Để làm cho công ty của bạn có lợi nhuận, bạn cần đo lường chính xác thời gian, bạn đưa vào các dự án khác nhau và tính toán việc sử dụng nhân viên cũng như lợi nhuận. Đây là tất cả những gì trong bài viết này của Workplus, mà bạn cần biết về cách bảng chấm công có thể giúp doanh nghiệp của bạn.
Ý nghĩa của bảng chấm công
Là công cụ giúp bạn ghi chép, theo dõi thời gian làm việc của mình trong một khoảng thời gian nhất định. Trước đây, nhân viên sẽ ghi lại giờ làm việc của họ trên bảng theo dõi ngày công, bảng tính, email và sổ đăng ký trên giấy.
Nhưng những phương pháp cũ này tốn thời gian và thiếu độ chính xác. Với sự thay đổi của công nghệ, hầu hết các doanh nghiệp đã bắt đầu sử dụng các loại phần mềm để theo dõi thời gian làm việc của nhân viên.
Bạn đang quan tâm đến Phần mềm quản lý công việc Workplus Platform. Click vào ảnh để yêu cầu hỗ trợ và được tư vấn miễn phí, Demo trải nghiệm các tính năng chuyên biệt của phần mềm.
Sử dụng bảng chấm công hàng ngày cho những đối tượng nào?
Bảng chấm công theo giờ sẽ giúp cho những đối tượng sau theo dõi được tiến độ công việc của mình:
Người lao động
Bảng theo dõi ngày công giúp nhân viên ghi lại số giờ làm việc cho một dự án và các nhiệm vụ của nó.
Nhân viên có thể theo dõi thời gian sử dụng hàng ngày, hàng tuần hoặc hàng tháng và đo lường kết quả.
Nhà tuyển dụng
Nó cung cấp một cái nhìn tổng quan về thời gian mà một nhân viên dành cho một dự án và chi tiết công việc.
Người sử dụng lao động có được ý tưởng về tình trạng dự án và phát hiện ra các vấn đề trong công việc và quản lý thời gian.
Nhân sự
Nó chứa tất cả các mục nhập thời gian cần thiết của nhân viên, giúp việc xử lý bảng lương dễ dàng hơn.
Ngoài ra, các mục nhập này rất hữu ích cho việc thanh toán và lập hóa đơn cho các dự án khác nhau.
Lợi ích khi sử dụng mẫu bảng chấm công cho doanh nghiệp
Khi doanh nghiệp sử dụng bảng mẫu chấm công được phổ biến tại Việt Nam, nó sẽ mang lại cho chúng ta nhiều lợi ích. Cụ thể:
Bảng chấm công giúp biết cách sử dụng thời gian của nhân viên
Bạn cần biết chính xác nhân viên của mình đang sử dụng thời gian của họ như thế nào. Theo một thống kê gần đây, hầu hết nhân viên dành ít hơn 50% thời gian cho công việc hiệu quả. Những lý do dẫn đến năng suất thấp có thể là do nhân viên kiệt sức, đa nhiệm, căng thẳng hoặc quản lý công việc kém.
Điều quan trọng đối với người quản lý là theo dõi thời gian của nhân viên. Nó sẽ đưa ra cái nhìn tổng quan về năng suất và hiệu quả.
Xem thêm: Phần mềm Sapo mang lại những lợi ích gì cho cửa hàng bán lẻ?
Có được bức tranh hoàn chỉnh về các dự án của khách hàng
Nếu bạn làm việc trong các dự án của khách hàng, bạn muốn biết trạng thái công việc bất cứ lúc nào. Báo cáo bảng chấm công có thể giúp bạn cung cấp điều này.
Đối với các công ty dịch vụ chuyên nghiệp, báo cáo cuối tháng hoặc cuối năm có thể cho biết liệu công ty của bạn có dành đủ thời gian cho những khách hàng có doanh thu cao hay không.
Nó cũng cung cấp một cái nhìn thoáng qua về hiệu suất và năng suất của nhân viên.
Tuân thủ các quy định
Để tuân thủ các quy định về lao động và chính phủ, một hệ thống theo dõi thời gian chính xác có thể cho biết liệu tổ chức của bạn có tuân thủ hay không. Việc không tuân thủ có thể dẫn đến hình phạt.
