Mẫu báo cáo bán hàng là gì? Cách lập mẫu báo cáo bán hàng nhanh chóng

Sử dụng báo cáo bán hàng hàng ngày, hàng tuần và hàng tháng với nhóm của bạn có thể là hành động hiệu quả nhất mà bạn có thể thực hiện để tăng hiệu suất của nhóm và tạo ra kết quả bán hàng hiệu quả. Các mẫu báo cáo bán hàng cung cấp cho các nhà quản lý và đại diện bán hàng cái nhìn tổng quan chi tiết về tất cả các quy trình bán hàng có liên quan, nhằm tối ưu hóa hiệu suất và đảm bảo tăng trưởng kinh doanh lành mạnh.

Báo cáo bán hàng là gì?

Báo cáo bán hàng là một công cụ phân tích cung cấp thông tin chi tiết về hiệu suất của các hoạt động bán hàng khác nhau trong một công ty. Được trang bị KPI mạnh mẽ, các nhóm bán hàng sử dụng các báo cáo này để tìm xu hướng và thông tin chi tiết nhằm cải thiện chất lượng sản phẩm và dịch vụ của họ.

Họ đưa ra một bức tranh tổng quan về hoạt động của công ty trong một giai đoạn cụ thể để đánh giá tình hình và xác định quyết định tốt nhất cần đưa ra cũng như loại hành động cần thực hiện. Các báo cáo này giúp tìm kiếm các cơ hội thị trường mới tiềm năng, nơi họ có thể cải thiện kết quả bằng cách sử dụng phần mềm báo cáo bán hàng trực tuyến hiện đại.

Bạn đang quan tâm đến Phần mềm quản lý công việc Workplus Platform. Click vào ảnh để yêu cầu hỗ trợ và được tư vấn miễn phí, Demo trải nghiệm các tính năng chuyên biệt của phần mềm.

Các dạng mẫu báo cáo bán hàng

Định dạng báo cáo bán hàng hàng ngày sẽ theo dõi KPI bán hàng có liên quan hàng ngày: 

• Mẫu báo cáo bán hàng theo ngày: Số lượng cuộc gọi điện thoại hoặc cuộc họp do người đại diện thiết lập hoặc khách hàng tiềm năng được tạo trong ngày. 
• Mẫu báo cáo bán hàng hàng tuần: Có thể theo dõi số lượng giao dịch được chốt bởi nhóm hoặc doanh thu được tạo. 
• Mẫu báo cáo bán hàng theo tháng: Nó sẽ cung cấp bức tranh toàn cảnh hơn về hoạt động của từng đại diện bán hàng hoặc toàn bộ nhóm. 

Kết hợp tất cả các mẫu báo cáo lại với nhau trên bảng điều khiển bán hàng sẽ cho phép bạn tự động hóa dữ liệu của mình và tập trung vào các nhiệm vụ, lấy con người làm trung tâm mà không cần tính toán thủ công tốn thời gian và xuất lặp đi lặp lại.

Xem thêm: Bảng tiến độ thi công là gì? Các phương pháp lập lịch trình xây dựng

Cách lập mẫu báo cáo bán hàng

Để có thể tạo mẫu báo cáo bán hàng hàng ngày, tuần, tháng,.. chúng ta có thể thực hiện theo quy trình sau:

1. Xác định mục đích

Bước đầu tiên trong việc tạo một báo cáo là biết mục đích của nó, tức là tại sao nó lại cần thiết ngay từ đầu. Điều quan trọng là phải hiểu lý do tại sao bạn tạo nó và ai sẽ sử dụng nó, vì điều này sẽ giúp bạn xác định những số liệu bán hàng cần đưa vào.

Một số mục đích phổ biến bao gồm:

Trình bày số liệu kinh doanh cho nhóm quản lý bán hàng

Một trong những mục đích phổ biến nhất của việc tạo báo cáo bán hàng, là thể hiện xu hướng tăng trưởng của doanh nghiệp cho những người ra quyết định. Vì họ có tiếng nói về việc phê duyệt ngân sách và các hoạt động khác nhau, chẳng hạn như đầu tư trong các chiến dịch tiếp thị và thuê thêm người.

Xác định xu hướng bán hàng trong ngành

Một lý do khác để tạo các báo cáo này là để hiểu toàn bộ ngành kinh doanh của bạn và xem cách bạn có thể cải thiện sản phẩm/ dịch vụ của mình so với đối thủ cạnh tranh.

Hiểu hoạt động của nhóm của bạn

Một số báo cáo được tạo để hiểu mức độ hoạt động của các đại lý bán hàng của bạn, chẳng hạn như các cuộc gọi điện thoại được thực hiện và các đề xuất được gửi. Dữ liệu từ dữ liệu này có thể được sử dụng để hỗ trợ các yêu cầu tuyển dụng hoặc hiểu khối lượng công việc của nhóm bạn.

