Bảng chấm công trước đây được gọi là sổ chấm công. Chúng được sử dụng lần đầu tiên vào thế kỷ 19 dưới dạng một tờ giấy bao gồm các nhiệm vụ, ngày làm việc và giờ làm việc được viết trên đó. Nhân viên sẽ đóng dấu chúng thông qua máy chấm công mỗi khi họ đến hoặc tan sở. Bảng chấm công theo giờ là những điều cần thiết trong việc xác định mức lương của công nhân.
Mục đích của bảng chấm công theo giờ là gì?
Trong môi trường làm việc, mục đích sử dụng chính của chúng là để tính lương, quản lý nguồn nhân lực và kế toán. Bảng chấm công hoạt động giống như một cơ sở dữ liệu chứa tất cả các mục nhập thời gian cần thiết để người sử dụng lao động trả lương công bằng cho người lao động. Những điều này cũng cung cấp bằng chứng về công việc của bạn nếu bạn chưa có giải pháp tương tự khác.
Bạn cũng có thể sử dụng bảng chấm công theo giờ trong quản lý dự án. Nếu bạn là người quản lý dự án hoặc một phần của bộ phận nhân sự.
Biết nhóm của bạn dành bao nhiêu thời gian cho các nhiệm vụ, có thể giúp bạn phát hiện ra các vấn đề về quản lý thời gian và cải thiện cách làm việc của mình. Theo dõi thời gian là một trong những phương pháp tốt nhất để báo cáo thời gian chính xác, đặc biệt là khi làm việc theo nhóm.
Được kết hợp với các phương pháp và công cụ khác, mẫu chấm công theo giờ làm tăng tính minh bạch. Người quản lý sẽ thấy bạn đã làm việc trong bao lâu, bạn đã nghỉ bao nhiêu lần và khi nào bạn nghỉ một ngày.
Xem thêm: Sơ đồ PERT là gì? Biểu đồ PERT hoạt động như thế nào?
Bảng chấm công Excel theo giờ khác gì so với việc ghi trên giấy?
So với bảng chấm công trên giấy, bạn ít có khả năng bị mất dữ liệu hơn với công cụ Excel đầy tiện lợi. Hầu hết, việc lưu trữ dữ liệu của bạn một cách an toàn trên các máy tính hoặc trên đám mây trong nhiều năm tới rất quan trọng.
Dù bạn có tin hay không, một số công ty vẫn đang sử dụng bảng chấm công trên giấy. Điều này là do bảng chấm công thủ công có những ưu điểm như tiết kiệm chi phí và giữ cho toàn bộ quy trình trở nên đơn giản.
Bạn đang quan tâm đến Phần mềm quản lý công việc Workplus Platform. Click vào ảnh để yêu cầu hỗ trợ và được tư vấn miễn phí, Demo trải nghiệm các tính năng chuyên biệt của phần mềm.
Các loại bảng chấm công
Nếu bạn không chắc mình nên sử dụng bảng chấm công bao lâu một lần, hãy nghĩ đến nhu cầu của công ty bạn. Thông thường, các tổ chức sử dụng bảng chấm công để tính lương. Điều này có nghĩa là họ thực sự chỉ cần bảng chấm công mỗi tháng một lần. Nhưng nhân viên sẽ không thể nhớ những gì họ đã làm mỗi ngày sau một thời gian dài như vậy. Vì lý do này, có khoảng năm loại bảng chấm công mà bạn có thể chọn:
- Bảng chấm công hàng ngày: Nhân viên ghi lại thời gian của họ vào đầu và cuối mỗi ngày làm việc.
- Bảng chấm công hàng tuần: Nhân viên ghi lại thời gian của họ cho tất cả năm ngày làm việc vào cuối mỗi tuần.
- Bảng chấm công hai tuần một lần: Người lao động gửi giờ làm việc của họ hai tuần một lần vào một ngày cụ thể
- Bảng chấm công hàng tháng: Nhân viên gửi bảng chấm công hàng tháng vào ngày bạn chọn.
- Bảng chấm công nửa tháng: Người lao động có thể gửi bảng chấm công của họ hai lần một tháng.
