Khi nói đến sự thành công của một doanh nghiệp nhỏ, một trong những điều bạn nên ưu tiên là đảm bảo có một hệ thống quản lý kế toán tốt hơn. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu về thuật ngữ “hệ thống quản lý kế toán” và “phần mềm quản lý kế toán”. Chúng ta cũng sẽ biết tại sao nó lại quan trọng đối với các doanh nghiệp nhỏ và bạn có thể sử dụng công cụ nào.
Bạn đang quan tâm đến Phần mềm quản lý công việc Workplus Platform. Click vào ảnh để yêu cầu hỗ trợ và được tư vấn miễn phí, Demo trải nghiệm các tính năng chuyên biệt của phần mềm.
Phần mềm quản lý kế toán là gì?
Hệ thống quản lý kế toán hoặc phần mềm quản lý kế toán giúp doanh nghiệp theo dõi tất cả các khoản thu nhập, chi phí và mọi giao dịch tài chính khác. Nó cũng giúp các chủ doanh nghiệp có được dữ liệu mà họ cần để đưa ra các quyết định kinh doanh.
Hệ thống quản lý kế toán chủ yếu giúp bạn hợp lý hóa 4 điều quan trọng, đó là:
- Sổ cái chung
- Các khoản phải thu (AR)
- Các khoản phải trả (AP)
- Quản lý ngân hàng và tiền mặt
Ở phần sau của bài viết này, chúng ta sẽ nói về tất cả những phần này của quản lý kế toán. Chúng tôi cũng sẽ cho bạn biết làm thế nào một hệ thống quản lý kế toán hoặc ứng dụng quản lý kế toán có thể giúp bạn quản lý chúng một cách dễ dàng.
Phần mềm quản lý kế toán là gì?
Phần mềm kế toán là một ứng dụng cơ bản cho phép một tổ chức ghi lại dòng tiền để xem xét và kiểm toán nội bộ và bên ngoài. Đây là công cụ chính để đánh giá tình hình tài chính của một tổ chức và để đáp ứng việc tuân thủ pháp luật thông qua các công cụ như sổ cái chung, tài khoản phải trả và phải thu, đơn đặt hàng, quản lý kho và thanh toán.
Phần mềm kế toán tốt là điều bắt buộc đối với các doanh nhân muốn điều hành doanh nghiệp của họ đi đến thành công. Nó không chỉ có khả năng trình bày tóm tắt nhanh chóng, hoặc trình bày chi tiết về lãi và lỗ, cùng với các giao dịch tài chính khác của bạn. Nó cũng sẽ giúp bạn đáp ứng các yêu cầu pháp lý của khu vực hoặc quốc gia cụ thể nơi doanh nghiệp của bạn đang hoạt động.
Bên cạnh việc giải quyết các vấn đề pháp lý đang phát triển, sự lựa chọn phần mềm kế toán của bạn sẽ cho phép bạn tự động hóa các nhiệm vụ kế toán sử dụng nhiều lao động, đẩy nhanh quá trình chuẩn bị thuế và giảm rủi ro do lỗi của con người tại nơi làm việc.
Xem thêm: Phần mềm quản lý công việc tiếng việt Facework có lợi ích gì?
Đặc điểm của phần mềm quản lý kế toán
Có bốn phần chính của kế toán mà một hệ thống quản lý kế toán sẽ giúp bạn. Bây giờ chúng ta hãy làm quen với tất cả chúng.
Sổ cái
Sổ cái chung là sổ ghi chép chứa tất cả các chi tiết giao dịch của một công ty. Chúng giúp bạn lấy dữ liệu của mọi giao dịch ghi nợ và tín dụng. Những dữ liệu này bao gồm ngày tháng, mô tả, số lượng và các thông tin quan trọng khác.
