[Mẫu] Xây dựng KPI cho doanh nghiệp trong phần mềm quản lý công việc

Giới thiệu chung

KPI là một trong những chỉ số quan trọng trong kinh doanh. Nó đánh giá hiệu suất, hiệu quả công việc đề ra. Từ chỉ số này, doanh nghiệp có được những nhận định về mức độ kinh doanh. Chính vì thế, trước mỗi mục tiêu, chu kỳ, nhà quản lý luôn thực hiện việc xây dựng KPI cho đơn vị của mình. Và với sự thay đổi về công nghệ, họ ưu tiên hơn trong việc lựa chọn nền tảng phần mềm quản lý công việc nhằm phục vụ tốt hơn cho mọi nhu cầu đề ra. 

Tại sao nên xây dựng KPI cho doanh nghiệp bằng phần mềm quản lý công việc

KPI, bạn có thể hiểu, nó có thể là mục tiêu, hoặc cũng có thể trở thành thước đo. Doanh nghiệp đưa ra KPI nhằm thực hiện nhiệm vụ đánh giá mức độ hoàn thành một nhiệm vụ nào đó. 

Key Performance Indicator chính là chỉ số cực quan trọng. Nó đánh giá và phản ánh khả năng của nhân viên, quản lý trong một dự án, kế hoạch hay mục tiêu đề ra. KPI được thể hiện thông qua rất nhiều số liệu hoặc tỷ lệ. 

Mỗi doanh nghiệp có phương án xây dựng KPI khác nhau. Tùy vào nhu cầu, giai đoạn cũng độ quan trọng mà người quản trị có sự nhận định riêng. 

Nếu như trước đây, doanh nghiệp thường dựa vào các tính toán thực tế. Thì hiện nay, các phần mềm sẽ giúp bạn thống kê tốt hơn. Chúng mang đến những bảng dự thảo cùng kế hoạch chi tiết.

Xem thêm mẫu quản lý khác tại: [Mẫu] Quản lý nhà cung cấp bằng phần mềm Workplus

Những lợi ích khi áp dụng xây dựng KPI bằng phần mềm cho doanh nghiệp

Việc ứng dụng phần mềm mang lại nhiều lợi ích thiết thực. Chúng ta sẽ cùng nhau phân tích nhé!

Đối với nhà quản lý

• Phần mềm giúp theo dõi chính xác hiệu suất hoạt động của từng cá nhân. Nó thể hiện minh bạch, rõ ràng và trực quan nhất. 
• Hiệu quả làm việc được đẩy nhanh hơn. Quá trình nghiệm thu công việc cũng khả quan hơn. 
• Các mục tiêu hay kế hoạch đề ra luôn nằm trong tầm nhìn của bạn. Việc theo dõi giúp công việc được xử lý đúng thời hạn. 

Đối với nhân viên

• Hiểu rõ được những vấn đề mà mình cần thực hiện. 
• Theo dõi được tiến độ công việc, từ đó tự tạo động lực thúc đẩy năng suất làm việc hiệu quả hơn. 
• Phát hiện sai sót kịp thời. Đặc biệt, thời gian hoàn thành nhiệm vụ được quy định khắt khe và rõ ràng trong từng hạng mục đề ra. 

Xây dựng KPI cho doanh nghiệp gồm những gì?

Đối với một doanh nghiệp cơ bản, việc xây dựng KPI sẽ thông qua các bước thực hiện như sau:

Xác định bộ phận hoặc nhóm xây dựng KPI

Hiện nay, việc xác định nhóm xây dựng KPI thường được áp dụng theo 2 phương pháp chính. Đó là:

Phương pháp 1: Bộ phận thực hiện sẽ là người xây dựng KPI

Xét về tính hiệu quả, phương pháp này khả thi hơn. Bởi chỉ những phòng ban chính thức bắt tay vào việc mới biết rõ năng lực cũng như số liệu chính xác nhất. Thông qua đó, chỉ số KPI mà họ đưa ra là sát với thực tế nhất.

Tuy nhiên, nhược điểm của phương pháp này chính là tính khách quan không cao. Nhiều bộ phận vì muốn hoàn thành chỉ tiêu nhanh hơn và dễ dàng hơn, có thể tự hạ mức KPI xuống. Điều này vô tình khiến năng suất không thể hoàn thành tối đa. 

Phương pháp 2: Phòng quản lý và nhân sự là người xây dựng KPI

Đối với cách làm thứ hai này, yếu tố khách quan được khắc phục. Những phòng ban lãnh đạo bên ngoài sẽ là người đặt ra KPI cho những đội nhóm còn lại. Như vậy, tính công bằng cũng được đảm bảo.

Tuy nhiên, xét về hiệu quả, chỉ số này sẽ không thực sự sát với thực tế. Đó chỉ là những tính toán trên lý thuyết. Như vậy, việc các phòng ban khác khó thực hiện đúng mục tiêu là rất dễ xảy ra. 

