Có lẽ như việc xây dựng kế hoạch trong công việc đã không còn quá xa lạ với chúng ta. Bạn có thể giúp công việc của mình được định hướng một cách rõ ràng, đảm bảo được chất lượng cũng như quy trình làm việc đúng tiến độ. Đây là một yếu tố quan trọng có thể quyết định sự thành, bại của một doanh nghiệp lớn. Mà trong suốt quá trình phát triển, chúng ta cần phải luôn nâng cấp kế hoạch làm việc.
Do đó mà các phần mềm quản lý công việc Workplus đã ra đời với mục đích hỗ trợ người dùng trong việc quản lý thông tin và lập kế hoạch. Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu thêm về phần mềm cũng như các bước xây dựng một bản kế hoạch hoàn chỉnh nhé.
Kế hoạch là gì? Xây dựng kế hoạch là gì?
Kế hoạch hay xây dựng kế hoạch có thể được hiểu nôm na là những hoạt động, quy trình làm việc được sắp xếp theo trình tự nhằm hoàn thành công việc được đề ra.
Nó giống như cách mà bạn sẽ hoàn thành một bài toán gồm có nhiều bước, cho ra nhiều kết quả và kết hợp chúng lại với nhau để ra đáp án.
Việc lập kế hoạch là vô cùng quan trọng đối với mọi tổ chức hoạt động, vì nó có thể giúp chúng ta nhìn ra được những sự việc có thể xảy ra trong tương lai.
Từ đó có những phương án phòng tránh, xử lý và kế hoạch dự trù làm sao cho phù hợp. Đây là một yếu tố quan trọng đối với những người làm công việc quản lý hay đặc biệt là nó ảnh hưởng trực tiếp đến sự phát triển của doanh nghiệp.
Một kế hoạch có rất nhiều hình thức thực hiện như chính thức hoặc không chính thức, công khai hoặc bí mật, trên văn bản hay bất thành văn. Hình thức của kế hoạch hoàn toàn không ảnh hưởng gì đến kết quả cuối cùng.
Kế hoạch còn có khả năng thay đổi dựa trên thực tiễn, vì sự khác biệt giữa lý thuyết và thực hành rất lớn. Do đó nó có thể được thay đổi liên tục trong suốt quá trình làm việc.
Vai trò của việc xây dựng kế hoạch
Là một yếu tố đơn giản về mặt hình thức nhưng vô cùng quan trọng và ý nghĩa với sự phát triển. Thậm chí, bạn có thể nhìn vào đời sống hằng ngày, bạn không thể sửa chữa được chiếc TV bị hỏng nếu không biết mình cần sửa cái gì bên trong đúng không? Hay đơn giản hơn và việc nấu ăn, nếu không có một quy trình nấu cụ thể, rất có thể bạn sẽ cho ra lò một “siêu phẩm” mà mọi người sẽ chê cười.
Bạn đang quan tâm đến Phần mềm quản lý công việc Workplus Platform. Click vào ảnh để yêu cầu hỗ trợ và được tư vấn miễn phí, Demo trải nghiệm các tính năng chuyên biệt của phần mềm.
Xây dựng kế hoạch là một công đoạn quan trọng trong việc bắt đầu và kết thúc một dự án. Có thể sẽ không có kế hoạch nào là hoàn hảo nhất, chắc chắn sẽ có những sai sót. Nhưng nếu không có gì trong tay, bạn có thể thất bại.
Kế hoạch có thể được xem là một thước đo của sự thành công, kết quả đoán trước của công việc. Việc viết ra một plan cụ thể là bước bạn đã hình thành cho mình một tư duy công việc, một nền tảng để áp dụng vào thực tế.
Việc lập plan hiệu quả cần phải giao cho một người dày dặn kinh nghiệm trong việc quản lý và thực tế. Bởi vì chỉ trong công đoạn chọn người để thực hiện công việc cũng giống như trông mặt mà gửi vàng. Người đề ra kế hoạch cần phải biết phối hợp các nguồn nhân thực, tổ chức đang có để hoàn thành công việc một cách tốt nhất. Vì vậy mà nó lại càng trở nên quan trọng hơn.
Các bước xây dựng kế hoạch bạn nên biết
Biết rằng xây dựng một kế hoạch quan trọng như thế, nhưng nhiều người vẫn còn khá mơ hồ. Tuy nhiên, bạn có thể sử dụng thêm các phần mềm quản lý công việc Workplus để hỗ trợ. Với các tính năng tích hợp từ phần mềm, bạn có thể dễ dàng quản lý, tra cứu và xây dựng bản kế hoạch một cách dễ dàng.