Nếu bạn do dự khi đưa bảng chấm công theo giờ vào tổ chức của mình, hãy nhớ rằng việc sử dụng chúng không phức tạp. Các ứng dụng trực tuyến giúp tiết kiệm thời gian làm việc dễ dàng hơn nếu giao diện của chúng đơn giản. Việc chuyển từ bảng chấm công trên giấy sang bảng chấm công ảo sẽ không khó, nếu bạn kiểm tra tất cả các công cụ phù hợp với nhu cầu của mình.
2 phần mềm chấm công theo giờ tốt nhất để quản lý thời gian chính xác
Để việc quản lý nhân viên làm việc theo giờ hiệu quả, chúng tôi đề xuất 2 phần mềm sau:
Phần mềm Paymo tích hợp bảng chấm công theo giờ
Paymo khởi đầu là một ứng dụng lập hóa đơn và theo dõi thời gian độc lập, dần dần phát triển thành một phần mềm quản lý dự án chính thức.
Tuy nhiên, sự tập trung vào theo dõi thời gian vẫn còn đó. Thời gian đăng nhập đơn giản hơn bao giờ hết. Nhấp và kéo bất kỳ đâu trên khu vực bảng chấm công để ghi lại thời gian của bạn dưới dạng khoảng thời gian.
Chỉ cần đề cập đến dự án và nhiệm vụ, để lại ghi chú, và bạn đã hoàn thành. Các mục nhập thời gian sẽ hiển thị dưới dạng các trường đã nhập thời gian được mã hóa màu theo dự án, vì vậy bạn có thể phân biệt giữa chúng tốt hơn.
Phần mềm Workplus tích hợp bảng chấm công theo giờ
Phần mềm quản trị công việc Workplus là một phần mềm có tích hợp bảng chấm công trực tuyến giúp bạn lên lịch và phân bổ thời gian của nhân viên, đồng thời tạo báo cáo và phân tích nhân viên.
Bạn có thể theo dõi ngày nghỉ phép, ngày làm việc, thời gian làm việc,… của từng nhân viên trong công ty một cách nhanh chóng. Nó hỗ trợ cho việc chấm công tính lương cho mỗi cá nhân vào cuối tháng.
Một tùy chọn phần mềm bảng chấm công tuyệt vời là Workplus, cung cấp nhiều giải pháp tích hợp và bảng chấm công như theo dõi thời gian, báo cáo chi phí và lập hóa đơn cho các nhu cầu của doanh nghiệp nhỏ.
Workplus có các chế độ xem ngày và xem tuần có thiết kế rất giống nhau; sự khác biệt trực quan duy nhất là số hàng. Một ô cho hàng ngày và bảy ô cho hàng tuần. Có vẻ như chế độ xem theo tuần rất phù hợp để thêm thời gian hàng loạt và xem nhanh tuần của bạn trước khi gửi bảng chấm công để xem xét.
Cả hai chế độ xem đều cho phép bạn sao chép các hàng từ bảng chấm công gần đây nhất của mình. Ngoài ra, nó còn có lời nhắc tự động, nhắc bạn và nhân viên của bạn ghi lại số giờ làm việc cho đến một ngày cụ thể.
Tổng kết
Nếu bạn do dự về việc đưa bảng chấm công theo giờ vào tổ chức của mình, hãy nhớ rằng bảng chấm công không cần phải phức tạp. Hầu hết các phần mềm bảng chấm công đều có hướng dẫn hoặc video hướng dẫn, giúp việc thêm các mục nhập thời gian và quản lý mọi thứ bạn cần trở nên dễ dàng hơn. Việc chuyển từ bảng chấm công trên giấy sang bảng chấm công kỹ thuật số là rất quan trọng trong thời đại làm việc từ xa. Bạn có thể đọc các bài đánh giá về phần mềm chấm công khác trên mạng hoặc tham khảo danh sách top 3 phần mềm chấm công được cung cấp trong bài viết của chúng tôi.
Bạn có thể sử dụng Excel để chấm công theo giờ cho nhân viên.
Điều này còn tùy thuộc vào trải nghiệm của người dùng thông qua các tính năng của phần mềm.