Xác định chỉ số KPI cho bộ phận hoặc nhóm

Sau khi xác định được bộ phận thực hiện việc xây dựng KPI, họ sẽ dựa vào các yếu tố bên trong lẫn bên ngoài để thiết lập nên chỉ tiêu này.

Những dữ liệu quan trọng dùng để tham chiếu bao gồm tình hình kinh tế thị trường trong từng giai đoạn, chỉ số gia tăng trong tháng/quý/năm trước, so sánh với số liệu của 3 năm gần nhất….

Từ những thông số này cùng một số tính toán về nguồn lực, chỉ tiêu và nhân lực, bộ phận sẽ đưa ra mục tiêu chung cho từng nhóm khác nhau. Hiển nhiên, KPI lúc này cần phải hợp lý về số liệu cũng như lý tưởng, tầm nhìn của người quản lý. 

Đánh giá mức độ hoàn thành KPI

Phần việc tiếp theo chính là đánh giá mức độ hoàn thành chỉ tiêu đưa ra. Mỗi kế hoạch sẽ được thực hiện bởi nhiều nhóm nhỏ. Và mức độ thực hiện của mỗi nhóm sẽ không đồng đều như nhau.

Ví dụ như nhóm A hoàn thành công việc đúng tiến độ. Nhóm B xử lý phần việc trễ 2 ngày. Ngược lại, nhóm C lại hoàn thành sớm hơn 2 ngày.

Như vậy, về tổng thể, deadline của dự án vẫn được đảm bảo. Tuy nhiên, xét về năng suất, rõ ràng, nhóm B chính là nhân tố gây ảnh hưởng cho cả đội. Vô tình sự chậm trễ của nhóm B khiến nhóm C phải tăng tốc nhiều hơn. 

Việc đánh giá này phải dựa vào các số liệu thực tế. Chúng hoàn toàn độc lập, chính xác và khách quan. Bởi nó là cơ sở dữ liệu cho việc nhận định tính hiệu quả của một phòng ban trong một doanh nghiệp. 

Thưởng KPI cho từng bộ phận hay nhóm

Sau khi có được sự đánh giá chi tiết nhất, mỗi đội nhóm sẽ nhận được phần thưởng xứng đáng cho những gì mà mình đã thực hiện. Hiển nhiên, chỉ những nhóm nào hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao mới xứng đáng nhận được phần thưởng cho sự cố gắng đó. 

Điều chỉnh và tối ưu KPI

Chỉ số KPI cần được điều chỉnh sao cho hợp lý nhất. Theo thời gian, chỉ số này có thể tăng hoặc giảm. Nó phụ thuộc vào nhiều yếu tố từ bên trong lẫn bên ngoài. 

Thêm vào đó, mỗi chỉ số được đưa ra sau đó phải có sự đối chiếu với KPI trước đó. Như vậy, doanh nghiệp mới nhìn nhận được thực tế phát sinh cho quá trình kinh doanh của mình. 

Phạm vi áp dụng mẫu xây dựng KPI cho đối tượng doanh nghiệp nào?

Đối với mỗi phòng ban khác nhau sẽ sử dụng các mẫu KPI khác nhau. Hiện nay, việc phân loại chủ yếu được chia làm 9 mẫu chính:

• KPI dành cho cấp quản lý và bộ phận nhân viên.
• KPI cho bộ phận Marketing.
• KPI cho bộ phận nhân sự.
• KPI cho bộ phận kinh doanh. 
• KPI cho bộ phận tài chính kinh doanh.
• KPI cho bộ phận bán lẻ.
• KPI cho bộ phận quản lý dự án.
• KPI cho bộ phận SEO.
• KPI cho bộ phận Sale.

Cách lập kế hoạch tuyển sinh cho trường đại học trên phần mềm quản lý công việc Workplus

Với những gợi ý về việc lập kế hoạch xây dựng KPI từ phần mềm Workplus, bạn có thể thực hiện chúng theo các bước sau:

Bước 1: Đăng nhập vào app https://app.workplus.vn/.

Bước 2: Tại task Làm việc -> Nhấp vào dấu + tại Nhóm làm việc và chọn Thêm nhóm.

Bước 3: Tại đây, bạn điền tên nhóm làm việc của mình vào.

Bước 4: Tiếp theo, bạn điền các giai đoạn công việc cần thực hiện theo KPI vào bảng làm việc nhé.

Bước 5: Hãy gán cho nó một trạng thái công việc để theo dõi tiến độ tốt hơn.

Bước 6: Bạn có thể xem báo cáo tiến độ công việc tại đây:

Cách sử dụng mẫu này trên Workplus:

Bước 1: Vào thư viện mẫu

Bước 2: Chọn mẫu này, chọn Áp dụng mẫu xây dựng KPI.

Tổng kết

Bài viết vừa chia sẻ với bạn đọc những hướng dẫn chi tiết trong việc xây dựng KPI cho doanh nghiệp hoặc đội nhóm bằng cách ứng dụng phần mềm quản lý Workplus. Chúc bạn áp dụng thành công.

Triển khai thành công phần mềm quản lý công việc Workplus cho doanh nghiệp

---

Sử dụng mẫu này ( miễn phí )