Phần mềm OKR là gì ? Nên dùng phần mềm OKR nào tốt?

Khi vận hành một công ty với nhiều nhân viên đang làm việc, hoặc quản lý tiến độ, quản lý dự án,… chúng ta cần một phần mềm để thực hiện hóa các vấn đề này. Và phần mềm OKR là tiền đề để phát triển nên các app quản lý công việc mà chúng ta vẫn đang sử dụng ngày nay.

Phần mềm OKR là gì?

OKR là từ viết tắt của cụm từ tiếng Anh Objectives and Key Results. Phương thức này được sáng tạo bởi ANdy Grove vào những năm cuối 1970. John Dear là người đã kết thừa và cải tiến OKR, cũng như áp dụng nó vào Google. Hiện nay, OKR đã được sử dụng phổ biến trên khắp thế giới, đặc biệt là tại những công ty công nghệ nổi tiếng như Twitter, Zynda,… hay thậm chí là Hải quân Hoa Kỳ.

Vậy OKR được sử dụng để làm gì? Công dụng chính của OKR chính là phương thức giúp kết nối nội bộ tổ chức, bộ phận và các cá nhân. Điều này sẽ giúp cho mọi việc được điều hành trơn tru và theo đúng kế hoạch đã đề ra.

Cấu trúc của phầm mềm OKR

OKR có 2 cấu trúc, chúng sẽ đáp ứng một mục đích nhất định. Lấy ví dụ là hai câu hỏi sau đây làm tiền đề:

• Mục tiêu (Objective): Tôi cần đến đâu?
• Kết quả then chốt (Key Result): Tôi đi đến đó bằng cách nào?

Để hiểu rõ hơn, ta có thể hiểu Mục tiêu (Objective) chính là mục tiêu, đích đến do công ty, phòng hoặc cá nhân đề ra. Còn Kết quả then chốt (Key Result) chính là những hướng đi, những kế hoạch được vạch ra nhằm giúp tổ chức, cá nhân đạt được mục tiêu.

Trong đó, OKR sẽ đóng vai trò là hệ thống kết nối nội bộ, duy trì liên kết từ người đứng đầu và những người có chức vụ đến từng cá nhân trong công ty, tổ chức. Mối liên kết sẽ giúp họ thống nhất được công việc và mục tiêu chung để cùng nhau làm việc.

Nguyên lý hoạt động của hệ thống OKR

Khác với những nguyên tắc quản lý mục tiêu khác, OKR hoạt động dựa trên hệ thống niềm tin. Bao gồm các nguyên lý sau:

• Tính tham vọng: Mục tiêu (Objective) luôn được đề ra cao hơn so với năng lực sẵn có.
• Tính đo lường được: Kết quả then chốt (Key Result) sẽ được gắn với những cột mốc có thể dự đoán, đo lường trước được.
• Tính minh bạch: Tất cả mọi thành viên thuộc công ty, tổ chức, từ cao đến thấp đều có thể theo dõi OKR của công ty, tổ chức.
• Tính hiệu suất: Hệ thống OKR không được dùng để nhận định hiệu suất làm việc của các thành viên thuộc công ty, tổ chức.

Tại sao các doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm OKR?

OKR còn có những lợi ích sau đây mà bất cứ công ty, tổ chức nào cũng nên áp dụng:

• Liên kết nội bộ chặt chẽ hơn: OKR sẽ kết nối cá nhân với phòng ban hay những bộ máy cao hơn. Phía đội ngũ quản lý sẽ có thể dễ dàng kiểm soát và đảm bảo mọi thành viên của tổ chức đang làm việc đúng hướng vì mục tiêu chung.
• Tập trung thực hiện vấn đề: OKR sẽ đưa ra từ 3 đến 5 mục tiêu cho từng cấp độ trong tổ chức, công ty. Nhân viên ở các cấp độ sẽ biết và ưu tiên thực hiện những vấn đề cấp thiết của công ty. Giúp cho tiến độ làm việc được đẩy nhanh và hiệu quả hơn.
• Tăng tính minh bạch cho các tổ chức: Khi các nhân viên, từng thành viên trong công ty đều nắm rõ được kế hoạch và mục tiêu của mình. Họ sẽ đảm bảo cho văn hóa minh bạch của các tổ chức, công ty.
• Trao quyền cho cá nhân: Các thành viên, nhân viên có thể thông qua OKR để theo dõi kết quả công việc. Ngoài ra, việc nắm rõ hoạt động của công ty sẽ giúp họ chủ động hơn trong công việc của mình.
• Ước chừng được tiến độ hoàn thiện: Thông qua những chỉ số, OKR sẽ đưa ra được tổng % công việc của những cá nhân, phòng ban và toàn thể mọi nhân viên trong công ty đã hoàn thiện được để đạt mục tiêu.
• Đạt được kết quả ấn tượng: OKR sẽ là phương tiện giúp người quản lý phát huy năng lực, tăng hiệu suất công việc và gặt hái được những kết quả không tưởng.

