Quản lý thời gian như thế nào mới thật sử hiệu quả. Bạn đã bao giờ nghe đến ma trận quản lý thời gian Eisenhower chưa? Đây là một phương pháp hữu hiệu được rất nhiều người áp dụng, đặc biệt là những người thành đạt.
Việc quản lý thời gian hiệu quả chính là chìa khóa dẫn đến thành công. Vì thế, bạn hãy tìm hiểu về ma trận này và áp dụng nó vào đời sống của mình để quản lý công việc hiểu quả nhé.
Ma trận quản lý thời gian Eisenhower là gì?
Là một phương pháp quản lý thời gian do Eisenhower sáng tạo. Các công việc sẽ được chia thành 4 nhóm, dựa trên mức độ khẩn cấp và quan trọng của nó.
Ma trận này rất phù hợp với những người có nhiều công việc cần hoàn thành gấp, đúng thời hạn. Khi áp dụng nó, bạn sẽ không bị rối rắm, lạc lối trong khối lượng công việc khổng lồ mà không biết bắt đầu từ đâu. Thay vào đó, bạn sẽ dễ dàng phân loại và tập trung toàn lực vào những việc cần thiết.
Tại sao ta nên sử dụng ma trận quản lý thời gian Eisenhower?
Hiện nay, ai ai cũng bận rộn với những công việc hằng ngày. Quá nhiều việc cần phải hoàn thành khiến cho bạn bị rối loạn. Kéo theo đó là cảm giác lạc lối, chán chường, mất động lực làm việc.
Do đó, sự trợ giúp của phương pháp quản lý thời gian sẽ giúp bạn tìm được lối đi đúng đắn. Mỗi khi làm bất cứ việc gì, ta sẽ luôn phải đặt câu hỏi về tính chất và mức độ quan trọng của việc đó. Việc nào có thể dời lại sau, việc nào cần phải ưu tiên hoàn thành trước.
Nhờ đó, bạn có thể tìm thấy được động lực làm việc. Bạn sẽ đẩy nhanh tiến độ hoàn thành công việc bằng phương pháp quản lý thời gian. Việc sử dụng thời gian đúng đắn, hiệu quả cũng sẽ đem lại cho bạn những giá trị tốt đẹp trong cuộc sống.
Cách phân loại mức độ của các công việc
Ma trận quản lý thời gian Eisenhower tập trung vào việc sắp xếp thứ tự ưu tiên của các công việc. Nhờ vậy, mọi người sẽ quyết định được việc nào cần hoàn thành trước, việc nào có thể dời lại sau.
Khi sử dụng ma trận này, người dùng cần phải phân biệt rõ được hai tiêu chí chính của ma trận là quan trọng và khẩn cấp. Những việc quan trọng có thể sẽ ảnh hưởng đến tương lai của chúng ta. Còn việc khẩn cấp sẽ là những thứ mà ta cần phải thực hiện trong thời gian ngắn hạn. Việc khẩn cấp không chỉ ảnh hưởng đến bản thân người dùng ma trận mà còn có thể ảnh hưởng đến những người khác.
Căn cứ vào hai tiêu chí trên, bạn có thể phân thanh các nhóm công việc sau:
=> Nên dùng phần mềm quản lý công việc văn phòng nào tốt
Việc khẩn cấp và quan trọng
Nhóm việc khẩn cấp và quan trọng là nhóm cần được ưu tiên hàng đầu. Thông thường, nhóm việc này sẽ chiếm khoản 15-20% thời gian của bạn để hoàn thành. Dựa vào các dấu hiệu sau đây, bạn có thể xếp các công việc vào nhóm việc này:
- Việc xảy ra không lường trước được, gây ra các khủng hoảng.
- Công việc sắp đến hạn, không thể kéo dài thêm.
- Công việc đã gần như hoàn thành, chỉ còn sót lại vài việc nhỏ.
Việc quan trọng nhưng không khẩn cấp
Nhóm công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp là nhóm việc có cần được ưu tiên thứ hai. Ngoài ra, nhóm việc này cũng sẽ đòi hỏi bạn phải đầu tư nhiều thời gian và công sức hơn so với 3 nhóm còn lại.
Những việc thuộc nhóm này sẽ cần bạn dành ra từ 60-65% thời gian. Độ dài thời hạn của công việc sẽ quyết định độ quan trọng của nó. Công việc nào cần thời gian hoàn thành lâu hơn thì sẽ có mức độ quan trọng cao hơn. Cần phải có quy trình làm việc rõ ràng!
Trong trường hợp bạn đang tiến hành những việc thuộc nhóm khẩn cấp nhưng không quan trọng, thì đột nhiên có công việc thuộc nhóm khẩn cấp và quan trọng xuất hiện. Bạn hãy tạm gác lại công việc đang dang dở để ưu tiên hoàn thành những việc khẩn cấp, quan trọng. Sau khi hoàn tất, bạn có thể quay lại và tiếp tục những thứ đang bỏ dở và đừng nên trì hoãn nó nhé.
