Sơ đồ PERT là gì? Biểu đồ PERT hoạt động như thế nào?

Sơ đồ PERT là một công cụ quản lý dự án trực quan được sử dụng để vạch ra và theo dõi các nhiệm vụ cũng như thời gian biểu. Tên PERT là từ viết tắt của Kỹ thuật đánh giá và đánh giá dự án (hoặc chương trình).

Sơ đồ PERT là gì?

Biểu đồ kỹ thuật xem xét đánh giá chương trình (PERT) là biểu diễn đồ họa về dòng thời gian của dự án hiển thị tất cả các nhiệm vụ riêng lẻ cần thiết để hoàn thành dự án.

Là một công cụ quản lý dự án, biểu đồ PERT thường được ưa chuộng hơn biểu đồ Gantt, vì nó xác định các yếu tố phụ thuộc của nhiệm vụ. Tuy nhiên, biểu đồ PERT có thể khó diễn giải hơn.

Bạn đang quan tâm đến Phần mềm quản lý công việc Workplus Platform. Click vào ảnh để yêu cầu hỗ trợ và được tư vấn miễn phí, Demo trải nghiệm các tính năng chuyên biệt của phần mềm.

Biểu đồ PERT hoạt động như thế nào?

Người quản lý dự án xây dựng sơ đồ PERT để phân tích tất cả các nhiệm vụ của dự án. Đồng thời ước tính lượng thời gian cần thiết để hoàn thành từng nhiệm vụ. Sử dụng thông tin này, người quản lý dự án có thể ước tính lượng thời gian tối thiểu cần thiết để hoàn thành toàn bộ dự án.

Thông tin này cũng giúp người quản lý phát triển ngân sách dự án và xác định các nguồn lực cần thiết để hoàn thành.

Biểu đồ PERT sử dụng hình tròn hoặc hình chữ nhật, được gọi là nút, để biểu thị các sự kiện hoặc cột mốc của dự án. Các nút được liên kết bởi các vectơ hoặc các đường biểu thị các nhiệm vụ khác nhau.

Nhiệm vụ phụ thuộc là các mục phải được thực hiện theo một cách cụ thể. Ví dụ vẽ sơ đồ PERT online: Nếu một mũi tên được vẽ từ Nhiệm vụ số 1 đến Nhiệm vụ số 2 trên biểu đồ PERT, thì Nhiệm vụ số 1 phải được hoàn thành trước khi bắt đầu làm việc cho Nhiệm vụ số 2.

Các hạng mục ở cùng một giai đoạn sản xuất, nhưng trên các dòng nhiệm vụ khác nhau trong một dự án được gọi là các nhiệm vụ song song. Chúng độc lập với nhau và xảy ra cùng một lúc.

Sơ đồ PERT được giải thích như thế nào?

Biểu đồ PERT là biểu diễn trực quan của một loạt các sự kiện phải xảy ra trong phạm vi vòng đời của dự án. Hướng của các mũi tên chỉ ra dòng chảy và chuỗi các sự kiện cần thiết.

Các đường hoạt động chấm thể hiện các hoạt động giả, các mục nằm trên một đường PERT khác. Các số và phân bổ thời gian được chỉ định và hiển thị bên trong mỗi vectơ.

Các biểu đồ này có các định nghĩa và thuật ngữ riêng biệt, trong đó quan trọng nhất là dự đoán thời gian cần thiết để hoàn thành một dự án. 

• Thời gian lạc quan: Đề cập đến khoảng thời gian ngắn nhất. 
• Thời gian bi quan: Đây là thời gian dài nhất có thể. 
• Thời gian có thể xảy ra nhất: Cho biết ước tính hợp lý về tình huống tốt nhất, trong khi 
• Thời gian dự kiến: Giải thích cho các vấn đề và trở ngại.

Ưu điểm và nhược điểm của sơ đồ PERT

Biểu đồ PERT tương tự như phân tích đường dẫn quan trọng (CPA), một phương pháp khác mà người quản lý dự án sử dụng để lập biểu đồ nhiệm vụ trong dự án. Sự khác biệt chính giữa hai loại này là biểu đồ PERT sử dụng các khung thời gian và thuật ngữ xác suất khác nhau khi ước tính từng giai đoạn dự án.

Là một công cụ quản lý dự án, biểu đồ PERT có những ưu điểm và nhược điểm riêng biệt.