Ngay cả khi bạn điều hành một doanh nghiệp nhỏ, việc thu thập, nhập và tính toán những dữ liệu này theo cách thủ công có thể mất rất nhiều thời gian và công sức. Tuy nhiên, một hệ thống quản lý tài khoản có thể giúp duy trì một sổ cái chung khá dễ dàng.
Các khoản phải thu (AR)
Các khoản phải thu là một tài khoản lưu trữ dữ liệu của tất cả các khoản tiền mà bên thứ ba nợ bạn. Các bên thứ ba này có thể là khách hàng, chi nhánh kinh doanh và thậm chí cả ngân hàng.
Một doanh nghiệp có rất nhiều khoản phải thu cần theo dõi hàng ngày. Những dữ liệu này cũng có thể được duy trì hiệu quả bằng cách sử dụng phần mềm quản lý tài khoản phù hợp.
Các khoản phải trả (AP)
Các khoản phải trả, còn được gọi là AP ở dạng ngắn gọn là số tiền bạn nợ các doanh nghiệp, khách hàng hoặc ngân hàng khác. Quản lý các khoản phải trả là một công việc hết sức cần thiết đối với kế toán. Nhưng công việc lặp đi lặp lại và tốn thời gian này cũng có thể được xử lý bằng phần mềm quản lý kế toán trên máy tính.
Quản lý ngân hàng và tiền mặt
Mỗi doanh nghiệp phải đối phó với nhiều giao dịch qua ngân hàng hoặc tiền mặt. Hãy tưởng tượng việc quản lý tất cả các giao dịch này chỉ bằng bút và giấy sẽ như thế nào? Đó là khối lượng công việc mà một kế toán viên phải làm nếu việc này được thực hiện theo phương pháp thủ công.
Chà, cách dễ dàng hơn là triển khai một hệ thống quản lý tài khoản để đơn giản hóa và giảm thời gian cần thiết để lưu trữ và quản lý tất cả các giao dịch.
Tầm quan trọng của phần mềm quản lý kế toán đối với các doanh nghiệp nhỏ
Không khó để đoán rằng rất nhiều doanh nghiệp nhỏ thất bại vì quản lý tiền kém. Khi bạn có một hệ thống quản lý kế toán, bạn có thể dễ dàng quản lý và theo dõi các giao dịch đang được thực hiện như thế nào.
Hơn nữa, một doanh nghiệp nhỏ thường có ít nhân viên hơn và tỷ suất lợi nhuận thấp. Hầu hết thời gian, điều này có nghĩa là họ không đủ khả năng để có một đội ngũ kế toán. Tuy nhiên, với sự trợ giúp của hệ thống quản lý tài khoản, bạn có thể dễ dàng thực hiện công việc của bốn hoặc năm người chỉ với một nhân viên kế toán.
Định nghĩa về một hệ thống quản lý kế toán khá đơn giản và dễ hiểu. Tuy nhiên, như bạn có thể thấy, tầm quan trọng và tác động của một hệ thống quản lý kế toán là rất sâu rộng.
Một số lượng lớn các giao dịch buộc các doanh nghiệp lớn phải sử dụng hệ thống quản lý kế toán. Đối với các doanh nghiệp nhỏ, điều này là cần thiết vì họ có ít vốn và nhân lực hơn. Mặc dù đối với loại hình kinh doanh thứ hai, hệ thống quản lý kế toán cũng phải là một hệ thống có giá cả phải chăng.
Tổng kết
Phần mềm quản lý kế toán thường bị hiểu sai và cho rằng chỉ cần thiết cho các doanh nghiệp lớn với nhiều giao dịch hơn. Nhưng thực tế là, nó cũng quan trọng không kém đối với các doanh nghiệp nhỏ nếu không muốn nói là một phương pháp tối ưu cho dòng tiền của bạn. Xem thêm các bài viết khác của Workplus để cập nhật kiến thức quản lý công việc hữu ích bạn nhé.
Bạn có thể cập nhật, theo dõi thu chi, dòng tiền ra vào của công ty dễ dàng.
Có thể.