Việc khẩn cấp nhưng không quan trọng
Nhóm việc khẩn cấp nhưng không quan trọng sẽ chiếm của bạn từ 10-15% thời gian. Các công việc thuộc nhóm này đòi hỏi bạn phải nhanh chóng thực hiện trong thời gian sớm nhất. Để có thể sắp xếp việc vào nhóm này, công việc đó cần có những dấu hiệu sau:
- Việc do người khác phân công, ủy quyền.
- Các công việc phát sinh từ những việc khác.
- Trả lời email, những cuộc họp hay những cuộc trao đổi ngắn.
Việc không khẩn cấp và không quan trọng
Nhóm cuối cùng trong ma trận quản lý thời gian chính là nhóm việc không khẩn cấp và không quan trọng. Vì thế, bạn không nên để nhóm việc này chiếm dụng quá nhiều thời gian trong ngày. Phần trăm thời gian mà bạn nên dành ra cho những việc không khẩn cấp và không quan trọng chỉ vào khoảng 5%.
Vậy những việc nào có thể được xếp vào nhóm việc không quan trọng và không khẩn cấp đây. Bạn hãy xem qua những ví dụ sau nhé:
- Đi chơi cùng bạn bè.
- Các hoạt động giải trí như xem phim, chơi điện tử,…
- Những việc phát sinh bất chợt, ngẫu hứng, không mục đích.
Hướng dẫn sử dụng ma trận quản lý thời gian Eisenhower đúng cách
Để có thể áp dụng ma trận Eisenhower hiệu quả, bạn nên thực hiện theo các bước mà Workplus hướng dẫn sau đây. Quá trình sử dụng ma trận sẽ gồm có tổng cộng 3 bước:
- Bước 1: Ghi chú đẩy đủ tất cả những công việc cần thực hiện, không được bỏ sót bất kỳ việc nào.
- Bước 2: Suy xét về tính chất và mức độ khẩn cấp, quan trọng của từng công việc. Sau đó xếp nó vào các nhóm việc mà chúng tôi đã đề cập ở phần trước.
- Bước 3: Bắt tay vào thực hiện từng công việc dựa theo mức độ ưu tiên của từng nhóm việc.
Các lưu ý khi lập ma trận quản trị thời gian
Để tránh những sai sót khi lập ma trận khiến bạn tốn thêm nhiều thời gian, bạn cần phải lưu ý những điều sau đây:
- Tối ưu hóa công việc: Liệt kê những việc cần thiết, ưu tiên đưa vào ma trận thời gian. Loại bỏ những việc dư thừa, không cần thiết.
- Phân biệt được tính chất của quan trọng và khẩn cấp: Trước khi lập ma trận, bạn cần phải hiểu rõ về sự khác nhau giữa khẩn cấp và quan trọng. Nhờ đó, bạn sẽ hiểu rõ hơn về hai khái niệm này để dễ dàng phân việc vào các nhóm việc.
- Đưa ra mục tiêu rõ ràng: Mọi thứ chúng ta làm đều phải có mục đích. Việc lập ma trận cũng không ngoại lệ. Ma trận quản trị thời gian mà bạn dày công sắp xếp sẽ trở nên vô ích nếu không có mục tiêu rõ ràng. Vì thế, việc xác định rõ được hướng đi, mục tiêu có thể giúp bạn thúc đẩy năng suất làm việc.
Tổng kết
Ma trận quản lý thời gian Eisenhower chính là phương pháp sắp xếp thời gian hiệu quả. Điều này đã được nhiều doanh nhân kiểm chứng. Nếu muốn áp dụng ma trận thời gian vào quản lý công việc, bạn có thể sử dụng phần mềm Workplus. Trong trường hợp bạn có bất kỳ thắc mắc gì về phần mềm quản lý công việc, bạn hãy liên hệ đến số hotline 0918006181 để được tư vấn.
Các câu hỏi thường gặp:
Ma trận quản lý thời gian Eisenhower có thật sự hiệu quả?
Ma trận Eisenhower đã được nhiều người nhận xét là rất hữu dụng. Những người doanh nhân thành đạt cũng thường xuyên ứng dụng phương pháp này vào công việc của họ.
Giữa việc quan trọng nhưng không khẩn cấp và việc khẩn cấp nhưng không quan trọng thì cái nào nên được ưu tiên hơn?
Bạn nên ưu tiên việc quan trọng nhưng không khẩn cấp hơn. Vì nhóm việc này sẽ bao gồm những công việc dài hạn, có ảnh hưởng lâu dài đến tương lai của bạn.
