[Mẫu] Lập kế hoạch quản lý nhân sự từ xa bằng phần mềm quản lý công việc

Giới thiệu chung

Việc quản lý nhân sự giờ đây đã trở nên dễ dàng hơn rất nhiều khi bạn đã có thể làm việc từ xa. Điều này giúp cho công việc luôn được quản lý ổn định dù ở bất cứ đâu nhưng lại vừa tiết kiệm thời gian, tiền bạc. Cách thức làm việc này đang càng trở thành xu hướng trên thị trường và nhiều người đã chọn đây là cách làm chủ động cho doanh nghiệp của họ. Tuy nhiên, để công việc được hoàn thành một cách tốt nhất, trước tiên chúng ta cần phải lập kế hoạch quản lý nhân sự từ xa.

Việc này sẽ đảm bảo cho công việc được đi đúng hướng và đạt được kết quả tối ưu nhất. Do đó, bạn hãy cùng Workplus Platform tìm hiểu thêm về cách lập một bản kế hoạch quản lý từ xa nhé.

Bạn có thể tham khảo: [Mẫu] KPI bán hàng bằng phần mềm quản lý công việc

Tại sao nên lập kế hoạch quản lý nhân sự từ xa bằng phần mềm quản lý công việc?

Từ khi việc áp dụng công nghệ làm việc từ xa, mọi người đã dần nhận ra lợi ích mà nó mang lại. Do đó mà việc quản lý công việc, nhân sự từ xa cũng dần trở thành trào lưu trong cách làm việc của nhiều doanh nghiệp. Nó giúp cho công việc được giám sát một cách dễ dàng hơn bởi hệ thống cũng như tiết kiệm được khá nhiều thời gian, thuận tiện hơn so với cách làm việc truyền thống.

Để có thể quản lý từ xa một cách tốt nhất, trước tiên chúng ta cần phải lên kế hoạch quản lý nhân sự từ xa. Việc này chính là nền tảng cũng như là cơ sở để tạo nên thành công trong công việc bất kỳ trong cuộc sống. Lập kế hoạch sẽ giúp bạn hình dung ra được các công việc cần phải làm, dự đoán trước được những rủi ro và kết quả đạt được sẽ như thế nào.

Tuy nhiên, làm việc từ xa chủ yếu dựa vào công nghệ là chính, đồng nghĩa với điều đó chính là lượng thông tin lưu trữ cần được quản lý cũng tăng lên. Nếu như chỉ dựa vào sổ sách, chắc chắn bạn sẽ có cho mình một kho hồ sơ khổng lồ trong thời gian ngắn.

Do đó mà phần mềm quản lý công việc Workplus ra đời như một sáng kiến giúp cho việc quản lý trở nên dễ dàng hơn chỉ thông qua vài thao tác đơn giản. Phần mềm có thể lưu trữ lượng lớn thông tin, sắp xếp chúng, Giúp cho công việc được đẩy nhanh tiến độ, đảm bảo được độ chính xác của thông tin khi cần tra cứu.

Lập kế hoạch quản lý nhân sự từ xa gồm những gì?

Chắc chắn rằng việc tạo kế hoạch quản lý nhân sự từ xa sẽ phức tạp hơn rất nhiều so với cách quản lý trực tiếp truyền thống. Bạn sẽ có nhiều vấn đề hơn cần phải giải quyết vì không thể có mặt kịp thời để ứng biến khi có sự cố xảy ra. 

Bạn đang quan tâm đến Phần mềm quản lý công việc Workplus Platform. Click vào ảnh để yêu cầu hỗ trợ và được tư vấn miễn phí, Demo trải nghiệm các tính năng chuyên biệt của phần mềm.

Do đó đòi hỏi người lập kế hoạch phải có kinh nghiệm và biết cách để lập nên một bản kế hoạch hoàn chỉnh. Hiểu được tầm quan trọng của kế hoạch nhưng một số người vẫn còn khá mơ hồ về khái niệm này. Cùng Workplus Platform tìm hiểu thêm về các bước để tạo nên một bản kế hoạch chuẩn chỉnh nhất nhé.

Phân việc cho từng bộ phận

Trước khi bước vào xây dựng kế hoạch, bạn cần phải xác định được công việc mà mình cần hoàn thành như thế nào. Việc quản lý nhân sự từ xa cần phải có những yếu tố nào, ví dụ như: Giữ cho công việc được hoạt động ổn định, đảm bảo được nhân viên hoàn thành đúng công việc được giao trong thời gian quy định,..

Bước đầu khá quan trọng bởi vì nếu ngay từ đầu bạn đã xác định sai mục tiêu của mình. Dẫn đến bản kế hoạch đề ra cũng bị sai hướng, kết quả cuối cùng sẽ bị lệch so với mục tiêu ban đầu. Do đó hãy tận dụng những kỹ năng của mình cùng với một vài người khác để có cái nhìn chính xác nhất về việc xác định mục tiêu cho kế hoạch.

