án (kéo và thả, chia sẻ dễ dàng, khả năng chuyển đổi dữ liệu, quản lý công việc dự án, tạo lịch làm việc dự án,  v.v ..).

Gantt Chart áp dụng trong những lĩnh vực nào?

Bất cứ ai trong chúng ta, dù cá nhân hay tổ chức đều cần phải có kế hoạch cho công việc. Khi phát triển Gantt Chart chúng tôi đã luôn ý thức cao để phát triển một phần mềm ứng dụng rộng rãi trong cuộc sống, công việc của bất cứ ai và trong bất cứ lĩnh vực nào. Điển hình Gantt Chart có thể áp dụng các lĩnh vực như:

• Tất cả các cá nhân có nhu cầu lập và kiểm soát công việc
• Các nhóm, Teamworks làm việc và tương tác lẫn nhau
• Các công ty phát triển phần mềm
• Các đơn vị StartUps
• Các đơn vị hoạt động tổ chức sự kiện, event
• Công ty Sáng tạo / Thiết kế
• Công ty xây lắp
• Dịch vụ giáo dục / Các trường đại học
• Bất kỳ doanh nghiệp nào có nhu cầu lập kế hoạch, kiểm soát thông tin tốt hơn về các dự án.

Vâng, như vậy có nghĩa là Gantt Chart không có biên giới hoặc giới hạn nào trong phạm vi áp dụng!

 Bạn được gì khi Tạo Kế hoạch và Quản lý Dự án với các biểu đồ Gantt ?

• Lập kế hoạch dựa trên ưu tiên dễ dàng cho các nhiệm vụ quản lý dự án và các hoạt động khác trên biểu đồ Gantt.
• Những người tham gia biểu đồ Gantt: nhanh chóng xây dựng kế hoạch quản lý dự án và phân công nhiệm vụ cho các thành viên nhóm dự án và quản lý các nguồn lực ngay trên kế hoạch quản lý dự án
• Quyền quản lý dự án, hạn chế hoặc không giới hạn: cho phép các thành viên nhóm và khách hàng có quyền chỉnh sửa / xem biểu đồ quản lý dự án sẽ giúp tránh bất kỳ thay đổi ngẫu nhiên nào trong kế hoạch dự án của bạn.
• Tính thời sự trong quản lý dự án: người ra quyết định sẽ luôn được thông báo đầy đủ về tình trạng hiện tại của dự án.
• Theo dõi thời gian: Các nhà quản lý có thể theo dõi các hoạt động theo các khoảng thời gian khác nhau (tuần / ngày / giờ).
• Các công cụ trên biểu đồ Gantt: người tham gia có thể dễ dàng sắp xếp các nhiệm vụ hoặc thậm chí chuyển sang các dự án khác trong một lần di chuyển.
• Phân cấp nhiệm vụ: Chức năng phân cấp nhiệm vụ (indent, Outdent) cho phép người lập dự án có thể tùy biến, đạo diễn kế hoạch của mình theo bất kỳ mong muốn nào.
• Bộ lọc và tìm kiếm: rất dễ dàng để tìm ra các nhiệm vụ quản lý dự án cần thiết bởi các tiêu chí tiên tiến và các mục dự án tìm kiếm theo tên.
• Chia sẻ kế hoạch quản lý dự án của bạn: Nhanh chóng chia sẻ dự án của bạn bằng tính năng thêm thành viên có trong Gantt Chart.
• Kết xuất dự án ra các file: PDF, Image hoặc Excel. Bao gồm cả phần kế hoạch tiến độ gantt và phần biểu đồ tài nguyên. Rất tiện lợi cho người dùng khi in ấn hoặc phát hành văn bản mà các phần mềm khác không có được.

Các chức năng của phần mềm quản lý dự án Gantt Chart

1. Tạo Kế hoạch Quản lý Dự án Đơn giản

Bất kỳ người dùng nào muốn thử phần mềm quản lý dự án Gantt của Gantt Chart và kiểm tra hoạt động của nó như thế nào có thể đăng ký sử dụng email chỉ với một vài cú nhấp chuột. Khi người dùng đăng nhập, phần mềm quản lý dự án miễn phí của chúng tôi sẽ chuyển người dùng tới một dự án mẫu do chúng tôi khởi tạo để trải nghiệm. Trên trang này, người dùng chỉ được xem các nội dung của dự án mẫu mà không được chỉnh sửa. Chúng tôi khuyến khích người dùng khởi tạo dự án mới để thực hiện tất cả các chức năng có trong Gantt Chart như: Thêm nhiệm vụ mới vào một kế hoạch, Thêm và chỉ định các thành viên trong nhóm, Đặt thời gian bắt đầu / kết thúc và thời gian của nhiệm vụ từ kế hoạch quản lý dự án của bạn …

1.1 Bổ sung các nhiệm vụ, công việc mới vào kế hoạch quản lý dự án

Để tạo công việc hay một nhiệm vụ quản lý dự án mới, rê chuột vào biểu tượng “Thêm mới” cuối mỗi công việc hiện tại sau đó nhấp chuột vào các biểu tượng thêm mới công việc (thêm trên, thêm dưới, thêm công việc con); Chức năng này sẽ thêm một mục mới vào kế hoạch quản lý dự án mà sẽ không có bất kỳ mối quan hệ với những kế hoạch hiện có. Mặc dù hầu hết mọi dự án có một chuỗi dài các nhiệm vụ quản lý dự án, mỗi dự án đều có một số bước cụ thể mà đôi khi thực sự khó kiểm soát được trong một kế hoạch quản lý dự án duy nhất. Cách dễ nhất để tránh nhầm lẫn trong kế hoạch quản lý dự án của bạn là hãy tạo ra các nhóm công việc và tạo các nhiệm vụ mới theo nhóm đó thông qua chức năng: Indent, Outdent.