Phân bổ nguồn lực
Vào cuối tuần hoặc cuối tháng, nếu vượt quá số giờ dự kiến cho dự án hoặc tiến độ công việc chậm, người giám sát có thể thực hiện hành động bằng cách:
- Tối ưu hóa nhiều lao động hơn cho dự án
- Cung cấp đào tạo cho các nhân viên làm việc kém hiệu quả
- Giao việc cho nhân viên làm việc hiệu quả hơn
Thanh toán và lập hóa đơn
Bảng chấm công cung cấp phân tích chi tiết về thời gian mà nhân viên dành cho từng dự án và nhiệm vụ, giúp khách hàng lập hóa đơn và thanh toán dễ dàng hơn cho các dự án khác nhau.
Theo dõi thời gian nghỉ và tích lũy
Hầu hết các công ty áp dụng nhiều loại nghỉ phép khác nhau như: Nghỉ có lương, nghỉ ốm, v.v. Những ngày nghỉ này tích lũy theo thời gian dựa trên chính sách của công ty. Chúng có thể được ghi lại và tính toán cùng với số giờ làm việc trong quá trình xử lý bảng lương.
Ai có thể sử dụng bảng chấm công Excel?
Các dịch vụ chuyên nghiệp cần theo dõi thời gian họ làm việc trong các dự án của khách hàng thông qua Excel để đảm bảo:
- Thời gian được lập hóa đơn chính xác cho khách hàng
- Tài nguyên được sử dụng hợp lý
- Các dự án được hoàn thành đúng thời hạn
Do đó, người sử dụng mẫu chấm công nhân viên này chính là: Kế toán, các công ty tài chính, công ty dịch vụ, giáo dục, công ty công nghệ thông tin,…
Phần mềm bảng chấm công giúp doanh nghiệp như thế nào?
Nhiều người làm việc trong các dự án khác nhau và các nhiệm vụ kinh doanh khác nhau tại một thời điểm nhất định. Trong khi làm việc, các nhà quản lý nên biết ai đang làm việc gì và tình trạng công việc. Nếu không có phần mềm chấm công, quy trình làm việc sẽ kéo dài và khó biết được nhân viên đang thực hiện công việc như thế nào.
Lợi ích của phần mềm chấm công nhân viên
Tạo đúng các dự án và nhiệm vụ, cùng với ngày đến hạn và trạng thái.
Sau khi các dự án này được tạo, chúng sẽ được phân bổ cho các thành viên trong nhóm.
Sau khi phân bổ các dự án và nhiệm vụ, các thành viên trong nhóm sẽ ghi lại thời gian cho từng dự án và nhiệm vụ mà họ đã thực hiện.
Sau một tuần, các bảng chấm công này được đệ trình lên các nhà quản lý để phê duyệt. Những đệ trình này sẽ đưa ra ý tưởng về chi tiết công việc trên các nhiệm vụ khác nhau và tình trạng dự án.
Sau khi người quản lý có được cái nhìn tổng quan về tình trạng dự án, họ có thể xác định lượng công việc còn lại và thời gian ước tính để hoàn thành nó. Nếu chậm tiến độ, họ có thể phân bổ thêm nguồn lực và lao động để hoàn thành dự án đúng hạn.
Khi công việc của dự án hoàn tất, số giờ làm việc đã sử dụng sẽ được gửi cho khách hàng và sẽ giúp tạo hóa đơn cho mục đích thanh toán.
Điểm mạnh của phần mềm chấm công
Khi sử dụng phần mềm chấm công tính lương của một bên thứ ba, bạn sẽ thấy được các ưu điểm:
- Tạo quy trình công việc cho dự án.
- Kiểm soát chi phí.
- Phân tích các thông số khác nhau cho sự phát triển kinh doanh trong tương lai.
- Ra quyết định kịp thời để tăng lợi nhuận.
- Đảm bảo nhận được thanh toán kịp thời từ khách hàng.
- Đo lường hiệu quả làm việc của nhân viên.
Tổng kết
Bảng chấm công nhân viên được sử dụng hàng ngày trong vấn đề sản xuất và kinh doanh của chúng ta. Đây là một thước đo sự tập trung và cống hiến của nhân viên đối với công việc mà họ đang làm. Workplus là phần mềm quản lý nhân viên hiệu quả. Giúp bạn chấm công và theo dõi lịch làm việc của nhân viên một cách chính xác và trực quan.
Một cách đơn giản và miễn phí, bạn có thể dùng Excel để chấm công cho nhân viên của mình.
Hiện nay, có rất nhiều phần mềm chấm công cho nhân viên, bạn có thể trải nghiệm thử Workplus trong 30 ngày miễn phí.
