[Mẫu] Quản lý hợp đồng bằng phần mềm quản lý công việc Workplus

Giới thiệu chung

Hợp đồng được xem là bản cam kết, thỏa thuận được ký kết bởi hai hay nhiều bên khác nhau. Và những bản hợp đồng kinh tế đều có giá trị pháp lý buộc đôi bên phải tuân thủ. Chính vì tầm quan trọng như thế mà chúng ta cần phải đảm bảo việc quản lý chúng một cách hiệu quả. Vì thế, hãy theo dõi quy trình quản lý hợp đồng bằng phần mềm quản lý công việc Workplus để hiểu rõ hơn nhé!

Tại sao nên lập mẫu quản lý hợp đồng bằng phần mềm quản lý công việc?

Chúng ta đều biết rõ tầm quan trọng của hợp đồng kinh tế. Những bản thỏa thuận được ký kết dưới sự đồng thuận về các điều khoản giữa đôi bên. Và các bên phải có nghĩa vụ, trách nhiệm hoàn thành những gì được quy định bên trong. 

Lý do nên theo dõi hợp đồng bằng phần mềm quản lý công việc

Thông thường, những hợp đồng này đều gắn liền với dự án, kế hoạch hay quan hệ mua bán hàng hóa giữa các doanh nghiệp, nhà cung cấp với nhau. Chính vì thế, các văn bản này phải được lưu trữ, bảo quản để làm cơ sở cho những truy cứu về sau.

Và các phần mềm quản lý công việc sẽ hỗ trợ bạn thực hiện việc bảo quản này. Các ứng dụng được thiết lập tạo nên không gian lưu trữ cực lớn. Người dùng có thể tìm kiếm, tra cứu cũng như xuất dữ liệu thành file giấy một cách dễ dàng.

Với các doanh nghiệp theo xu hướng hiện đại ngày nay, việc sử dụng phần mềm trở thành công cụ tất yếu. Vì một môi trường kinh doanh không giấy, chúng ta cần có sự thay đổi ngay hôm nay. 

Xem thêm mẫu quản lý khác: [Mẫu] Quản lý chiến dịch Marketing sản phẩm bằng phần mềm Workplus

Lợi ích to lớn mà phần mềm quản lý công việc mang lại

Xét về mặt lợi ích, các phần mềm này hỗ trợ nhiều cho công tác quản trị hợp đồng cho doanh nghiệp. Cụ thể như sau:

• Phần mềm hỗ trợ việc tạo lập hợp đồng điện tử. Bạn không cần phải tự mình đánh máy hay soạn thảo các nội dung sẵn có. Nhờ vậy, quá trình tiết kiệm được thời gian khá nhiều. 
• Thêm vào đó, ứng dụng tự động gửi mail cho khách hàng. Toàn bộ quy trình đều được thực hiện nhanh chóng, gọn gàng và tối giản nhất có thể. 
• Thiết lập nên hệ thống quản lý các hợp đồng duy nhất và chính xác nhất giữa đôi bên. 
• Chúng ta dễ dàng kiểm tra, rà soát cũng như xử lý sai sót khi xảy ra sự cố đối với từng quá trình diễn ra hợp đồng. 
• Sự kiểm soát chặt chẽ mang lại hiệu quả từng hạng mục được thi công.
• Phần mềm phù hợp với tất cả các doanh nghiệp kinh doanh trong nhiều lĩnh vực và quy mô khác nhau. 
• Ngoài ra, việc quản lý các bản hợp đồng bằng phần mềm cũng giúp cho nhân viên thực hiện công việc dễ dàng hơn. Các thao tác nghiệp vụ được thực hiện nhanh chóng. 
• Bạn cũng có thể chủ động trong việc điều phối phương hướng kinh doanh với các bản hợp đồng sắp hết hạn.

Bạn đang quan tâm đến Phần mềm quản lý công việc Workplus Platform. Click vào ảnh để yêu cầu hỗ trợ và được tư vấn miễn phí, Demo trải nghiệm các tính năng chuyên biệt của phần mềm.

Lập mẫu quản lý hợp đồng gồm những gì?

Với một quy trình quản lý cụ thể, chúng ta cần xử lý qua các nội dung như sau:

Danh sách hợp đồng với nhà cung cấp

Danh mục hợp đồng với nhà cung cấp được xem là yếu tố khởi tạo quan trọng nhất. Bất cứ doanh nghiệp sản xuất, thiết kế, thi công hay dịch vụ đều có nhà cung ứng tùy vào lĩnh vực đang kinh doanh.

Những bản hợp đồng này được ưu tiên về mặt số lượng cùng các nội dung bên trong. Các chi tiết về thời hạn, giá thành sẽ được dùng làm cơ sở cho các bản tái ký sau đó. 