Trong quá trình sử dụng Gantt Chart để quản lý công việc dự án, bạn có thể thay đổi các thông tin của công việc, nhiệm vụ như: Tên công việc, thời gian, tiến độ, tài nguyên…

1.2 Bổ sung thành viên nhóm vào dự án của bạn

Bạn tạo ra dự án không chỉ dành riêng cho bạn mà cần phải có sự tham gia của nhiều thành viên khác. Với sức mạnh tập thể để đưa dự án tới thành công. Gantt Chart trang bị tính năng chia sẻ thành viên tham gia dự án để cùng quản lý và kiểm soát dự án. Với tính năng này người khởi tạo dự án có quyền thêm thành viên và phân quyền cho thành viên đó trong dự án (xem hoặc xem và sửa). Với Gantt Chart tính năng thêm thành viên là không giới hạn số lượng. Phụ thuộc vào nhu cầu dự án của bạn, số thành viên được chia sẻ là vô hạn.

1.3 Thời gian bắt đầu / kết thúc và thời gian thực hiện của các công việc trong kế hoạch quản lý dự án

Để bổ sung thời gian bắt đầu / kết thúc và thời gian thực hiện của các công việc, người dùng chỉ cần click đúp vào ô tương ứng của từng công việc và cột tương ứng thì sẽ xuất hiện trạng thái nhập liệu trực tiếp. Chúng tôi đã cố gắng tạo ra giải pháp nhập liệu này để đơn giản và tiện lợi nhất cho người dùng.

1.4 Khai báo mối quan hệ và nhập tỷ lệ phần trăm hoàn thành cho các công việc trong kế hoạch quản lý dự án

Hầu như mọi công việc hay nhiệm vụ quản lý dự án của một kế hoạch đều có sự kết nối chặt chẽ với những công việc khác. Chúng tôi đã tạo ra chức năng khai báo mối quan hệ đơn giản, tiện dụng giúp người dùng khai báo mối quan hệ cho các công việc một cách dễ dàng. Có hai mối quan hệ được trang bị trong Gantt Chart đó là Start to Start và Finish to Start. Sau khi nghiên cứu chúng tôi nhận thấy đây là hai kiểu quan hệ thông dụng và được nhiều người sử dụng nhất trong việc lập kế hoạch theo phương pháp Gantt.

Gantt Chart không chỉ cho phép người dùng khởi tạo kế hoạch công việc dự án mà Phần mềm còn cho người dùng cập nhật liên tục mức độ hoàn thành thực tế của các công việc. Từ đó chúng ta có thể thấy được bức tranh thực tế của dự án.

2. Thay đổi trục thời gian dễ dàng trong Gantt Chart

Bạn khởi tạo kế hoạch dự án với đơn vị thời gian là ngày làm việc. Tuy nhiên Gantt Chart cho phép bạn thay đổi đơn vị thời gian từ ngày, tuần, tháng, quý .. giúp bạn có thể phóng to, thu nhỏ bản kế hoạch dự án chỉ bằng một vài cú nhấp chuột.

3. Tạo và theo dõi biểu đồ tài nguyên tự động

Chúng tôi đã cố gắng và lập trình chức năng lập biểu đồ tài nguyên cho kế hoạch dự án. Sau khi gán tài nguyên cho dự án, phần mềm tự động tổng hợp số liệu và vẽ nên các biều đồ tài nguyên (biểu đồ dạng miền và biểu đồ dạng cột)

In ấn và xuất dự án thành các file định dạng khác nhau

Trong quá trình khởi tạo kế hoạch dự án, bạn hoàn toàn có thể chia sẻ dự án cho các thành viên khác thông qua việc thêm thành viên cho dự án.

Ngoài ra Gantt Chart cho phép người dùng xuất toàn bộ kế hoạch dự án ra file PDF để in ấn hoặc chia sẻ thông qua các ứng dụng khác.

Với thiết kế đơn giản, tính năng ưu việt, Gantt Chart thực sự là một công cụ hữu ích giúp bạn khởi tạo và quản lý kế hoạch dự án một cách dễ dàng.

Như vậy Gantt Chart là một ứng dụng được tích hợp trong nền tảng phần mềm quản lý công việc Workplus tạo nên một hệ thống phần mềm đồng bộ, hiệu quả. Giúp người dùng sử dụng linh hoạt và tiện lợi nhất.