Asana là một công cụ quản lý dự án hoàn hảo, dành cho những người đang tìm kiếm một loại phần mềm có thể theo dõi các nhiệm vụ quan trọng và cần thiết liên quan đến doanh nghiệp của bạn, mà bạn cần hoàn thành trong một khung thời gian nhất định.
Đó là một phần mềm quản lý dự án có thể giúp bạn và nhóm của bạn, trở nên ngăn nắp hơn và chuẩn bị sẵn sàng cho mọi tình huống. Bạn sẽ có thể theo dõi các nhiệm vụ khác nhau, tạo danh sách việc cần làm nâng cao và sắp xếp các công việc. Tóm lại, ứng dụng này có thể thực hiện tất cả các nhiệm vụ cần thiết để điều hành một doanh nghiệp.
Asana là gì?
Ứng dụng tương tự như các phần mềm quản lý dự án và nhiệm vụ khác, cho phép các nhóm tổ chức, cộng tác, lập kế hoạch và thực hiện các nhiệm vụ. Nó hoạt động như một người bạn đồng hành hoàn hảo để vượt qua sự hỗn loạn và đáp ứng thời hạn. Nó là một công cụ cộng tác và quản lý tác vụ dựa trên web, giúp loại bỏ sự lộn xộn của email và tập hợp tất cả các tác vụ lại với nhau.
Các nhóm có thể sử dụng phần mềm này để theo dõi tất cả các nhiệm vụ, cộng tác với các thành viên khác trong nhóm, trao đổi các tệp liên quan, v.v.
Công cụ này được sử dụng rộng rãi bởi nhiều công ty nổi tiếng khác nhau như Deloitte, Airbnb, Pinterest và Dropbox. Asana đang trở thành ứng dụng yêu thích của những người khổng lồ trong ngành, do có nhiều tính năng cộng tác và quản lý dự án. Nó được sử dụng bởi hàng triệu cá nhân ở 195 quốc gia và đang mở rộng trên toàn cầu.
Asana hoạt động như thế nào?
Các cá nhân và nhóm có thể sử dụng ứng dụng để chia nhỏ công việc lớn thành các nhiệm vụ có thể quản lý được. Đó là một công cụ quản lý công việc toàn diện cho phép bạn theo dõi tiến độ của dự án và nhiệm vụ, chia sẻ tệp, nhận xét và ghi chú cũng như theo dõi thời hạn.
Đó là một phương pháp hiện đại để làm việc cùng nhau trong sự hợp tác. Asana, như đã đề cập ở trên, là phần mềm quản lý tác vụ có một số tính năng nhất định như dự án, không gian làm việc, nhiệm vụ và các phần để quản lý dự án và nhiệm vụ liên quan đến một số khách hàng và nhóm.
Phần mềm được thiết kế chủ yếu để các nhóm dành ít thời gian hơn cho việc viết email, họp và làm việc với các nhiệm vụ được giao. Công cụ quản lý dự án giúp người dùng làm việc nhanh hơn và thực hiện các mục tiêu thú vị.
Bạn đang quan tâm đến Phần mềm quản lý công việc Workplus Platform. Click vào ảnh để yêu cầu hỗ trợ và được tư vấn miễn phí, Demo trải nghiệm các tính năng chuyên biệt của phần mềm.
Không gian làm việc
Không gian làm việc không là gì ngoài các khu vực làm việc được chia sẻ, nơi người dùng có thể cộng tác trong các nhiệm vụ và dự án. Đây là những khối xây dựng chính của công cụ Asana của bạn. Bạn có thể tạo riêng các không gian làm việc khác nhau cho các khách hàng hoặc nhóm khác nhau.
Dự án
Sau không gian làm việc, bạn sẽ có một không gian nơi bạn có thể xem một loạt dự án. Họ là đơn vị chính của tổ chức của bạn, có thể là cả riêng tư và công khai. Bạn có thể đánh mã màu cho chúng và lọc chúng trong phần dự án của mình dựa trên thẻ, người được chỉ định và mức độ ưu tiên.
Xem thêm: Phần mềm quản lý công việc miễn phí Todoist
Nhiệm vụ
Mức độ tổ chức công việc này trong Asana là việc cần làm. Bạn có thể tạo các nhiệm vụ, điền vào chúng nhiều thông tin khác nhau và giữ cân bằng khối lượng công việc của mình.
Lịch
Phần lịch trong phần mềm cho phép bạn xem tất cả các nhiệm vụ đang chờ xử lý của mình. Bạn có thể nhanh chóng chuyển đổi giữa ‘chế độ xem danh sách’ và ‘chế độ xem lịch’ trên lịch ứng dụng để xem nhiệm vụ nào đến hạn và khi nào.
