Excel được xem là phần mềm thông dụng nhất hiện nay. Gần như bất cứ công ty nào, từ lớn đến nhỏ đều có thể vận dụng Excel một cách nhanh chóng nhất. Vì sự phổ biến của nó, bài viết hôm nay sẽ giới thiệu với bạn đọc về phần mềm quản lý công việc bằng Excel miễn phí được nhiều doanh nghiệp quan tâm hiện nay.
Phần mềm quản lý công việc bằng Excel là gì?
Excel được hiểu đơn giản là một bảng tính. Nó tích hợp các công thức tính toán từ đơn giản đến phức tạp. Theo đó, người dùng sẽ tiến hành nhập liệu và vận dụng các tính toán này sao cho hợp lý nhất.
Như vậy, các quản lý công việc bằng Excel miễn phí sẽ ghi chép quá trình mà bạn thực hiện công việc. Chúng được thể hiện dưới cái nhìn của thống kê. Với cách làm này, nhà quản trị có thể theo sát tiến độ công việc của người lao động một cách chính xác nhất.
Vì sao doanh nghiệp nên lựa chọn phần mềm quản lý công việc bằng Excel miễn phí?
Với một ứng dụng phổ biến như vậy, hiển nhiên, chúng sẽ đem lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp. Chúng ta hãy cùng điểm qua những lợi ích mà nó mang lại nhé!
Đơn giản và dễ dàng trong việc thực hiện
Nhận xét chung mà chúng ta có thể cảm nhận được chính là việc phần mềm quản lý công việc này cực dễ dàng trong việc áp dụng.
Nó khá đơn giản về mặt cấu tạo. Vì thế, dù là nhân viên, lao động hay người quản lý đều có thể dễ dàng đọc hiểu được nội dung mà bảng tính thể hiện.
Chính vì thế, đa số các doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ cực thích áp dụng các phần mềm quản lý công việc có mẫu như vậy.
Giám sát tiến độ nhanh chóng qua phần mềm Excel
Thông thường, khi theo dõi tiến độ công việc bằng bảng tính Excel, các nội dung bắt buộc phải thể hiện bao gồm:
- Danh mục các công việc cần thực hiện.
- Thời gian hoàn thành mỗi công việc trong bảng liệt kê trên.
- Tình trạng làm việc thực tế: Hoàn thành, chưa hoàn thành hay đang thực hiện.
- Mục ghi chú với các nội dung đính kèm.
Như vậy, với những nội dung cơ bản như trên, nhà quản trị có thể nhanh chóng nắm rõ được thông tin về tiến độ công việc. Họ không cần đến một bảng báo cáo phức tạp nào khác cho việc đó.
Phần mềm quản lý công việc bằng Excel giúp người dùng phân chia công việc dễ dàng hơn
Danh mục những việc cần làm đều được thể hiện chi tiết qua bảng tính. Nhà quản lý sẽ có cái nhìn khái quát về số lượng đầu việc được giao. Theo đó, họ có sự phân công đầy đủ và công bằng nhất. Mỗi nhân viên đều nhận được công việc cho riêng mình.
Giá thành áp dụng miễn phí
Excel là phần mềm được cài đặt hoàn toàn miễn phí. Ngược lại, nếu bạn có nhu cầu sử dụng các phần mềm vận hành bằng Excel ở mức độ cấp cao hơn, hiển nhiên doanh nghiệp cần trả phí cho điều này.
Tuy nhiên, mức phí được nhận xét là khá thấp so với các phần mềm phải cài đặt khác. Như vậy, doanh nghiệp có thể tiết kiệm tối đa chi phí cho việc quản trị này.
Các bước sử dụng phần mềm quản lý công việc bằng Excel miễn phí
Để vận hành một ứng dụng quản lý công việc bằng Excel hiệu quả, người dùng cần thực hiện rõ 5 bước chi tiết sau:
Bước 1: Phác thảo mẫu quản lý công việc
Bảng tính Excel được thiết kế chung. Tuy nhiên, mỗi doanh nghiệp có đặc thù quản trị riêng. Như vậy, nếu bạn muốn vận dụng tốt nhất cho đơn vị của mình, người dùng cần thiết kế sao cho phù hợp nhất.
Nhà quản trị cần lưu ý rõ ràng các thông tin cơ bản và chi tiết nhất. Có như vậy, bạn mới có thể khái quát chung nhất cho những việc cần làm.
