Microsoft đảm nhận việc cộng tác, nhắn tin nhóm và video tiếp tục phát triển. Dưới đây là cách phần mềm Microsoft Teams phù hợp với thị trường công nghệ 4.0 như thế nào và những điều bạn cần biết để đánh giá nó trước các đối thủ như Slack, Zoom và những phần mềm khác.
Microsoft Teams là gì?
Phần mềm Microsoft Teams là phần mềm cộng tác nhóm dựa trên đám mây, là một phần của bộ ứng dụng Microsoft 365 và Office 365. Các khả năng cốt lõi trong Microsoft Teams bao gồm nhắn tin, gọi điện, họp video và chia sẻ tệp cho doanh nghiệp. Các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô đều có thể sử dụng Teams.
Teams là dịch vụ truyền thông hợp nhất dựa trên đám mây (UC) cốt lõi của Microsoft và nó cạnh tranh với các sản phẩm tương tự, chẳng hạn như Slack, Cisco Webex và Google Workspace.
Là một ứng dụng liên lạc dành cho doanh nghiệp, Teams cho phép nhân viên tại chỗ và từ xa cộng tác trên nội dung trong thời gian thực và thời gian gần như thực trên các thiết bị khác nhau, bao gồm cả máy tính xách tay và thiết bị di động. Microsoft Teams tích hợp với các ứng dụng kinh doanh khác của Microsoft, bao gồm Exchange, PowerPoint và SharePoint.
Microsoft Teams đặc biệt hữu ích cho hoạt động cộng tác từ xa vì nó giúp các nhóm nhân viên phân tán được kết nối và giao tiếp với nhau. Đại dịch COVID-19 đã buộc các tổ chức trên toàn thế giới phải sử dụng rộng rãi Microsoft Teams, cũng như các phần mềm cộng tác khác, như một nền tảng giao tiếp cho công việc từ xa.
Microsoft Teams thường được triển khai trên toàn bộ tổ chức, chứ không chỉ trong một số phòng ban nhất định của công ty. Trong một số trường hợp, Teams có thể thay thế email để liên lạc nội bộ công ty giữa các nhân viên.
Các tính năng chính của phần mềm Microsoft Teams
Microsoft Teams là trung tâm cộng tác nhóm trong Microsoft 365 và Office 365. Nền tảng này có một số tính năng giúp các nhóm nhân viên giao tiếp và cộng tác. Một số tính năng chính như sau:
Nhắn tin trò chuyện
Về cốt lõi, Teams là một không gian làm việc cộng tác dựa trên trò chuyện, có tính năng nhắn tin theo nhóm và cá nhân với các cuộc hội thoại theo chuỗi và liên tục.
Người dùng có thể nâng cấp cuộc trò chuyện nhóm hoặc trực tiếp thành cuộc gọi thoại hoặc video. Giống như các dịch vụ nhắn tin khác, tin nhắn Teams có thể kết hợp biểu tượng cảm xúc và GIF (Định dạng trao đổi đồ họa).
Bạn đang quan tâm đến Phần mềm quản lý công việc Workplus Platform. Click vào ảnh để yêu cầu hỗ trợ và được tư vấn miễn phí, Demo trải nghiệm các tính năng chuyên biệt của phần mềm.
Gọi thoại trên phần mềm Microsoft Teams
Teams cung cấp điện thoại dựa trên đám mây để gọi thoại. Với ứng dụng Teams, người dùng có thể thực hiện cuộc gọi thoại qua IP (VoIP) giữa các máy khách Teams.
Người dùng Hệ thống điện thoại và Kế hoạch gọi điện của Microsoft có thể thực hiện, nhận và chuyển cuộc gọi đến và từ điện thoại cố định và điện thoại di động trên mạng điện thoại chuyển mạch công cộng (PSTN).
Microsoft cũng có Định tuyến trực tiếp, cho phép khách hàng kết nối một đường trục trao đổi nhánh riêng (PBX) hoặc Giao thức khởi tạo phiên (SIP) hiện có với Teams.
Các tính năng gọi điện khác của phần mềm Microsoft Teams bao gồm hội thảo âm thanh, hỗ trợ 911 Nâng cao (E911), thư thoại và một số khả năng gọi điện cấp doanh nghiệp khác.
Cuộc họp video
Ngoài các cuộc gọi chỉ có âm thanh, người dùng có thể tiến hành các cuộc họp ảo. Trong bối cảnh đại dịch COVID-19 và chỉ thị làm việc tại nhà (WFH), việc áp dụng hội nghị truyền hình tăng vọt khi mọi người cộng tác từ xa. Teams cung cấp một số tính năng chính của hội nghị truyền hình, chẳng hạn như nền ảo tùy chỉnh, bản ghi cuộc họp, phiên âm, bảng trắng và phòng nhóm.
