Ai trong chúng ta chắc hẳn đều có những dự tính cho riêng mình. Thế nhưng, những công việc hằng ngày không cho ta cơ hội được thực hiện những dự định đã được ấp ủ từ lâu. Vậy thì có cách nào để vừa có thể hoàn thành được công việc hằng ngày nhưng vẫn thực hiện được những dự tính của chúng ta? Câu trả lời phù hợp nhất cho trường hợp này chính là lập kế hoạch. Trong bài viết hôm nay, Workplus sẽ hướng dẫn lập kế hoạch cho bạn nhé.
Lập kế hoạch là gì?
Lập kế hoạch là lên ý tưởng, vạch ra chiến lược trước cho một mục tiêu nào đó trong công việc. Theo tính chất, mức độ của mục tiêu, ta sẽ ước tính được những quy trình cần thực hiện, nhân sự hoặc tìm ra được các phương pháp, hướng đi đúng đắn, phù hợp.
Thông thường, một bảng kế hoạch đúng cần có những tiêu chí sau đây:
- Xác định được mục tiêu và thời gian cần phải hoàn thành.
- Xác lập được quy trình và các phương án dự phòng.
- Chuẩn bị đầy đủ các yếu tố liên quan như chi phí, nguồn lực nhân công,…
Lợi ích của việc lập kế hoạch công việc
Lập kế hoạch là kỹ năng cần thiết của mỗi cá nhân. Tuy nhiên, đối với các doanh nghiệp, tổ chức, việc lập kế hoạch lại còn quan trọng hơn rất nhiều. Những điều gì đã nâng tầm quan trọng của việc lập kế hoạch công việc lên cao? Bạn hãy cùng Workplus xem qua những lợi ích của kỹ năng này mang lại cho cá nhân và tổ chức nhé.
Bạn đang quan tâm đến Phần mềm quản lý công việc Workplus Platform. Click vào ảnh để yêu cầu hỗ trợ và được tư vấn miễn phí, Demo trải nghiệm các tính năng chuyên biệt của phần mềm.
Lập kế hoạch đối với cá nhân
Khi có một kế hoạch rành mạch, cụ thể, những cá nhân sẽ có thể quan sát tổng thế được những công việc cần thực hiện và chuẩn bị cho nó. Hơn nữa, khi lên kế hoạch trước những việc cần làm, bạn sẽ ước chừng được độ khả thi của dự án.
Lập kế hoạch sẽ giúp bạn tiết kiệm được rất nhiều thời gian. Những công việc cần ưu tiên, cần hoàn thành sẽ có trong kế hoạch đã được tạo lập. Việc bạn cần làm chỉ là tập trung thực hiện đúng theo những gì đã vạch ra trước đó. Điều này sẽ giúp bạn tránh được sự trùng lặp và lãng phí thời gian cho những công việc không cần thiết.
Có thể bạn quan tâm: Lập kế hoạch là gì và ưu điểm của việc lập kế hoạch?
Lập kế hoạch đối với tổ chức
Việc lên kế hoạch đối với tổ chức là vô cùng quan trọng. Vì mọi cá nhân trong tổ chức, doanh nghiệp sẽ tập trung làm việc để cùng nhau đạt được một mục tiêu chung. Do đó, lập kế hoạch trước sẽ giúp doanh nghiệp tìm được hướng đi phù hợp.
Mỗi một kế hoạch đều có nhiều phương án được các thành viên trong tổ chức nêu lên, đề xuất. Tất cả có thể ngồi lại, xem xét và thống nhất để tìm ra một phương án có tính khả thi nhất, giúp tăng tỷ lệ thành công cho dự án của tổ chức.
Việc lập kế hoạch còn giúp cho doanh nghiệp, công ty thuận tiện hơn trong điều hành và quản lý công việc. Giải quyết bài toán phối hợp hiệu quả giữa các thành viên, các bộ phận tham gia. Giúp cho việc kiểm soát các khâu dễ dàng hơn, để đưa ra kế hoạch phối hợp sao cho nhịp nhàng nhất.
Hướng dẫn lập kế hoạch công việc hiệu quả
Để nâng cao kỹ năng lập kế hoạch công việc của bản thân, bạn cần nhuần nhuyễn những bước lập kế hoạch sau đây:
Xác lập mục tiêu rõ ràng
Mục tiêu chính là “linh hồn” của kế hoạch, là đích đến cuối cùng. Nếu thiếu đi mục tiêu, kế hoạch sẽ trở nên vô nghĩa bởi nó được thực hiện không vì mục đích gì cả. Hơn nữa, mục tiêu còn là nguồn động lực chính thúc đầy bạn và cả những người trong tổ chức làm việc.
