Làm thế nào một người nên quản lý tốt nhất thời gian gửi email của họ? Các thực hành tốt nhất là gì? Từ phần mềm quản lý công việc đến các mẹo hữu ích, việc quản lý email của bạn sẽ giúp nhân viên tiếp tục tạo ra công việc tuyệt vời mà không phải liên tục gắn bó với hộp thư đến nhàm chán của họ mỗi ngày. Workplus hiểu rõ tầm quan trọng của phần mềm quản lý email, do đó, chúng tôi sẽ giúp bạn tìm hiểu thêm về nó.
Vai trò của email trong kinh doanh thời hiện đại
Email là một phương tiện giao tiếp quan trọng trong các tổ chức kinh doanh. Mỗi ngày email được gửi từ nhà tuyển dụng đến nhân viên, khách hàng đến nhà cung cấp và hơn thế nữa, giúp tất cả những nhóm người này liên lạc với nhau.
Tính tức thời mà email được gửi từ nơi này đến nơi khác khiến nó trở thành phương tiện liên lạc tốt nhất. Với email, nhân viên tiết kiệm thời gian và có thể liên lạc và cộng tác ngay lập tức với nhân viên trong và ngoài văn phòng. Với email, việc phổ biến và truyền tải thông tin quan trọng trở nên khả thi, cho phép phản hồi ngay lập tức mọi vấn đề phát sinh.
Bạn đang quan tâm đến Phần mềm quản lý công việc Workplus Platform. Click vào ảnh để yêu cầu hỗ trợ và được tư vấn miễn phí, Demo trải nghiệm các tính năng chuyên biệt của phần mềm.
Phần mềm quản lý email là gì?
Ứng dụng quản lý email là một phần mềm giúp bạn theo dõi các thư tín online được gửi đến, gửi đi, tệp đính kèm, các thông tin về doanh nghiệp,…
Phần mềm email cũng đóng vai trò là một nơi lưu trữ các danh sách việc cần làm, hồ sơ, dữ liệu tốt nhất,… Khi nhận được email trong hộp thư đến của bạn, chúng vẫn ở đó để chờ phản hồi trong tương lai trừ khi bạn cố tình xóa chúng.
Thông qua việc truyền bá thông tin hiệu quả từ địa phương này sang địa phương khác, email rất quan trọng trong việc tiếp thị sản phẩm kinh doanh của bạn. Danh sách email cho phép bất kỳ cá nhân nào quan tâm đăng ký thông qua đó công ty sẽ gửi email.
Thực tế quản lý email công ty là một trong những phương tiện rẻ nhất để gửi thông tin cả nội bộ và bên ngoài giúp doanh nghiệp cắt giảm chi phí phát sinh.
Tại sao sử dụng phần mềm quản lý email không hiệu quả?
Việc sử dụng kém email của bạn như một phương tiện liên lạc có thể dẫn đến một xu hướng không hiệu quả giữa mọi người. Khi sử dụng phần mềm quản lý email miễn phí để cố gắng giải quyết một vấn đề quan trọng, ảnh hưởng đến hiệu suất của công ty, email không phải là phương tiện liên lạc tốt nhất.
Email không thể hiện trí tuệ cảm xúc của người gửi. Rất dễ hiểu sai giọng điệu và ngữ cảnh của người gửi khi cố gắng giải quyết các vấn đề trong một tổ chức kinh doanh.
Việc sử dụng phần mềm email không hiệu quả cũng có thể dẫn đến các phản ứng trái chiều. Trong quá trình sử dụng, mọi người có thể làm thất lạc email khi điều sai địa chỉ người nhận, tải tệp vượt quá kích thước, hoặc phần mềm có quá nhiều chức năng không cần thiết.
Với việc quản lý email không hiệu quả, các cuộc tranh luận kéo dài cũng có thể nảy sinh. Điều này có thể dẫn đến lãng phí thời gian và nguồn lực, cuối cùng ảnh hưởng tiêu cực đến hoạt động sản xuất của công ty.
