Mẫu kế hoạch là gì? Tại sao nên lập kế hoạch dự án trên phần mềm?

Một kế hoạch dự án phác thảo gồm thời hạn dự kiến ​​và ghi lại chiến lược, quy trình và nguồn lực cần thiết để hoàn thành dự án đúng hạn. Sử dụng mẫu kế hoạch công việc có thể giúp bạn làm việc hiệu quả hơn và giữ cho dự án của bạn đúng tiến độ. Hiểu cách sử dụng mẫu lập kế hoạch tháng có thể giúp bạn tạo một kế hoạch dự án hiệu quả hơn chỉ trong vài phút.

Trong bài viết này, Workplus sẽ chỉ cho bạn biết mẫu lập kế hoạch cá nhân là gì và cách tạo kế hoạch công việc, đồng thời chúng tôi cung cấp một bản mẫu lập kế hoạch và ví dụ để tham khảo.

Mẫu kế hoạch là gì?

Mẫu lập kế hoạch là tài liệu tạo định dạng chuẩn cho một dự án. Thông thường, nó chứa một danh sách các yếu tố thiết yếu của một dự án, chẳng hạn như các bên liên quan, phạm vi, thời gian, chi phí ước tính và phương pháp truyền thông. Người quản lý dự án thường liệt kê thông tin dựa trên nhiệm vụ. 

Bạn đang quan tâm đến Phần mềm quản lý công việc Workplus Platform. Click vào ảnh để yêu cầu hỗ trợ và được tư vấn miễn phí, Demo trải nghiệm các tính năng chuyên biệt của phần mềm.

Có nhiều lợi ích khi sử dụng một mẫu chuẩn cho tất cả các kế hoạch dự án, bao gồm: 

Chuẩn hóa quy trình quản lý dự án

Việc sử dụng một số loại tài liệu trong một dự án có thể khiến các thành viên trong nhóm gặp khó khăn trong việc truy cập tất cả thông tin cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ. Tạo một mẫu dự án toàn doanh nghiệp cho phép nhân viên quét và tìm tài liệu từ data một cách dễ dàng.

Tạo điều kiện giao tiếp tốt hơn

Mẫu dự án phác thảo kế hoạch hành động hoàn chỉnh như một tài liệu tiêu chuẩn. Ban quản lý và các thành viên trong nhóm có thể nhanh chóng xác định xem dự án có đang tiến triển như mong đợi hay không. Và tài liệu có thể cung cấp phản hồi kịp thời để hướng dẫn dự án đi đúng hướng, với các mốc thời gian của dự án được cập nhật để phản ánh tình trạng thực tế hơn.

Xác định các ưu tiên

Các mẫu lập kế hoạch hàng ngày giúp thiết lập các ưu tiên cụ thể, cho từng thành viên trong nhóm tham gia vào một dự án. Chúng phục vụ như một tài liệu chung mà các thành viên trong nhóm có thể tham khảo để hiểu rõ. 

Các loại mẫu kế hoạch dự án

Có bốn loại mẫu chính mà bạn có thể sử dụng dựa trên mục tiêu chính của dự án:

Mẫu tập trung vào nhiệm vụ: Mẫu này tạo hướng dẫn về cách hoàn thành các mục tiêu nhỏ. Nó tốt nhất cho các dự án ngắn hơn chỉ có một vài nhiệm vụ.

Mẫu tập trung vào lịch trình: Mẫu tập trung vào lịch trình chia dự án thành các giai đoạn giúp tập trung vào các mốc quan trọng dễ dàng hơn. Độ dài của các giai đoạn có thể khác nhau tùy thuộc vào quy mô của dự án.

Mẫu tập trung vào dòng thời gian: Mẫu này phát triển các ngày hoàn thành hợp lý cho các hoạt động cấp cao, thay vì quản lý các nhiệm vụ riêng lẻ. Nó hữu ích trong các dự án lớn có nhiều bước liên quan.

Mẫu tập trung vào biểu đồ Gantt: Mẫu biểu đồ Gantt trực quan hóa các nhiệm vụ và hoạt động của dự án, dưới dạng biểu đồ thanh minh họa trạng thái hoàn thành của chúng. Biểu đồ Gantt có thể hiển thị tiến độ theo thời gian hoặc thành viên nhóm và hữu ích cho bất kỳ dự án nào. 

