Kiến thức quản trị

Cách quản lý công việc hiệu quả bằng phần mềm thông minh

Lượng công việc quá lớn khiến bạn chẳng có nhiều thời gian cho bản thân. Hay bạn có quá nhiều công việc cần phải hoàn thành trong một ngày nhưng lại chẳng biết sắp xếp như thế nào. Những lúc bế tắc như vậy thì những phần mềm thông minh sẽ là giải pháp hữu hiệu cho bạn. Cách quản lý công việc hiệu quả bằng phần mềm thông minh được rất nhiều người sử dụng hiện nay. Bởi sự thuận tiện trong việc sắp xếp công việc cùng như giúp người dùng tăng được hiệu suất làm việc. Hãy cùng Workplus tìm hiểu qua một số phần mềm hỗ trợ quản lý công việc hiệu quả nhé.

Cách quản lý công việc hiệu quả bằng phần mềm thông minh là gì?

Mọi người thường sẽ sắp xếp công việc theo cách truyền thống là ghi mọi thứ cần làm vào một quyển sổ, trang giấy hay ghi chú trong điện thoại. Nhưng những thứ này lại tốn kha khá thời gian nhưng không đem lại quá nhiều hiệu quả công việc.

Với sự trợ giúp của những phần mềm hiện đại, việc quản lý công việc sẽ trở nên hiệu quả hơn. Những phần mềm sẽ tự động sắp xếp những việc cần làm, lên lịch cùng với đó là những tính năng trợ giúp con người, tổ chức, doanh nghiệp quản lý nhân sự.

Phần mềm quản lý công việc là gì?

Phần mềm quản lý công việc là những phần mềm hỗ trợ con người trong việc soạn, sắp xếp tài liệu, lưu trữ thông tin lâu dài hoặc hẹn lịch làm việc, lên lịch cho các cuộc họp,…

Phần mềm quản lý công việc có thể dành cho các cá nhân bận rộn với khối lượng công việc quá lớn. Hoặc hỗ trợ những công ty, tổ chức, doanh nghiệp trong việc lập kế hoạch, quản lý nhân viên, lưu trữ thông tin, theo dõi hiệu suất làm việc,…

=> Top 3 phần mềm quản lý kpi tốt nhất

Cách quản lý công việc hiệu quả
Phần mềm quản lý công việc có thể dành cho các cá nhân bận rộn với khối lượng công việc quá lớn

Những lợi ích khi áp dụng cách quản lý công việc bằng phần mềm thông minh

Sau đây là một số điểm mạnh của phần mềm quản lý công việc:

Đối với cá nhân

  • Theo dõi, tiếp nhận những công việc do cấp trên giao phó.
  • Sắp xếp công việc quan trọng, lên lịch làm việc, lên lịch cho các cuộc họp quan trọng.
  • Thông báo, gửi lời nhắc khi đến hạn công việc.
  • Báo cáo công việc cho cấp trên thuận tiện, nhanh chóng.
  • Phân cấp những nhiệm vụ cần ưu tiên xử lý.

Đối với tổ chức, công ty, doanh nghiệp

  • Quản lý và theo dõi tình hình làm việc, hiệu suất và tiến độ dự án của từng nhân viên, phòng ban.
  • Sắp xếp, giao việc cho nhân viên và các phòng ban thông qua phần mềm.
  • Lưu trữ những tài liệu, hợp đồng, thông tin quan trọng mà không lo bị hư hỏng, đánh mất.
  • Gửi thông báo khi đến hạn công việc, hay đến ngày diễn ra những cuộc họp quan trọng.
  • Theo dõi toàn bộ quá trình làm việc, nếu có sai sót thì có thể kịp thời sửa chữa.
  • Phân công nhiệm vụ cho các nhân viên, các phòng ban một cách công khai, công bằng và minh bạch.
Cách quản lý công việc hiệu quả
Những lợi ích khi áp dụng cách quản lý công việc bằng phần mềm thông minh có khá nhiều

Những phần mềm quản lý công việc hiệu quả hiện nay

Để giúp cho người dùng thuận lợi hơn trong việc tìm kiếm phần mềm quản lý tiến độ công việc, chúng tôi có những gợi ý sau đây:

Phần mềm quản trị công việc fTodolist

fTodolist là phần mềm quản lý quy trình không được sử dụng nhiều lắm hiện nay. Phần mềm này được thiết kế và sản xuất bởi Fastdo dành cho các doanh nghiệp, tổ chức. fTodolist có giao diện dễ thao tác.

Mỗi cá nhân có thể tạo cho mình một tài khoản riêng tư trong phần mềm quản lý công việc fTodolist. Khi đã có tài khoản, bạn có thể sử dụng nó để thống kê công việc cần làm và báo cáo tổng quan cuối ngày.

Một tính năng rất đặc biệt của phần mềm chính là khả năng tự động sắp xếp công việc. Bạn chỉ cần nhập những việc cần hoàn thành vào danh sách. Hệ thống sẽ tự động sắp xếp theo thứ tự ưu tiên cùng thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc để bạn tiện theo dõi.