Danh sách hợp đồng với nhà vận chuyển

Thông thường, những bản hợp đồng này là ngắn hạn. Chúng ta lựa chọn việc kết giao theo vận đơn. Có nghĩa, chỉ khi nào cần vận chuyển, hợp đồng mới được thành lập. Và thời gian kết thúc hợp đồng cũng là lúc đơn hàng được giao thành công.

Ngược lại, với các doanh nghiệp thường xuyên cần vận chuyển hàng hóa, họ sẽ ưu tiên việc sử dụng xe công ty. Điều này giúp tiết kiệm khá nhiều chi phí thuê bên ngoài. 

Danh sách hợp đồng với ngân hàng

Ngân hàng là đối tác bắt buộc với doanh nghiệp. Tuy nhiên, những bản hợp đồng này thường sẽ được ký trong thời gian dài bởi không có doanh nghiệp nào thích lưu chuyển vốn quá nhiều lần. 

Danh sách hợp đồng với khách hàng sỉ

Về mặt khách hàng, chúng ta sẽ có sự phân loại giữa khách hàng sỉ và khách hàng lẻ. Nói cách khác là những khách hàng có quan hệ hợp tác lâu dài hay những khách hàng vãng lai chỉ mua hàng một vài lần. 

Với các khách hàng sỉ, hợp đồng sẽ có thời hạn lâu dài. Bởi quan hệ kinh doanh đã được thiết lập từ trước. Và chúng ta có thói quen dựa vào những gì đã giao kết trước đó mà thực hiện trong tương lai.

Những khách hàng này sẽ thường được áp dụng với mức giá thành thấp hơn. Người quản lý nên lưu ý về vấn đề này khi xuất giao cho khách. 

Danh sách hợp đồng với khách hàng lẻ

Khách hàng lẻ thường sẽ ký hợp đồng ngắn hạn. Thời gian giao kết sẽ kết thúc lúc bàn giao và nghiệm thu thành công. 

Danh sách hợp đồng lao đồng

Đây là danh mục không thể thiếu với các doanh nghiệp. Số lượng nhân viên sẽ tương ứng với số bản hợp đồng được ký kết. Thời hạn ký hợp đồng sẽ tùy vào thâm niên của người lao động. Tương ứng sẽ có các bản hợp đồng như sau:

• Hợp đồng thử việc.
• Hợp đồng có thời hạn 1 năm.
• Hợp đồng có thời hạn 2 năm. 
• Hợp đồng có thời hạn 5 năm. 
• Hợp đồng vô thời hạn. 

Các hợp đồng khác

Những bản hợp đồng phụ khác như hợp đồng kho bãi, hợp đồng thuê nhà xưởng hay thuê dịch vụ bên ngoài sẽ thuộc nhóm các hợp đồng ít được nhắc tới. 

Phạm vi áp dụng lập kế hoạch quản lý hợp đồng cho đối tượng nào?

Đối tượng sử dụng công cụ quản lý hiển nhiên là nhân viên thuộc bộ phận quản trị này cùng với nhân viên pháp lý công ty. Ngoài ra, phòng nhân sự, tài chính, thu mua và những bộ phận quản lý khác cũng sẽ được tiếp xúc nếu cần thu thập thông tin trên hợp đồng. 

Cách lập kế hoạch quản lý hợp đồng trên phần mềm quản lý công việc Workplus

Những hợp đồng của công ty luôn phát sinh hàng tháng. Do đó, chúng ta cần quản lý chúng trên một phần mềm chuyên nghiệp như Workplus. Cách tạo kế hoạch như sau:

Bước 1: Đăng nhập vào app https://app.workplus.vn/.

Bước 2: Tại task Làm việc -> Nhấp vào dấu + tại Nhóm làm việc và chọn Thêm nhóm.

Bước 3: Tại đây, bạn điền tên nhóm làm việc của mình vào.

Bước 4: Tiếp theo, bạn điền các loại hợp đồng vào trong bảng làm việc.

Bước 5: Gán các trạng thái công việc cho từng hợp đồng cụ thể.

Bước 6: Bạn có thể xem báo cáo tiến độ công việc tại đây:

Cách sử dụng mẫu này trên Workplus:

Bước 1: Vào thư viện mẫu

Bước 2: Chọn mẫu này, chọn Áp dụng mẫu quản lý hợp đồng.

Tổng kết

Bài viết vừa chia sẻ với bạn các nội dung liên quan đến quản lý hợp đồng bằng phần mềm quản lý công việc Workplus. Ứng dụng thông minh giúp khách hàng thực hiện việc phân loại, sắp xếp, lưu trữ và tái xuất hợp đồng trong quá trình kinh doanh của doanh nghiệp. Chúng thực sự hữu ích và nhận được sự tin dùng từ khách hàng của mình.

Quản lý công việc đã có Workplus.vn