Xem thêm: Phần mềm CRM là gì? Khi nào nên dùng CRM cho doanh nghiệp?
Chia sẻ màn hình
Khả năng cũ hơn nhưng quan trọng này là một tính năng phổ biến giữa các công cụ cộng tác nhóm. Đúng như tên gọi, tính năng chia sẻ màn hình cho phép người dùng chia sẻ màn hình máy tính để bàn của họ, bao gồm cả tệp, theo thời gian thực trong các cuộc gọi Teams hoặc cuộc họp video.
Xem lịch trên phần mềm Microsoft Teams
Các nhóm, chẳng hạn như email Microsoft Outlook, có tính năng lập lịch mở rộng để người dùng có thể theo dõi tuần làm việc, cuộc họp và các cuộc hẹn hàng ngày khác của họ. Lịch Outlook và Teams được tích hợp chặt chẽ.
Chia sẻ file
Trong tính năng quản lý tài liệu này, các nhóm từ xa có thể lưu trữ, chia sẻ và chỉnh sửa tệp trong phần mềm Microsoft Teams. Người dùng có thể cộng tác trên cùng một tài liệu trong thời gian thực trong Teams.
Hội thảo
Microsoft Teams hỗ trợ các cuộc họp và hội thảo trên web tương tác cho tối đa 1.000 người tham dự. Các tính năng bao gồm phản ứng trực tiếp và kiểm soát máy chủ để tắt trò chuyện, âm thanh và video của người tham dự.
Hội thảo trên web của nhóm có thể chứa 10.000 người trong một chương trình phát sóng chỉ xem. Các chương trình phát sóng lớn hơn cho 20.000 người có sẵn đến cuối năm 2021, để đáp ứng số lượng nhân viên làm việc từ xa cao hơn trong thời kỳ đại dịch. Vào năm 2022, con số đó sẽ giảm xuống còn 10.000. Ngoài ra, báo cáo người tham dự cho biết ai đã tham dự hội thảo trên web và trong bao lâu.
Hợp tác bên ngoài
Tính năng truy cập của khách trong Microsoft Teams cho phép người dùng mời những người bên ngoài tổ chức của họ tham gia các kênh nội bộ để nhắn tin, họp và chia sẻ tệp. Khả năng này giúp tạo thuận lợi cho việc quản lý dự án giữa doanh nghiệp với doanh nghiệp (B2B).
Teams Connect, dự kiến sẽ khả dụng rộng rãi vào năm 2021, là một tính năng cộng tác bên ngoài khác , cho phép các công ty khác nhau trò chuyện, gặp gỡ và chỉnh sửa tài liệu trong không gian làm việc chung trong Teams.
Vì Teams là phần mềm dựa trên đám mây nên Microsoft có thể cập nhật các tính năng của nền tảng một cách thường xuyên và nhanh chóng. Do đó, các tính năng của Microsoft Teams không ngừng phát triển.
Các tích hợp của phần mềm Microsoft Teams
Microsoft Teams tích hợp với nhiều ứng dụng khác trong bộ Microsoft 365 và Office 365, bao gồm Excel, OneDrive, PowerPoint, SharePoint và Word. Để tăng năng suất tại nơi làm việc, Teams cũng tích hợp với các ứng dụng bên ngoài miền của Microsoft, chẳng hạn như Box, Cisco Webex Meets và Zoom. Microsoft Teams App Studio cho phép các nhà phát triển và doanh nghiệp xây dựng các ứng dụng tùy chỉnh sẽ hoạt động với Teams.
Ngoài tích hợp phần mềm, Microsoft Teams còn tích hợp với các thành phần phần cứng. Mặc dù có thể thực hiện các cuộc gọi video Teams thông qua máy tính để bàn và máy tính xách tay, nhưng Microsoft đã hợp tác với các nhà cung cấp phần cứng hội nghị truyền hình, chẳng hạn như Crestron, Logitech và Poly, để tích hợp Teams với thiết bị của họ.
Microsoft Teams hoạt động trên các hệ thống và thiết bị Android, iOS, macOS và Windows. Nó cũng hoạt động trong các trình duyệt web Chrome, Firefox, Safari và Microsoft Edge. Tuy nhiên, Firefox và Safari không hỗ trợ đầy đủ một số tính năng gọi và họp của Teams.
Tổng kết
Phần mềm Microsoft Teams khá hữu ích trong bất kỳ hoạt động kinh doanh, quản lý nội bộ, quản lý tài chính, quản lý công việc,… của doanh nghiệp. Bạn có thể học tin học văn phòng cơ bản để sử dụng phần mềm này nhé. Theo dõi Workplus thường xuyên để cập nhật các thông tin kinh doanh, phần mềm quản lý công việc,… bạn nhé.
Có.
Có.