Vì thế, bước đầu tiên của việc lập kế hoạch chính là xác lập được một mục đích rõ ràng và đúng đắn. Bạn cần phân chia mục tiêu thành những tiêu điểm nhỏ, ngắn hạn và sắp xếp vị trí ưu tiên của từng công việc.
Lên danh sách những thứ cần cho kế hoạch
Khi đã chia nhỏ mục tiêu ra thành nhiều phần, bạn hãy lên danh sách những việc cụ thể cần thực hiện cho từng phần. Hãy xem xét, phân tích để ước chừng và điều chỉnh về thời gian, cách thức thực hiện trong từng bối cảnh khác nhau để tăng thêm tính khả thi cho kế hoạch.
Hướng dẫn lập kế hoạch khi phân chia nhiệm vụ
Sau khi đã biết rõ những việc cần làm và cách thức thực hiện thì đây là lúc để bạn phân chia nguồn lực nhân sự. Để làm được việc này, bạn cần phải nắm bắt rõ số lượng nhân sự có trong tổ chức và đặc tính công việc của từng bộ phận.
Chỉ khi bạn hiểu rõ về nhân sự của công ty, doanh nghiệp, bạn mới có thể phân chia nhiệm vụ hợp lý cho họ. Điều này sẽ đảm bảo công việc được giao cho đúng đối tượng, đúng bộ phận nhằm tiết kiệm được thời gian.
Chuẩn bị những phương án dự phòng
Rủi ro xảy ra trong quá trình thực thi kế hoạch là chuyện không ai mong muốn. Vì thế, để phòng tránh được những trường hợp xấu có thể gây ảnh hưởng đến tiến độ công việc, bạn cần phải đưa ra những phương án dự phòng.
Ngoài ra, việc ứng biến linh hoạt trong thời điểm xấu cũng là một điều cần thiết. Bởi trong lúc thực hiện, những yếu tố khách quan bên ngoài có thể khiến cho kế hoạch chệch khỏi hướng đi được dự tính ban đầu. Bạn không nhất thiết phải chăm chăm đi theo kế hoạch đã định trước, hãy thay đổi, linh hoạt trong lúc làm việc để ứng biến kịp thời với từng trường hợp.
Hướng dẫn lập kế hoạch kiểm tra tính khả thi của dự án
Cứ sau một tuần làm việc, bạn cần dành ra một ít thời gian để xem xét lại liệu rằng dự án có đang thực hiện đúng hướng. Ngoài ra, bạn cũng nên đánh giá, nhìn nhận lại năng lực của bản thân.
Công cụ hướng dẫn lập kế hoạch công việc hiệu quả Workplus
Sử dụng phần mềm lập kế hoạch cũng là một cách vô cùng hữu dụng hiện nay. Và Workplus đang là phần mềm được nhiều ngưới tin dùng nhất trong thời gian gần đây. Ứng dụng được trang bị nhiều tính năng nhằm hỗ trợ người dùng trong việc tạo lập kế hoạch và quản lý công việc.
Hơn nữa, Workplus còn là một nền tảng làm việc trực tuyến, cho phép bạn được kết nối và phối hợp cùng với những thành viên khác một cách dễ dàng. Giờ đây, việc họp hội, phân công nhiệm vụ và theo dõi tiến độ sẽ trở nên thuận tiện hơn cho người quản lý lẫn nhân viên.
Để biết thêm nhiều thông tin khác về phần mềm Workplus, bạn hãy liên hệ đến số điện thoại . Hoặc nhắn tin vào kênh Live chat của phần mềm để được phía nhân viên của Workplus tư vấn, hỗ trợ.
Tổng kết
Trên đây là những hướng dẫn lập kế hoạch công việc hiệu quả mà bạn nên tham khảo. Nếu bạn thành thạo những kỹ năng trên thì việc lập kế hoạch chẳng còn gì khó khăn nữa. Ngoài ra, bạn cũng có thể nhờ đến sự trợ giúp của các phần mềm hiện đại như Workplus.
Workplus là phần mềm tạo lập kế hoạch hiệu quả, phù hợp với mọi đối tượng người dùng.
Có. Phần mềm đã có phiên bản ứng dụng di động trên cửa hàng App Store. Bạn hãy vào App Store để tải xuống hoặc nhấp vào đường link tải trong website của phần mềm nhé.
Phần mềm quản lý công việc Workplus