Xem thêm: Kế hoạch truyền thông là gì? Mẫu kế hoạch hiệu quả

Cách tạo mẫu lập kế hoạch công việc

Thực hiện theo hướng dẫn này để tạo một mẫu lập kế hoạch công việc bằng excel hiệu quả:

Chọn chương trình phù hợp

Cho dù bạn sử dụng bảng tính hay chương trình xử lý văn bản khác, hãy chọn ứng dụng có thể giúp bạn tạo mẫu dựa trên dự án của mình. Chọn một chương trình mà mọi người có thể dễ dàng truy cập. Sử dụng bảng tính có thể là một giải pháp đơn giản nếu bạn không muốn đầu tư vào phần mềm.

Vẽ sơ đồ dòng thời gian của bạn

Tạo một lịch trình dự kiến ​​dựa trên các nhiệm vụ bạn dự định hoàn thành. Bạn có thể giúp trực quan hóa dòng thời gian của mình bằng biểu đồ Gantt. Hoặc, cân nhắc sử dụng bảng trắng để tạo lịch trình trực quan mà mọi người có thể chỉnh sửa hoặc thêm vào nếu cần trong phần mềm quản lý công việc Workplus.

Phân loại nhiệm vụ bằng màu sắc

Chia các nhiệm vụ thành các loại khác nhau. Ví dụ: Bạn có thể chia chúng theo loại, thời gian, nhóm và mức độ ưu tiên. Sử dụng màu sắc khác nhau cho mỗi loại. Điều này có thể giúp các thành viên trong nhóm xác định rõ hơn các mốc thời gian của dự án bằng cách kết hợp các sự kiện cụ thể với mã màu của họ.

Giải thích quy trình bằng hình ảnh và video

Giải thích các bước liên quan đến việc thực hiện từng nhiệm vụ. Sử dụng các phương tiện trực quan để giải thích từng hành động. Bạn có thể sử dụng đồ họa, hình ảnh, video ngắn hoặc thậm chí là bản trình bày slide để nâng cao tính thẩm mỹ và sự rõ ràng của mẫu. Điều này có thể giúp các thành viên trong nhóm dễ dàng đọc và hiểu kế hoạch hơn.

Tạo báo cáo trạng thái trong mẫu kế hoạch

Những trở ngại khác nhau có thể gây ra sự chậm trễ của dự án. Có một báo cáo trạng thái trong mẫu có thể giúp bạn dễ dàng truyền đạt trạng thái của dự án với các bên liên quan khác. Bạn có thể truyền đạt những thất bại càng nhanh chóng và hiệu quả, bạn càng tạo dựng được lòng tin với các bên liên quan và nhóm, càng sẵn sàng cho những thất bại trong tương lai.

Đặt tên cho các quy trình

Đặt cho mỗi quy trình hoặc một phần của dự án một tên chuẩn để tránh nhầm lẫn. Đôi khi, các thành viên trong nhóm có thể có tên lóng cho một số quy trình, công cụ hoặc các phần khác của dự án. Việc chuẩn hóa ngôn ngữ cho dự án của bạn có thể giúp giảm các lỗi có thể xảy ra do những thông tin sai lệch đó.

Thiết lập lịch và tải mẫu kế hoạch công việc

Nếu một dự án liên quan đến việc tiến hành một sự kiện, chẳng hạn như một cuộc họp báo, thì có thể hữu ích khi tạo một lịch trình để nhóm ghi nhớ và chuẩn bị cho sự kiện. Cân nhắc sử dụng lịch trực tuyến có thể đồng bộ hóa với thiết bị của mọi người để mọi người có thông tin cập nhật ngay khi có.

Tải mẫu kế hoạch tại đây: [Mẫu] Lập kế hoạch công việc hàng ngày bằng phần mềm Workplus

Mẫu lập kế hoạch dự án bao gồm:

• Tên dự án:
• Mã dự án:
• Tên khách hàng:
• Quản lý dự án:
• Ngày bắt đầu:
• Ngày cuối:
• Số ngày cần thiết:
• Thành viên của nhóm:
• Nhiệm vụ:
• Sơ đồ:
• Ngân sách:
• Tiến độ tổng thể:
• Nhận xét:

Tổng kết

Với một mẫu kế hoạch chi tiết, Workplus tin rằng bạn sẽ có cho mình một cơ sở để hoàn thành tiến độ công việc tốt nhất.