Lập kế hoạch là gì và ưu điểm của việc lập kế hoạch?

Hiện nay, con người có rất nhiều việc cần phải hoàn thành trong một ngày. Tuy nhiên, việc không biết sắp xếp, tạo kế hoạch sẽ khiến cho một ngày của chúng ta trôi qua vô nghĩa khi chẳng có công việc nào được hoàn thành. Qua đó, ta có thể thấy sự quan trọng của việc lập kế hoạch là như thế nào.

Vậy bạn đã biết cách vạch ra kế hoạch cho bản thân làm sao cho hiệu quả chưa? Nếu chưa thì hãy cùng tham khảo qua một số cách thực hiện mà Workplus sẽ giới thiệu trong bài viết sau đây nhé.

Lập kế hoạch là gì?

Lập kế hoạch là nhìn về phía trước và vạch ra hướng đi cho các hoạt động trong tương lai. Đây là cách làm việc có hệ thống. Cụ thể, ta sẽ xem xét qua các công việc cần thực hiện, xác định thứ tự ưu tiên và tìm ra hướng đi đúng đắng để hoàn thành công việc trong thời gian sớm nhất.

Bạn đang quan tâm đến Phần mềm quản lý công việc Workplus Platform. Click vào ảnh để yêu cầu hỗ trợ và được tư vấn miễn phí, Demo trải nghiệm các tính năng chuyên biệt của phần mềm.

Tầm quan trọng của việc lập kế hoạch

Đối với cá nhân

Tạo kế hoạch giúp bạn xác định được hướng đi đúng đắn cho mình. Trước khối lượng công việc khổng lồ, bạn thường dễ bị sao nhãn và lạc lối vì không biết nên bắt đầu từ đâu. Bạn làm việc này một ít, việc kia một ít rồi đến cuối cùng thì chẳng có việc nào là được hoàn thành triệt để cả.

Vì thế, nó sẽ là kim chỉ nam giải thoát bạn khỏi mớ hỗn độn công việc. Bạn sẽ xác định được lộ trình một ngày của mình sẽ hoàn thành những gì, ưu tiên những gì, tránh được việc bị ứ đọng hoặc quá tải công việc trong ngày.

Đối với tổ chức 

Nó không chỉ mang lại lợi ích cho cá nhân mà còn cho tổ chức, mà còn vạch ra kế hoạch cho tương lai chính là hướng đi đúng đắn để các tổ chức có thể áp dụng nhằm đạt được mục tiêu mong muốn. Nếu làm việc mà không có kế hoạch định sẵn thì chắc chắn tổ chức hoặc doanh nghiệp đó sẽ khó mà đi đường dài được.

Xem thêm: Tháp nhu cầu Maslow ứng dụng thực tế cho Marketing?

Ưu điểm của việc lập kế hoạch

Đầu tiên, tạo kế hoạch sẽ giúp bạn làm việc hiệu quả hơn để đạt được mục tiêu. Bởi việc làm có kế hoạch trước sẽ giúp ta biết được những việc cần làm và tập trung vào chúng nhiều hơn. Đối với tổ chức, nó sẽ giúp mang lại sự trật tự và tính điều hòa trong tổ chức.

Thứ hai, nó sẽ giúp cá nhân và doanh nghiệp giảm bớt được những rủi ro khi có thể có trong tương lai. Hơn nữa, ta cũng có thể chủ động chuẩn bị những phương án khác để ứng biến kịp thời khi trường hợp xấu không may xảy ra.

Cuối cùng, việc tạo kế hoạch sẽ giúp tiết kiệm được thời gian, chi phí và nguồn lực. Bới mọi thứ đều đã được ước chừng và liệt kê trong kế hoạch đã được vạch ra ở phía trước. Cá nhân hoặc tổ chức chỉ cần làm theo những gì nằm trong lịch trình. Nếu có thêm chí phí hay vấn đề phát sinh thì nó cũng sẽ không ảnh hưởng quá nhiều đến hiệu quả công việc.

Cách lập kế hoạch hiệu quả

Sau khi đã biết qua những ưu điểm của việc lên kế hoạch, chắc hẳn bạn cũng đang nóng lòng muốn biết qua cách vạch ra lịch trình cho tương lai như thế nào mới hiệu quả đúng không? Vậy hãy xem qua các bước thực hiện của Workplus đề xuất cho bạn nhé.

