Dòng công việc kinh doanh là một quy trình có thể lặp lại bao gồm một loạt nhiệm vụ thường cần được hoàn thành theo một trình tự cụ thể. Hãy coi đó là công việc trôi chảy từ giai đoạn này sang giai đoạn khác cho đến khi hoàn thành. Workflow rất hữu ích để đảm bảo rằng các quy trình quan trọng luôn được thực hiện đúng cách. Workplus đã tổng hợp thông tin giúp bạn hiểu rõ hơn về quy trình này.
Workflow là gì?
Là một quy trình có thể lặp lại bao gồm một loạt nhiệm vụ thường cần được hoàn thành theo một trình tự cụ thể.
Khái niệm về Workflow có thể bắt nguồn từ Frederick Taylor và Henry Gantt, hai kỹ sư cơ khí vào đầu thế kỷ 20, những người đã tìm cách cải thiện hiệu quả công nghiệp. Công việc của họ dẫn đến các nghiên cứu về thời gian và chuyển động, đo lường thời gian nhân viên cần để hoàn thành một nhiệm vụ hoặc một chuỗi nhiệm vụ. Nhằm tìm cách loại bỏ chuyển động dư thừa hoặc lãng phí, từ đó xác định quy trình mà nhân viên nên tuân theo để thực hiện công việc của họ như một cách hiệu quả nhất có thể.
Ngoài ra, Henry Gantt đã tạo biểu đồ Gantt, một biểu đồ thanh được sử dụng để theo dõi trực quan các nhiệm vụ và mốc quan trọng trong lịch trình dự án. Biểu đồ Gantt đã được sử dụng trong nhiều thập kỷ để quản lý các dự án lớn, bao gồm cả việc xây dựng Đập Hoover và hệ thống Xa lộ Liên tiểu bang.
Khi ngành công nghiệp và sản xuất phát triển, lực lượng lao động cũng vậy. Biểu đồ Gantt đã giúp các nhà quản lý và chủ sở hữu doanh nghiệp tìm ra những cách hợp lý và có phương pháp nhất để hoàn thành công việc. Làm việc với sơ đồ Gantt, các nhà quản lý có thể hiểu và theo dõi:
- Những nhiệm vụ cần thiết để được hoàn thành
- Ai chịu trách nhiệm cho từng nhiệm vụ
- Mất bao lâu để hoàn thành mỗi nhiệm vụ
Hiểu được thông tin này giúp hợp lý hóa các quy trình dễ dàng hơn và đảm bảo rằng, đúng người được giao cho đúng nhiệm vụ và có đủ nguồn lực để hoàn thành nhiệm vụ.
Tại sao bạn cần xây dựng Workflow?
Bạn có thể có một ý tưởng tốt về những gì bạn cần làm để hoàn thành công việc của mình và bạn có thể không muốn bị ràng buộc bởi một quy trình nghiêm ngặt. Điều đó cũng dễ hiểu vì nhìn chung mọi người không thích thay đổi. Mọi người thường bị mắc kẹt trong suy nghĩ rằng những gì họ đang làm là cách tốt nhất. Bởi vì đó là cách họ luôn làm.
Tuy nhiên, bạn nên xem xét việc tạo Workflow cho các quy trình phổ biến được lặp lại thường xuyên vì những lý do sau.
Bạn đang quan tâm đến Phần mềm quản lý công việc Workplus Platform. Click vào ảnh để yêu cầu hỗ trợ và được tư vấn miễn phí, Demo trải nghiệm các tính năng chuyên biệt của phần mềm.
Cải thiện hoạt động kinh doanh
Bằng cách xác định các bước và trình tự cụ thể cần thiết để hoàn thành một nhiệm vụ, bạn có thể cải thiện hoạt động kinh doanh bằng cách đảm bảo rằng công việc được hoàn thành bởi đúng người, theo đúng thứ tự và trong một khung thời gian xác định.
Dòng công việc có thể được thiết kế cho một người hoặc cho một nhóm người có vai trò và sự phân công phụ thuộc lẫn nhau để hoàn thành dự án.