Cách quản lý công việc hiệu quả
fTodolist là phần mềm được nhiều người yêu thích và tin dùng

Cách quản lý công việc hiệu quả – Microsoft To-Do

Phần mềm Microsoft To-Do là phần mềm dành cho các thiết bị sử dụng Windows. Phần mềm được nhiều nhân viên sử dụng nhằm lên kế hoạch hợp lý cho một ngày, đặt lời nhắc cho những việc cần làm.

Điều đặc biệt của phần mềm chính là bạn có thể sử dụng nó miễn phí ngay trên máy tính lẫn điện thoại. Không cần phải trải qua nhiều bước tải xuống, bạn có thể sử dụng trực tiếp trên trang web. Ngoài ra, bạn cũng có thể chia sẻ danh sách việc làm đến cho bạn bè, đồng nghiệp cùng xem.

Phần mềm Microsoft Teams

Một phần mềm quản lý công việc thông minh khác đến từ nhà phát hành Microsoft đó chính là Microsoft Teams. Phần mềm này trước đây đã được sử dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp. Hay thậm chí vào thời kỳ đại dịch, nó lại càng phát huy được tác dụng của mình.

Microsoft Teams có nhiều tính năng hỗ trợ cho những doanh nghiệp, công ty từ quy mô lớn đến quy mô nhỏ. Những nhân viên có thể trò chuyện, gọi điện và cộng tác với nhau. Vì thế, phần mềm này rất thích hợp cho những buổi họp quan trọng.

Cách quản lý công việc hiệu quả – Workplus

Workplus là một trong những phần mềm hỗ trợ quản lý công việc hiệu quả nhất hiện nay. Người dùng có thể sử dụng trực tuyến để hội họp, phân công và sắp xếp công việc cho một tổ chức, doanh nghiệp,…

Với tính năng tạo nhóm làm việc, Workplus sẽ tạo ra một không gian chung cho những thành viên của một tổ chức. Trong không gian đó, các thành viên có thể trực tiếp tương tác, trao đổi công việc và làm việc cùng nhau.

Đặc biệt, phần mềm này còn có tình năng theo dõi tiến độ công việc. Từ tiến độ kế hoạch cho đến tiến độ thực tế đều được liệt kê chi tiết, kỹ lưỡng. Hơn nữa, phần mềm sẽ đưa ra biểu đồ cập nhật tiến độ để người quản lý và cả những nhân viên tiện theo dõi.

Workplus đang có bản dùng thử miễn phí. Nếu bạn chưa chắc chắn được việc Workplus có phù hợp với mình hay không thì bạn có thể sử dụng bản dùng thử này.

Cách quản lý công việc hiệu quả
Workplus là một trong những phần mềm hỗ trợ quản lý công việc hiệu quả nhất hiện nay

Tổng kết

Sự ra đời của những phần mềm quản lý công việc đã giúp cho các doanh nghiệp, tổ chức và cá nhân điều hành được khối lượng việc khổng lồ. Cách quản lý công việc bằng phần mềm thông minh được xem là cách làm hiệu quả nhất.

Các câu hỏi thường gặp

Tôi có thể tải phần mềm quản lý công việc ở đâu?

Trên điện thoại có rất nhiều phần mềm quản lý công việc trên cửa hàng ứng dụng. Bạn có thể vào đó và xem qua những phần mềm tốt nhé.

Đối với máy tính, bạn có thể truy cập vào trang web của nhà phát hành để tìm và tải xuống phần mềm. Một số phần mềm có thể sử dụng miễn phí nhưng cũng có phần mềm sẽ cần phải trả phí. Tùy vào kinh phí hiện tại mà bạn có thể lựa chọn phiên bản thích hợp cho mình nhé.

Ngoài ra, có một số phần mềm có thể sử dụng trực tuyến. Bạn hãy truy cập vào trang web của những phần mềm đó và sắp xếp công việc của mình nhé.

Những tiêu chí đánh giá một phần mềm quản lý công việc tốt là gì?

Để biết được phần mềm quản lý công việc đó có chất lượng hay không, bạn hãy xem qua những tiêu chí sau đây nhé:

  • Phần mềm có nhiều tính năng giúp các thành viên tương tác với nhau hay không?
  • Phần mềm có giao diện dễ sử dụng hay không?
  • Phần mềm này do nhà phát hành nào cung cấp? Bạn hãy lựa chọn những nhà phát hành uy tín nhé.
  • Phần mềm có hỗ trợ lập kế hoạch, theo dõi tiến độ và lập báo cáo cùng nhiều tính năng hỗ trợ công việc khác hay không?

Trên đây là một số tiêu chí mà bạn cần xem xét qua trước khi quyết định sử dụng bất kỳ một phần mềm quản lý công việc nào nhé.

5/5 - (3 bình chọn)

Trung tâm hỗ trợ và tư vấn

Chúng tôi luôn ở đây 24/7 để phản hồi yêu cầu của bạn, bất kể là ngày hay đêm, dù nắng hay mưa!