Bước 2: Mỗi nhiệm vụ là một bảng tính riêng trong phần mềm quản lý công việc bằng Excel miễn phí
Khi đã phân chia ra khối lượng công việc khác nhau, nếu số lượng của chúng quá lớn và có dấu hiệu chồng chéo lên nhau, bạn cần lập riêng các bảng tính Excel cho từng nội dung.
Việc chia nhỏ như thế giúp giảm tải số lượng công thức được nhập vào. Bên cạnh đó, gánh năng tính toán và sai sót cũng được giảm thiểu đáng kể.
Bước 3: Lập danh sách để phân công nhiệm vụ
Thêm một danh sách những người cùng thực hiện công việc. Dựa vào khối lượng công việc và người thực hiện, nhà quản lý thực hiện phân công hiệu quả nhất. Hơn thế, việc phân chia rõ ràng như vậy cũng giúp cho chúng ta chia việc công bằng hơn.
Bước 4: Quy định thời gian hoàn thành công việc
Chúng ta cần hoạch định rõ ràng mốc thời gian cho từng công việc cụ thể. Ngày khởi đầu và ngày kết thúc công việc đều phải được thực hiện rõ ràng. Thêm đó, mỗi lần kiểm tra đều cần được ghi chú về tiến độ sao cho chi tiết nhất.
Bước 5: Đánh giá tiến độ theo định kỳ
Nhà quản trị không thể bỏ qua bước này. Bạn cần thể hiện sự sát sao với mỗi nhiệm vụ. Có như vậy, mỗi nhân viên mới có thể nghiêm túc trong việc thực hiện. Bởi họ biết được, mình đang nhận được sự giám sát ngầm.
Như vậy, trên thực tế, một phần mềm quản lý công việc bằng Excel miễn phí sẽ giúp bạn thực hiện tuần tự 5 bước này một cách đơn giản nhất. Người dùng hoàn toàn chủ động trong việc thiết kế.
Phần mềm quản lý công việc Workplus Platform
Workplus được xem là phần mềm quản lý công việc cực chất lượng có thể thay thế Excel. Các doanh nghiệp vô cùng tin tưởng khi lựa chọn chúng trong quản trị công việc.
Theo đó, Workplus thực hiện việc quản lý của mình bằng các bảng tính. Đó là những bảng được thiết kế dưới dạng To do list hoặc Gantt Chart. Với thiết kế đơn giản, dễ dàng trong việc sử dụng, các doanh nghiệp đã áp dụng khá trơn tru.
Quan trọng hơn, Workplus cho phép doanh nghiệp trải nghiệm ứng dụng trong khoảng thời gian tối đa là 30 ngày. Người dùng hoàn toàn không bị giới hạn bất cứ tính năng sử dụng nào khác. Bạn sẽ có được sự cảm nhận tốt nhất cho chất lượng dịch vụ được cung ứng.
Phương thức liên hệ với Workplus Platform
- Công ty TNHH Công nghệ và thương mại Phúc An.
- Địa chỉ: Số 11/243 Giáp Bát, phường Giáp Bát, Hoàng Mai, Hà Nội.
- Điện thoại liên hệ: 09.1800.6181 hoặc 09.786.25.786.
Khách hàng hãy liên hệ ngay để nhận được sự tư vấn dịch vụ tốt nhất nhé!
=> Có thể bạn chưa biết : Phần mềm erp là gì ? Nó hữu ích đến đâu?
Tổng kết
Mỗi doanh nghiệp có đặc thù kinh doanh khác nhau. Tuy nhiên, có thể nói, dù bạn hoạt động trong lĩnh vực nào, phần mềm quản lý công việc bằng Excel miễn phí luôn có thể hỗ trợ ngay cho bạn. Chúng dễ dùng và được cài đặt sẵn trên mỗi máy vi tính để bàn, điện thoại thông minh, Ipad hoặc laptop,…
Câu hỏi thường gặp
Với các doanh nghiệp lớn có thể vận hành phần mềm quản lý công việc bằng Excel miễn phí hay không?
Nếu bạn là một doanh nghiệp lớn, thường xuyên làm việc với các nghiệp vụ phức tạp, hãy chủ động trong việc sử dụng phần mềm quản lý có tính phí. Chúng sẽ cung cấp đầy đủ hơn các tính năng cao cấp để hỗ trợ bạn.
Sử dụng phần mềm quản lý công việc bằng Excel có linh hoạt không?
Phần mềm quản lý bằng Excel được thiết kế dưới dạng các biểu mẫu. Và những biểu mẫu này được độc lập trong việc sửa chữa. Nói cách khác, bạn có thể linh hoạt sửa đổi sao cho phù hợp nhất.