Ưu điểm

Biểu đồ PERT cho phép người quản lý đánh giá thời gian và nguồn lực cần thiết để hoàn thành một dự án. Nó cũng cho phép người quản lý theo dõi các tài sản cần thiết trong bất kỳ giai đoạn sản xuất nào trong quá trình thực hiện dự án.

Phân tích PERT kết hợp dữ liệu và thông tin được cung cấp bởi một số phòng ban. Sự kết hợp thông tin này khuyến khích trách nhiệm của bộ phận và xác định tất cả các bên chịu trách nhiệm trong toàn tổ chức.

Xem thêm: Phần mềm tính lương nổi tiếng trên thế giới giúp bạn quản lý tốt hơn

Nó cũng cải thiện giao tiếp trong suốt dự án và nó cho phép một tổ chức cam kết với các dự án có liên quan đến định vị chiến lược của nó.

Cuối cùng, biểu đồ PERT là đầu vào hữu ích cho các phân tích what-if. Hiểu các khả năng liên quan đến dòng tài nguyên dự án và các mốc quan trọng cho phép ban quản lý đạt được lộ trình dự án hữu ích và hiệu quả nhất.

Nhược điểm của sơ đồ PERT

Thông tin đi vào biểu đồ PERT có thể mang tính chủ quan cao. Chúng có thể bao gồm dữ liệu không đáng tin cậy hoặc ước tính không hợp lý về chi phí hoặc thời gian.

Biểu đồ PERT tập trung vào thời hạn và có thể không truyền đạt đầy đủ vị trí tài chính của dự án.

Việc tạo biểu đồ PERT tốn nhiều công sức, đồng thời việc duy trì và cập nhật thông tin cần thêm thời gian và nguồn lực. Việc xem xét liên tục thông tin được cung cấp, cũng như vị trí tiềm năng của dự án, là cần thiết để biểu đồ PERT có giá trị.

Ví dụ về biểu đồ PERT

Biểu đồ PERT lần đầu tiên được tạo bởi Văn phòng Dự án Đặc biệt của Hải quân Hoa Kỳ vào những năm 1950, để hướng dẫn dự án Tên lửa đạn đạo của Hạm đội Polaris. Sử dụng mô hình PERT, các nhà quản lý dự án Hải quân có thể đánh giá tiến độ dự án của họ, xác định tính hợp lệ của lịch trình và ước tính tác động của những thay đổi được đề xuất đối với các kế hoạch đã thiết lập.

Thành công của việc sử dụng biểu đồ PERT ban đầu này đã khiến chúng được sử dụng kể từ đó trong nhiều ngành công nghiệp.

Biểu đồ PERT so với biểu đồ Gantt có gì khác nhau?

Biểu đồ Gantt thậm chí còn được sử dụng rộng rãi hơn sơ đồ PERT. Kỹ sư cơ khí người Mỹ Henry Gantt đã thiết kế nó vào khoảng năm 1910 đến 1915 và nó vẫn là biểu đồ quản lý dự án được sử dụng rộng rãi nhất.

Giống như biểu đồ PERT, biểu đồ Gantt là một mô tả đồ họa về dòng thời gian của dự án. Được trình bày dưới dạng biểu đồ thanh ngang, nó ghi lại ngày bắt đầu, ngày hoàn thành của từng yếu tố của dự án và chỉ ra sự phụ thuộc lẫn nhau của chúng.

Hai biểu đồ được sử dụng theo những cách tương tự. Cả hai đều được sử dụng để xác định tất cả các nhiệm vụ chính phải xảy ra để hoàn thành một dự án. Cả hai đều hữu ích trong việc xác định thời gian, tiền bạc và nguồn lực cần thiết. Và cả hai có thể được sử dụng để theo dõi tiến trình hoàn thành của dự án.

Phần mềm vẽ sơ đồ PERT

Nhằm giúp cho người dùng sử dụng tốt hơn về sơ đồ này, nhiều nhà phát hành đã tạo ra phần mềm vẽ online. Giúp chúng ta có thể dễ dàng tạo ra các sơ đồ công việc nhanh nhất. Cụ thể:

• Phần mềm IMidMap5
• Phần mềm Mindjet MindManager 8

Tổng kết

Sơ đồ PERT được sử dụng khá nhiều ở các nước phát triển trên toàn thế giới. Họ dùng nó để vẽ ra cho mình những kế hoạch của dự án, mục tiêu hành động, thời gian bắt đầu nhiệm vụ và kết thúc,… Workplus hy vọng với những thông tin hữu ích này, bạn có thể tự vẽ một sơ đồ cho riêng mình.