Bảng xếp hạng đại diện bán hàng

Bạn cũng có thể sử dụng báo cáo bán hàng để cho nhóm của mình thấy họ đang hoạt động như thế nào so với các thành viên khác trong nhóm. Bảng xếp hạng thường được sử dụng khi hoa hồng dựa trên hiệu suất thúc đẩy họ đạt được mục tiêu và hoạt động tốt hơn.

2. Xác định đối tượng của báo cáo bán hàng của bạn

Khi bạn đã thiết lập mục đích, hãy xác định ai sẽ sử dụng chúng. Chẳng hạn, người quản lý bán hàng tập trung vào các hoạt động bán hàng thường muốn có báo cáo cuộc gọi, hiển thị số lượng cuộc gọi đã thực hiện và báo cáo quy trình bán hàng hiển thị các giao dịch.

3. Liệt kê các hoạt động bán hàng mà bạn muốn đo lường

Vì các loại báo cáo này được xây dựng trên dữ liệu bán hàng, hãy đảm bảo rằng báo cáo này được thiết lập sớm. Điều này rất quan trọng vì bạn sẽ không thể tạo bất kỳ báo cáo nào nếu không theo dõi dữ liệu bán hàng của mình. 

4. Thiết lập phạm vi mẫu báo cáo bán hàng của bạn

Sau khi xác định các hoạt động bán hàng mà bạn muốn đo lường, bước tiếp theo là thiết lập các số liệu và mục bạn sẽ sử dụng trong báo cáo của mình. Xem xét khoảng thời gian báo cáo của bạn đề cập, dòng sản phẩm và các thành viên trong nhóm bán hàng. Thông tin này sẽ hỗ trợ mục đích của báo cáo bán hàng mà bạn đã xác định ở bước một và đối tượng ở bước hai.

Chẳng hạn, nếu bạn muốn vạch ra mục tiêu tăng trưởng thực tế trong hai đến ba năm tới, thì việc chỉ nhìn vào hiệu quả kinh doanh của bạn trong 12 tháng qua là chưa đủ. Thay vào đó, hãy chú ý đến mức tăng trưởng hàng năm (YoY) của bạn trong ba đến năm năm qua. 

Nếu bạn muốn dự báo doanh số bán hàng thực tế trong 12 tháng tới, hãy xem doanh thu trung bình do đại diện bán hàng của bạn mang lại trong năm qua, cũng như các xu hướng theo mùa như mùa cao điểm và thấp điểm.

5. Bao gồm các kế hoạch & hạn ngạch bán hàng

Nếu hợp lý, hãy đưa thông tin từ kế hoạch bán hàng và các chỉ số hiệu suất chính (KPI), chẳng hạn như hạn ngạch bán hàng vào báo cáo bán hàng của bạn. Bạn có thể làm điều này bằng cách hiển thị doanh số bán hàng thực tế so với mục tiêu doanh số bán hàng. 

Nhiều giám đốc bán hàng phải giải thích cho chủ doanh nghiệp hoặc giám đốc điều hành công ty tại sao có sự khác biệt đáng kể so với hạn ngạch. Bao gồm thông tin này, cùng với lời giải thích, giúp họ đưa ra các quyết định kinh doanh quan trọng.

Xem thêm: Phần mềm quản lý công việc miễn phí

6. Chọn định dạng mẫu báo cáo bán hàng phù hợp

Sau khi bạn hiểu mục đích, phạm vi và đối tượng của báo cáo, hãy quyết định cách thông tin sẽ được hiển thị. Chẳng hạn, bảng xếp hạng hiển thị doanh thu và số lượng giao dịch đã đóng có thể được hiển thị tốt nhất bằng biểu đồ thanh ngang cho từng nhân viên bán hàng. Trong khi đó, một báo cáo tổng hợp sản phẩm có thể được tổ chức tốt hơn bằng cách sử dụng các biểu đồ hình tròn thể hiện tỷ lệ phần trăm doanh thu với các giải thích bằng văn bản về so sánh giữa các quý.

7. Phân tích & giải thích báo cáo bán hàng của bạn

Cuối cùng, kiểm tra dữ liệu trong các báo cáo của bạn bằng cách đưa vào phân tích và đánh giá các phát hiện. Hãy nhớ rằng mặc dù dữ liệu không nói dối, nhưng có thể có các yếu tố góp phần giải thích tại sao dữ liệu lại xuất hiện như vậy.

Tổng kết

Mẫu báo cáo bán hàng là một cách thể hiện được số liệu thực tế mà cửa hàng, doanh nghiệp của bạn đang bán ra sản lượng của mình cho khách hàng. Bên cạnh đó, bạn còn có thể theo dõi đơn hàng, nhập – xuất hàng, hàng tồn kho, khách hàng, đội nhóm,… Theo dõi Workplus để xem thêm nhiều bài viết về quản trị bán hàng khác bạn nhé.