Sau khi đã có được cho mình mục tiêu, hãy xác định xem sẽ có những công việc nào trong kế hoạch để giúp đạt được mục tiêu. Bạn hãy tạo ra nhiều giả định khác nhau, công việc khác nhau, sau đó từ từ chọn lựa các phương án thích hợp và tạo thành một bản kế hoạch công việc cần thực hiện hoàn chỉnh. 

Bước tiếp theo vô cùng quan trọng, đánh dấu sự thành bại của kế hoạch, đó là lựa mặt gửi vàng, phân công công việc cho đúng nhân sự. Công việc sẽ không được hoàn thành đúng hoặc thậm chí là làm sai nếu như bạn giao công việc cho sai người. Ví dụ như: Bạn không thể giao quyền kiểm định cho một nhân viên mới thực tập được, điều này thật sự quá sức với anh ta,…

Các dự án đang thực hiện

Sau khi đã phân chia công việc hợp lý, tiếp theo bạn cần phải lên các dự án đang thực hiện. Việc này giúp bạn lên được danh sách các dự án đang và cần phải thực hiện, từ đó mới có thể giao cho nhân sự, họ sẽ dễ hình dung hơn công việc của mình cần phải làm gì.

Do đó công việc quản lý nhân sự cũng trở nên nhẹ nhàng hơn, bạn không cần phải chỉ từng người rằng công việc của họ là gì nữa. 

Bạn có thể lựa chọn ra nhiều phương án kết hợp chung với nhau, vì sao ư? Hãy chú ý, một số dự án sẽ có các công đoạn hoàn thành tương tự nhau, do đó bạn có thể gộp chung lại và hoàn thành chung với nhau. Điều này giúp cho công việc được hoàn thành sớm hơn dự định. Tuy nhiên nhược điểm là nhân sự sẽ có áp lực công việc nhiều hơn, do đó hãy cân nhắc trong việc kết hợp các dự án khác nhau.

Trong suốt quá trình hoạt động, bạn có thể điều chỉnh kế hoạch dự án làm sao cho hợp lý. Bởi vì sự thật phũ phàng rằng, lý thuyết và thực hành là 2 hình thức khác biệt nhau rõ ràng. Bạn không thể tránh khỏi những sự cố ngoài ý muốn có thể diễn ra bất cứ lúc nào trong quá trình làm việc. Do đó hãy sửa đổi kế hoạch, luôn luôn quan sát thực tế để có cho mình những điều chỉnh, những nước đi hiệu quả. Đôi khi trong quá trình làm việc, bạn không thể nhìn ra được các điều chỉnh hiệu quả hơn, nhưng ở khâu chỉnh sửa thì lại phát hiện ra chúng.

Xây dựng KPI cho nhân sự

Hãy đặt ra các định mức, KPI cho nhân sự của mình, việc này giúp bạn đảm bảo được rằng nhân sự của mình có thể hoàn thành được mục tiêu đúng hạn mức. Từ đó việc quản lý nhân sự từ xa cũng trở nên hiệu quả hơn rất nhiều.

Ngoài ra, khi KPI đã đạt chỉ tiêu, hãy có những quyền lợi được coi là phần thưởng dành cho đội ngũ làm việc. Đây là một hình thức không thể thiếu trong việc quản lý nhân sự mà một người quản lý tốt không thể thiếu.

Phạm vi áp dụng lập kế hoạch quản lý nhân sự từ xa cho đối tượng nào?

Theo như cách lên kế hoạch quản lý nhân sự từ xa trên có thể áp dụng cho bất kỳ người quản lý nhân sự nào. Bạn có thể chủ động điều chỉnh thêm hoặc bớt đi một vài công đoạn không cần thiết trong quá trình thiết lập kế hoạch. 

Cách lập kế hoạch quản lý nhân sự từ xa trên phần mềm quản lý công việc Workplus

Với những chủ doanh nghiệp hay đi công tác xa, thì việc quản lý nhân sự thông qua một phần mềm quản lý công việc là vô cùng cần thiết. Sau đây là các bước lập kế hoạch trên Workplus:

Bước 1: Đăng nhập vào app https://app.workplus.vn/.

Bước 2: Tại task Làm việc -> Nhấp vào dấu + tại Nhóm làm việc và chọn Thêm nhóm.

Bước 3: Tại đây, bạn điền tên nhóm làm việc của mình vào.

Bước 4: Lập chi tiết các công việc cần phân công cho bộ phận nhân sự của bạn như sau:

Bước 5: Hãy gán cho công việc đó một trạng thái để bạn theo dõi công việc tốt hơn.

Bước 6: Bạn có thể xem báo cáo tiến độ công việc tại đây:

Cách sử dụng mẫu này trên Workplus:

Bước 1: Vào thư viện mẫu

Bước 2: Chọn mẫu này, chọn Áp dụng mẫu kế hoạch quản lý nhân sự từ xa.

Tổng kết

Vậy là chúng ta đã cùng nhau tìm hiểu về cách lập kế hoạch quản lý nhân sự từ xa. Bạn có thể áp dụng thêm cho mình các phần mềm quản lý công việc như Workplus để việc quản lý nhân sự được chính xác và dễ dàng hơn, đem lại lợi ích cho công việc.

So sánh quản lý công việc trên Email, ứng dụng chát với phần mềm quản lý công việc Workplus