Mẹo sử dụng phần mềm quản lý email hiệu quả
Nếu chúng quá khó khăn cho người sử dụng lần đầu, thì bạn hãy dùng cách sau đây:
Dành ít thời gian hơn trong hộp thư đến của bạn
Bạn cần có khả năng tính toán từng phút bạn sử dụng trong hộp thư đến của mình. Mỗi lần bạn truy cập email của mình, hãy dành thời gian cho chính mình. Kiểm tra xem bạn mất bao nhiêu thời gian để đọc, xử lý, trả lời và sắp xếp email.
Xem thêm: Phần mềm quản lý kế toán là gì và tầm quan trọng của nó
Học cách ưu tiên email của bạn
Không phải tất cả email bạn nhận được đều quan trọng. Hãy thử áp dụng quy tắc 80/20 để quản lý email của bạn hiệu quả hơn. Quy tắc nói rằng 20 phần trăm đầu vào chịu trách nhiệm cho 80 phần trăm đầu ra trong bất kỳ tình huống nào. Học cách tập trung vào 20 phần trăm email cực kỳ quan trọng giúp tăng năng suất cho doanh nghiệp của bạn.
Phần mềm quản lý email giúp sắp xếp email của bạn
Việc thiết lập một hệ thống lưu trữ đơn giản có thể giúp bạn quản lý email của mình một cách hiệu quả. Các danh mục như “Tham khảo”, “Mục hành động” và “Đang chờ” có thể được sử dụng để giúp quản lý hệ thống hồ sơ của bạn.
Đánh dấu là chưa đọc
Đây là một chiến lược tốt để áp dụng khi cố gắng tiết kiệm thời gian dành cho hộp thư đến của bạn. Nó mang lại cơ hội để xem nhanh hộp thư đến của bạn và trả lời những email đang cần gấp và xóa những email không liên quan. Đánh dấu là chưa đọc những mục mà bạn cảm thấy nên xem lại sau.
Gửi ít email hơn để nhận được ít email hơn
Cố gắng giảm thiểu số lượng email bạn gửi trong một ngày. Bằng cách tuân thủ quy tắc đơn giản này, bạn sẽ có ít email hơn để xử lý trong hộp thư đến của mình.
Hãy chính xác trong câu trả lời của bạn
Những từ bạn chọn cho câu trả lời của mình phải chính xác và đi thẳng vào vấn đề. Lựa chọn từ ngữ tốt giúp tránh sự mơ hồ và khả năng hiểu sai của người nhận. Bằng cách chính xác hơn, bạn sẽ có thể tránh được những câu hỏi tiếp theo yêu cầu sự rõ ràng và diễn giải email của bạn.
Sử dụng bộ lọc email
Đây là những công cụ tự động sắp xếp email của bạn khi chúng vào hộp thư đến. Bạn có thể thiết lập bộ lọc của mình cho các địa chỉ email, tiêu đề chủ đề và văn bản nội dung khác nhau. Các email được sắp xếp tự động vào các thư mục tương ứng bất cứ khi nào chúng được gửi. Điều này giúp bạn giảm thiểu các nhiệm vụ hành chính mà bạn cần thực hiện.
Tận dụng bộ lọc thư rác
Người dùng email có xu hướng lãng phí nhiều thời gian để cố gắng loại bỏ thư rác khỏi tài khoản email của họ. Phần mềm lọc thư rác cũng như phần mềm quản lý email sẽ loại bỏ những thư rác này, giúp bạn tiết kiệm thời gian.
Một bộ lọc thư rác tốt bao gồm khả năng chặn và lọc các thư rác đó. Bộ lọc thư rác tốt phải có khả năng bảo vệ nhiều tài khoản bằng một lần cài đặt và chúng phải tương thích với ứng dụng email khách hoặc nhà cung cấp dịch vụ webmail của bạn.
Tổng kết
Với những kiến thức và mẹo sử dụng, các tổ chức nên cân nhắc dùng phần mềm quản lý email cho công việc. Hầu hết các phần mềm email đều được trang bị bộ lọc thư rác, thư mục và bộ lọc giúp giữ an toàn cho dữ liệu và email của tổ chức.
Hiện nay, các nhà phát hành chỉ cho phép người dùng trải nghiệm trong một khoảng thời gian nhất định miễn phí.
Tùy thuộc vào các tính năng được tích hợp mà chúng có giá khác nhau.