Bước 1: Xác định mục tiêu

Việc lập kế hoạch cần phải hướng đến một mục tiêu xác định. Mục tiêu cũng chính là động lực để bạn thực hiện những công việc này. Còn đối với doanh nghiệp, mục tiêu chính là cột mốc quan trọng mà cả toàn nhân sự trong doanh nghiệp đều phải phấn đấu để đạt được. 

Nếu thiếu đi mục tiêu thì việc tạo kế hoạch của bạn sẽ trở nên vô nghĩa. Vì bạn làm việc không vì mục địch gì. Điều này sẽ dễ gây chán nản, dễ bỏ cuộc.

Bước 2: Xác định cơ sở của kế hoạch

Cơ sở chính là những thành phần có trong kế hoạch của bạn. Chúng có thể là những yếu tố bên trong như nhân lực, chi phí, thời gian,… hay yếu tố bên ngoài như sự cạnh tranh, sự hợp tác giữa các doanh nghiệp.

Cơ sở của kế hoạch còn có thể là những vấn đề có thể phát sinh, những rủi ro có thể lường trước được hay những tình huống có thể ảnh hưởng đến hiệu quả của kế hoạch.

Bước 3: Chuẩn bị các phương án dự phòng

Khi đã xác định được những rủi ro. Việc tiếp theo bạn cần làm chính là chuẩn bị những phương án dự phòng. Bạn cần phải xem xét, đánh giá khách quan qua độ khả thi, tính ổn định củacủa những phương án đã được lựa chọn.

Bước 4: Lập kế hoạch phái sinh

Kế hoạch phái sinh, hay còn gọi là kế hoạch phụ, là những bước đệm để bạn đạt được kết hoạch chính của mình. Đây là những nhân tố có tác dụng hỗ trợ, thúc đẩy sự phát triển của kế hoạch chính. 

Bước 5: Thẩm định kế hoạch

Sau khi đã xác định được mọi công đoạn trong kế hoạch thì đây là lúc thích hợp để bạn đưa vào thực tiễn. Hãy áp dụng kế hoạch đó và theo dõi hiệu quả có nó trong khoảng thời gian đầu. Không chỉ theo dõi, bạn còn phải nghe qua những đánh giá, nhận xét của các nhân viên thuộc kế hoạch.

Nếu tình hình khả quan, hãy tiếp tục áp dụng đúng theo những gì có trong hoạch định. Còn nếu mọi việc không được hiệu quả, bạn hãy xem xét lại và tìm ra những điểm sai sót để kịp thời khắc phục. Đây cũng là lúc để bạn xem qua những phương án dự phòng mà mình đã chuẩn bị từ trước.

Sử dụng phần mềm lập kế hoạch Workplus

Ngoài cách thông thường, bạn còn có thể sử dụng các công cụ hỗ trợ khác. Điển hình là Workplus, một phần mềm lập kế hoạch rất phù hợp cho cả cá nhân lẫn doanh nghiệp.

Phần mềm hiện đang có chính sách dùng thử miễn phí 15 ngày. Bạn có thể tham khảo và sử dụng thử để xem liệu ứng dụng có thật sự phù hợp với cách làm việc của bản thân không nhé. Để biết thêm nhiều thông tin về phần mềm này, bạn có thể gọi đến số hotline 09.1800.8458 hoặc gửi email để được tư vấn và hỗ trợ nhé.

Tổng kết

Lập kế hoạch chính là một kỹ năng vô cùng quan trọng không chỉ đối với cá nhân mà còn là với tổ chức, doanh nghiệp. Việc lập nên một kế hoạch hiệu quả sẽ giúp cho năng suất công việc được tăng cao. Độ khả thi và phần trăm thành công để đạt được mục tiêu cũng sẽ cao hơn so với khi làm việc không kế hoạch.  Do đó, để lập được một kế hoạch hiệu quả, bạn có thể làm theo các bước hướng dẫn trên hoặc sử dụng sự trợ giúp của các công cụ hiện đại như Workplus.

Quản lý công việc đã có Workplus.vn