Các mục tiêu để đánh giá một phần mềm OKR có tốt hay không?

Để tìm được một OKR phù hợp cho doanh nghiệp, tổ chức và công ty của mình, bạn cần xem qua những tiêu chí đánh giá sau đây nhé:

• Giao diện: Giao diện của OKR có dễ sử dụng hay không? Các bố cục có được sắp xếp hợp lý hay không? Bởi OKR sẽ được tất cả mọi thành viên sử dụng nên phần mềm này đòi hỏi phải dễ thao tác.
• Hỗ trợ: Phần mềm có các tính năng giúp các cá nhân tương tác với nhau hay không? Và liệu OKR đó có hỗ trợ theo dõi tiến độ làm việc không? Vì OKR sẽ là công cụ hỗ trợ cho người quản lý xem xét những nhân viên của mình. Vì thế phần mềm cần có nhiều tính năng hỗ trợ người dùng.
• Báo cáo và insight chi tiết: Phần mềm có cung cấp những báo cáo theo thời gian thực để người dùng dễ dàng phân tích, theo dõi và chia sẻ hay không? Phần mềm có hỗ trợ các mẫu template sẵn để người dùng tiện sử dụng hay không?
• Kết nối: OKR có thể kết nối với các công cụ, phần mềm ngoài hay không và có thể nhập liệu tự động không?

=> Xem thêm : Phần mềm quản lý KPI

Trên đây là các tiêu chí dùng để đánh giá một OKR. Bạn hãy xem qua những tiêu chí này để tìm ra một OKR tốt, hiệu quả cho doanh nghiệp của mình nhé.

Những phần mềm OKR tốt mà bạn nên sử dụng

Dưới đây là một số phần mềm bạn có thể tham khảo:

Lattice

Lattice là phần mềm hàng đầu của Mỹ dùng để đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên dựa trên các báo cáo tổng quan. Lattice cung cấp một hệ thống đánh giá toàn diện giúp bạn theo dõi hiệu suất của nhân viên và nhận phản hồi từ các đồng nghiệp và cấp quản lý. Bạn cũng có thể đưa các mục tiêu và kết quả chính vào quy trình làm việc của mình để quản lý và theo dõi các OKR.

Các tính năng nổi bật của Lattice:

• Báo cáo tổng quan: Một trong những tính năng nổi bật nhất của Lattice. Bạn có thể đo lường các chỉ số kinh doanh và so sánh chúng với mức trung bình của ngành. Ngoài ra, nó giúp phân loại nhân viên theo hiệu suất cá nhân — tất cả trong một bảng điều khiển.
• Khảo sát mức độ gắn kết của nhân viên: Tính năng độc đáo này cho phép thực hiện các cuộc khảo sát chuyên sâu. Bạn sẽ có được thông tin chi tiết của nhân viên về mức độ tham gia vào các công việc của tổ chức.

Workplus

Workplus là phần mềm được công ty Phúc An Tech thiết kế. Ưu tiên hàng đầu của phần mềm là quản lý và theo dõi tiến độ công việc một cách minh bạch.

Các tính năng nổi bật của Workplus:

• Tạo điều kiện cho Giao tiếp, Phản hồi và Ghi nhận Liên tục (CFR): Workplus được xây dựng dựa trên các nguyên tắc của CFR — một công cụ hỗ trợ đắc lực cho OKR, giúp các nhà quản lý dễ dàng xác định các “điểm nghẽn” để hỗ trợ nhân viên và tham gia vào các cuộc trò chuyện liên tục, nhanh chóng để cải thiện hiệu suất và quản lý tiến độ công việc tốt nhất
• Phần mềm Quản lý nhân sự cũng hỗ trợ, để bất kỳ nhân viên nào, dù ở cấp độ nào, đều có thể được các cấp quản lý kiểm soát tốt hơn.

Tổng kết

Phần mềm OKR đã trở thành một phương thức giao tiếp thông qua mã code được mã hóa thành các hình dạng, cấu trúc, hình ảnh,… để người dùng có thể sử dụng các phần mềm quản lý công việc một cách dễ dàng.

Các câu hỏi thường gặp