Mặc dù phần mềm bao gồm các khả năng cung cấp mọi thứ bạn cần, để luôn đồng bộ, một số nhóm đang tìm kiếm các giải pháp thay thế ứng dụng này. Vì quản lý dự án đã không trở thành giải pháp tối ưu do giá cả và nhiều lý do hợp lệ khác.
Các tính năng của Asana
Một số tính năng nổi bật trong việc ứng dụng phần mềm Asana bao gồm;
Lưu trữ dữ liệu
Hộp thư đến của bạn giúp theo dõi tất cả thư và các tác vụ liên quan của chúng. Bạn thậm chí có thể đính kèm các nhiệm vụ vào tin nhắn và sử dụng các cuộc hội thoại dự án để tiếp tục các cuộc thảo luận đang diễn ra.
Bạn cũng có thể kiểm tra ảnh và tệp PDF, đồng thời mọi nhận xét bạn đưa ra đều có thể được chuyển thành nhiệm vụ. Vì vậy những người còn lại trong nhóm biết cần phải sửa những gì.
Những cách sử dụng Asana khác nhau để xem công việc
Vì phần mềm chủ yếu được thiết kế để thích ứng với lực lượng lao động của bạn nên nó cung cấp nhiều cách khác nhau để xem các nhiệm vụ và dự án của bạn:
- Danh sách: Xem và nhóm các nhiệm vụ của bạn ở định dạng lưới.
- Nhiệm vụ của tôi: Tại đây, bạn có thể xem tất cả các nhiệm vụ của mình ở định dạng danh sách việc cần làm.
- Lịch: Nó hiển thị một danh sách các nhiệm vụ sẽ được hoàn thành trong một thời hạn.
- Bảng: Nó hiển thị các nhiệm vụ sắp tới của bạn ở định dạng kiểu bảng thông báo.
- Hộp thư đến: Nó chứa danh sách các cuộc hội thoại của bạn.
- Tệp: Nhóm tất cả các tệp được tải lên dự án lại với nhau.
Công cụ quản lý và báo cáo
Nếu bạn là người quản lý nhóm của mình, các công cụ báo cáo của Asana sẽ giúp bạn dễ dàng sắp xếp các bản cập nhật dự án và gửi lời nhắc cập nhật khi cần. Bạn cũng có thể đặt “mục tiêu” để giữ mọi người trên cùng một trang và “cột mốc” để thúc đẩy và khuyến khích họ làm việc chăm chỉ.
Bạn cũng có thể sử dụng cập nhật trạng thái cho các dự án và danh mục đầu tư, để liên lạc nhanh chóng với nhóm của mình và sử dụng. Trang tổng quan để xem nhanh trạng thái của tất cả các dự án và nhiệm vụ đang hoạt động, đồng thời xác định các khu vực có vấn đề nếu cần.
Tạo nhóm sẽ cho phép bạn nhóm mọi người lại với nhau để làm việc trên một dự án duy nhất. Phần nhóm bao gồm một tab tổng quan nơi bạn có thể theo dõi các dự án và một tab tin nhắn để thông báo và hội thoại nhóm.
Bạn có thể thêm đồng đội làm người theo dõi vào các dự án không được phân bổ cho họ để cập nhật và thông báo cho họ nếu có bất kỳ vấn đề nào mà họ có thể trợ giúp.
Quản trị viên có quyền kiểm soát quyền riêng tư. Bạn có thể sử dụng quyền và các biện pháp bảo mật khác để hạn chế quyền truy cập vào các tác vụ cụ thể hoặc thậm chí ẩn một số nhóm thực hiện công việc nhạy cảm.
Tích hợp ứng dụng dễ dàng
Tích hợp ứng dụng của Asana là một trong những tính năng giúp sử dụng đơn giản. Một số ứng dụng khác cũng hoạt động tốt, những ứng dụng đáng chú ý nhất là:
- Power BI, Microsoft Team, Zoom, Outlook, Gmail và Slack for Communication.
- Adobe Creative Cloud, OneDrive, Office365, Box, Google Drive và Dropbox để tạo và chia sẻ tệp.
Tổng kết
Asana là một hệ thống quản lý nội dung nơi làm việc (CMS) linh hoạt có thể được điều chỉnh để đáp ứng nhu cầu của nhiều doanh nghiệp. Nó là một công cụ quản lý dự án hữu hiệu. Bài viết này Workplus.vn đã giúp bạn hiểu rõ hơn về ứng dụng này, hy vọng nó sẽ hữu ích với bạn.
Asana hỗ trợ sử dụng miễn phí, nhưng sẽ giới hạn một số tính năng của người dùng.
Hoàn toàn có thể nếu bạn muốn sử dụng thêm nhiều tính năng của phần mềm.