Xem thêm: Phần mềm quản lý công việc hiệu quả nhất hiện nay
Workflow giúp loại bỏ các quy trình và hoạt động dư thừa
Các công ty mới thành lập thường nhỏ và có ít quy trình và hoạt động hơn so với các doanh nghiệp trưởng thành hơn. Việc sử dụng sơ đồ quy trình công việc và cập nhật chúng khi công ty phát triển có thể giúp bạn dễ dàng phát hiện các điểm dư thừa và loại bỏ lãng phí tốt hơn. Thay vì bạn chỉ quan sát và cố gắng theo dõi quy trình công việc bằng mắt thường.
Việc triển khai quản lý quy trình công việc vào các hoạt động hàng ngày của bạn, cho phép bạn xem toàn bộ hoạt động từ đầu đến cuối. Và bạn sẽ dễ dàng hơn trong việc kết hợp các thay đổi để cải thiện quy trình làm việc và loại bỏ các bước, vai trò và hoạt động không cần thiết.
Có thể bạn quan tâm: Phần mềm Kiotviet là gì? Hệ thống quản lý bán hàng giá rẻ
Giảm chi phí hoạt động
Sơ đồ Workflow có thể giúp bạn xác định các phương pháp hay nhất và hợp lý hóa các hoạt động kinh doanh của mình. Khi các quy trình được sắp xếp hợp lý và công việc được hoàn thành nhanh hơn, bạn có thể thấy rằng mình cần ít tài nguyên hơn để hoàn thành công việc.
Điều này có thể làm giảm chi phí của bạn khi lợi nhuận tăng lên. Vì bạn vẫn có thể đáp ứng các mục tiêu và mục đích giống nhau với ít tài nguyên hơn.
Nhanh chóng phản hồi các vấn đề hoặc sự cố
Khi nền kinh tế trở nên toàn cầu hơn và các công ty mở rộng ra ngoài biên giới bản địa, điều quan trọng hơn là phải hiểu quy trình kinh doanh và quy trình công việc, để họ có thể áp dụng phù hợp với thị trường của mình. Nhưng quá trình tạo sơ đồ quy trình công việc vẫn còn rất tẻ nhạt và vẫn còn trên giấy. Nghĩa là quy trình công việc có thể trở nên lỗi thời rất nhanh sau khi xuất bản và triển khai.
Vào những năm 90, phần mềm quản lý quy trình làm việc đã được tạo ra để thay thế các sơ đồ quy trình làm việc trên giấy. bằng các lưu đồ điện tử có thể được lưu trên máy tính và cập nhật bằng một vài cú nhấp chuột. Đến năm 2005, các hệ thống quản lý quy trình làm việc dựa trên phần mềm đã trở nên mạnh mẽ hơn với việc bổ sung các công cụ Mô hình hóa và ký hiệu quy trình nghiệp vụ (BPMN).
Việc di chuyển các tác vụ lập mô hình nghiệp vụ và quy trình làm việc sang các hệ thống dựa trên phần mềm giúp người quản lý dễ dàng thực hiện các thay đổi đối với sơ đồ và phản hồi các thay đổi chỉ bằng một vài cú nhấp chuột.
Workflow giúp tự động hóa quy trình
Dòng công việc của quy trình công việc có thể giúp bạn thấy được những vị trí trong hoạt động của mình có thể được tự động hóa.
Nó giúp bạn biết nơi cần tự động hóa các tác vụ đơn giản, chẳng hạn như gửi các mục công việc từ nhân viên này sang nhân viên tiếp theo, trong một quy trình yêu cầu nhiều người hoàn thành các tác vụ theo một thứ tự cụ thể. Tự động hóa giúp dễ dàng phân tích hoạt động kinh doanh, xem xu hướng, chuẩn bị cho rủi ro và lập kế hoạch mở rộng.
Tổng kết
Lập bản đồ quy trình công việc Workflow không giới hạn ở các vai trò hoặc tổ chức nhất định trong một công ty. Quy trình công việc có thể hữu ích cho bất kỳ bộ phận nào, quan tâm đến việc hoàn thành công việc hiệu quả nhất có thể, bao gồm kỹ thuật, tiếp thị, sản xuất, nhân sự, bán hàng, CNTT và vận hành.
Có thể. Bạn hãy thử tham khảo phần mềm Workplus để lập Workflow cho riêng mình.
Có thể. Mô hình này khá phổ biến và được các doanh nghiệp nhỏ, siêu nhỏ, vừa hay lớn sử dụng rất hữu ích.