Xem thêm: Phần mềm quản lý nhân sự bằng tiếng Việt mới nhất ngày nay
Bước 1: Xem xét thực tế và nguồn tài nguyên đang có
Trước tiên, bạn cần phải xác định được tình huống mà bản thân đang đối đầu. Không có công việc nào được hoàn thành theo một cách giống nhau. Điều đó còn tùy thuộc rất nhiều vào thời điểm, nguồn nhân lực và thậm chí là cách tổ chức.
Do đó mà người đề ra kế hoạch cần phải xem xét thật kỹ lưỡng, dùng kỹ năng của mình để quan sát và đưa ra nhận định. Từ đó có thể mường tượng ra các công đoạn cần phải thực hiện ở bước 2.
Bước 2: Xác định được công việc cần được hoàn thành
Sau khi đã xem xét tình hình và có những nhận định riêng ở bước 1. Tại bước 2, bạn cần phải xác định được công việc mà mình cần phải làm là gì, nó có tính chất như thế nào.
Phải biết được mình đang làm gì thì từ đó mới chọn được cách làm phù hợp và tối ưu nhất. Nghe có vẻ dễ dàng nhưng thật ra công đoạn này cần một người có kinh nghiệm, do đó bạn có thể chọn lựa thêm 1-2 người hỗ trợ.
Bước 3: Tiến hành xây dựng kế hoạch
Sau khi xác định được công việc cũng như tính chất của nó, bước tiếp theo bạn cần chính là xây dựng một bản kế hoạch. Có rất nhiều công đoạn nhỏ lẻ trong bước này, bạn cần phải xác định đâu là công việc cần thiết và ưu tiên, đâu là công việc cần nhiều nhân lực và phù hợp với ai.
Công đoạn này cần phải có rất nhiều thông tin, do đó hãy tìm thêm những sự trợ giúp từ những cá nhân khác. Đôi khi có được nhiều góc nhìn khác nhau, bạn có thể tìm ra được cho mình những cách giải quyết khác sáng tạo hơn.
Bước 4: Xem xét các phương án và chọn ra đường lối tối ưu nhất
Hãy tạo ra càng nhiều bản kế hoạch khác nhau càng tốt, không phải áp dụng tất cả chúng đâu, mà là để bạn có thể chọn lọc các bước để thực hiện. Có thể công đoạn này trong quy trình không quá hiệu quả. Nhưng nếu như nó được kết hợp với công đoạn khác có thể sẽ đem lại kết quả khả quan hơn rất nhiều.
Do đó mà bạn cần phải thật tỉnh táo, suy luận và dự đoán được các kết quả khác nhau để tìm ra được phương án nào là tối ưu nhất.
Bước 5: Thực hành kế hoạch
Đây là lúc bạn đưa kế hoạch của mình vào thực hành, hãy phân chia công việc cho từng cá nhân, tổ chức sao cho hợp lý. Mục tiêu duy nhất lúc này chính là chọn người làm việc phù hợp chứ không chỉ là thực hiện mục tiêu nữa.
Bạn không thể đưa khâu chế biến món ăn cho một người phục vụ, tương tự đó hãy có cho mình những lựa chọn phù hợp. Nếu không, kế hoạch sẽ bị trì trệ và thậm chí kết quả cho ra còn “hơi lạ” so với kết quả dự đoán trên kế hoạch.
Bước 6: Thay đổi kế hoạch dựa trên tình hình thực tế
Trong suốt quá trình thực hiện kế hoạch, chắc chắn sẽ có những tình huống ngoài ý muốn xảy ra. Do đó bạn cần phải có những kế sách dự trù làm sao để có thể bù đắp vào thay thế hoặc xử lý các tình huống ấy.
Kết bài
Vậy là chúng ta đã cùng nhau tìm hiểu về các bước xây dựng kế hoạch bạn nên biết. Bên cạnh đó bạn có thể áp dụng Workplus vào việc biến bản kế hoạch của bạn thành một bản vẽ để dễ dàng hình dung hơn. Hãy liên hệ hotline 09.1800.8458 hoặc nhắn tin vào phần hỗ trợ khách hàng trên trang web để biết thêm chi tiết.
Có rất nhiều gói khác nhau như gói tháng, năm, vĩnh viễn sẽ có mức giá khác nhau bạn nhé. Nhưng tối thiểu là 55.000 đồng/ tháng cho 1 user.
Cách đăng ký tài khoản rất đơn giản tại ứng dụng Workplus. Chỉ trong 1 phút là bạn đã có thể thực hiện xong quá trình này.
5 lý do để quản lý công việc bằng Workplus
